Crew-OS
Dienstplan, Zeiterfassung und Personalakte für Betriebe im Schichtbetrieb.Aktualisiert am 16. Sep 2026 durch Doc Phone GmbH
Crew-OS ist eine webbasierte Software für Betriebe mit Schichtpersonal. Sie verbindet Dienstplanung, Arbeitszeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und die Vorbereitung der Lohnabrechnung in einem gemeinsamen System. Im Mittelpunkt stehen Unternehmen, in denen viele organisatorische Aufgaben rund um Mitarbeitende täglich unter Zeitdruck erledigt werden müssen, etwa in Gastronomie, Hotellerie, Handel, Bäckereien, Eventbetrieben, Fitness- und Freizeitunternehmen oder im Beauty-Bereich.
Neue Mitarbeitende lassen sich per Einladung in das System aufnehmen. Für das Onboarding stehen Personalfragebogen und die Ablage benötigter Unterlagen zur Verfügung. Stundenmodell, Lohnart und Urlaubsanspruch können mit Gültigkeitszeiträumen hinterlegt werden. Rollen und Rechte sorgen dafür, dass Mitarbeitende, Standortleitungen und Administratoren jeweils die für sie vorgesehenen Informationen sehen.
Der Schichtplan bildet Wochen, Bereiche und offene Dienste ab. Bereiche wie Service, Küche, Verkauf oder Rezeption lassen sich getrennt planen. Bei der Einteilung können Skills berücksichtigt werden. Mitarbeitende melden Verfügbarkeiten, übernehmen offene Schichten oder tauschen Dienste. Genehmigte Abwesenheiten blockieren eine Einteilung automatisch. Zusätzlich prüft der ArbZG-Wächter unter anderem Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Pausenpflichten und macht Abweichungen sichtbar.
Arbeitszeiten können an einer iPad-Stempeluhr, über die Team-App oder vollständig im Browser erfasst werden. Das Terminal arbeitet auch offline und übermittelt Buchungen später automatisch. Optional lassen sich Live-Foto und Standortprüfung einsetzen. Bei der mobilen Standortprüfung werden laut Anbieter keine Bewegungsprofile oder Koordinaten übertragen, sondern nur das Ergebnis, ob die Stempelung innerhalb oder außerhalb des vorgesehenen Bereichs erfolgt ist.
Vergessene Buchungen können Mitarbeitende nachtragen. Änderungen durchlaufen einen Freigabeprozess und bleiben in einer Historie nachvollziehbar. Urlaubsanträge, Krankmeldungen und weitere Abwesenheiten werden ebenfalls zentral geführt. Für den Monatsabschluss stehen Soll-, Ist- und Saldenwerte sowie Überstunden, Zuschläge, Boni, Vorschüsse und Sachbezüge zur Verfügung.
Der Nutzen von Crew-OS liegt vor allem darin, dass Planung, tatsächliche Arbeitszeiten und lohnrelevante Daten nicht in getrennten Listen gepflegt werden müssen. Der veröffentlichte Dienstplan bildet die Grundlage für den Arbeitstag, die erfassten Zeiten fließen in Stundenkonten und Nachweise ein und die bestätigten Monatsdaten können anschließend für den Steuerberater exportiert werden. Lohnabrechnungen lassen sich wieder in Crew-OS einlesen und den jeweiligen Mitarbeitenden bereitstellen. Durch den Kontoauszugsimport kann zusätzlich geprüft werden, ob die tatsächliche Zahlung zum erwarteten Betrag passt.
Wenn Sie Schichten, Zeiten, Abwesenheiten und die vorbereitende Lohnabrechnung in einem System zusammenführen möchten, können Sie Crew-OS über eine Testphase kennenlernen oder eine Demo beim Anbieter anfragen.
Crew-OS ist für Betriebe gemacht, die im Schichtbetrieb arbeiten und keine eigene Personalabteilung haben — typischerweise 5 bis 250 Mitarbeitende, oft mit hohem Anteil an Teilzeit-, Aushilfs- und Minijob-Kräften. Besonders geeignet für:
