Die "Dokumentation" bezeichnet den Prozess oder das Ergebnis der schriftlichen Festhaltung von Informationen, Daten, Abläufen, Richtlinien, Anleitungen oder anderen relevanten Inhalten in einem strukturierten Format. Diese Informationen dienen dazu, Wissen zu bewahren, zu kommunizieren und zu teilen sowie die Einhaltung von Standards, Vorschriften oder Verfahren sicherzustellen. Dokumentation kann in verschiedenen Formen vorliegen, darunter Textdokumente, Diagramme, Tabellen, Grafiken, Bilder oder Multimedia-Inhalte.
Typische Funktionen einer Software im Bereich "Dokumentation" sind:
Erstellung von Dokumenten: Möglichkeit zur Erstellung neuer Dokumente mit Texten, Bildern, Diagrammen oder anderen Inhalten in einem strukturierten Format.
Bearbeitung und Formatierung: Tools zur Bearbeitung und Formatierung von Dokumenten, einschließlich Schriftarten, Stilen, Absätzen, Listen und anderen Formatierungsoptionen.
Versionskontrolle: Verwaltung von Dokumentenversionen, um Änderungen nachzuverfolgen, die Historie zu dokumentieren und die Wiederherstellung früherer Versionen zu ermöglichen.
Zugriffs- und Berechtigungsverwaltung: Kontrolle über den Zugriff auf Dokumente sowie die Verwaltung von Berechtigungen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Dokumente zugreifen oder diese bearbeiten können.
Dokumentenfreigabe und -verteilung: Möglichkeit zur Freigabe und Verteilung von Dokumenten an Benutzer oder Gruppen innerhalb oder außerhalb der Organisation.
Such- und Filterfunktionen: Such- und Filterfunktionen, um Dokumente basierend auf Schlüsselwörtern, Kategorien, Tags oder anderen Kriterien schnell zu finden.
Metadatenverwaltung: Verwaltung von Metadaten zu Dokumenten, wie z.B. Autor, Erstellungsdatum, letzte Änderung, Kategorie oder Tags.
Integration mit anderen Tools: Integration der Dokumentationssoftware mit anderen Tools oder Systemen wie Projektmanagement, Kundenbeziehung oder Unternehmensressourcenplanung (ERP).
Sicherung und Archivierung: Sicherung und Archivierung von Dokumenten, um deren langfristige Aufbewahrung, Integrität und Verfügbarkeit sicherzustellen.
Workflow-Unterstützung: Unterstützung von Workflow-Prozessen für die Erstellung, Überprüfung, Genehmigung und Freigabe von Dokumenten gemäß den Organisationsrichtlinien und -verfahren.