Unter "Dokumentenmanagement" versteht man die Verwaltung, Organisation und Speicherung von elektronischen Dokumenten in einem digitalen System.
Typische Funktionen einer Software im Bereich Dokumentenmanagement umfassen:
Dokumentenverwaltung: Erfassung, Speicherung und Organisation von Dokumenten in einem zentralen Repository.
Versionierung: Verfolgung von Änderungen an Dokumenten und Verwaltung verschiedener Versionen, um die Integrität und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Zugriffskontrolle: Verwaltung von Zugriffsrechten, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Dokumente zugreifen können.
Dokumentensuche: Schnelle und effiziente Suche nach Dokumenten basierend auf Metadaten, Stichwörtern oder Inhalten.
Dokumentenfreigabe: Möglichkeit, Dokumente intern oder extern zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten, sowohl in Echtzeit als auch über einen bestimmten Zeitraum hinweg.
Workflow-Integration: Integration mit Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen zur Automatisierung von Dokumentenroutinen wie Genehmigungen, Benachrichtigungen und Archivierung.
Dokumentensicherheit: Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Authentifizierung und Audit-Trail, um die Vertraulichkeit und Integrität sensibler Informationen zu gewährleisten.