Doc Phone GmbH

Die Doc Phone GmbH ist im Bereich der digitalen Personalorganisation tätig und entwickelt Software für Unternehmen mit wechselnden Arbeitszeiten und Schichtbetrieb. Neben ihrem Geschäft mit der Reparatur sowie dem An- und Verkauf von Mobilgeräten beschäftigt sich das Unternehmen mit der Digitalisierung betrieblicher Abläufe. Im Mittelpunkt stehen die Dienstplanung, Arbeitszeiterfassung, Personalverwaltung und Vorbereitung der Lohnabrechnung. Das Angebot richtet sich insbesondere an kleinere und mittelständische Betriebe mit etwa 5 bis 100 Beschäftigten.

Die Softwareentwicklung ist aus konkreten Anforderungen des eigenen Geschäftsalltags entstanden. Ausgangspunkt waren die unterschiedlichen Herausforderungen einer Handy-Werkstatt, eines Veranstaltungsbetriebs und eines Restaurants. In allen drei Bereichen mussten Arbeitszeiten erfasst, Schichten organisiert und die geleisteten Stunden für die Abrechnung aufbereitet werden. Aus diesen Erfahrungen entwickelte die Doc Phone GmbH einen branchenübergreifenden Ansatz, der unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und betriebliche Anforderungen berücksichtigt.

Zu den angesprochenen Branchen gehören Gastronomie, Hotellerie, Einzelhandel, Handwerk und Veranstaltungswirtschaft. Auch Bäckereien, Fitnessbetriebe, Friseursalons sowie Unternehmen mit mehreren Filialen zählen zur Zielgruppe. Die Lösungen unterstützen Betriebe dabei, Dienstpläne und Arbeitszeitnachweise zentral zu verwalten, Abwesenheiten zu berücksichtigen und die Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Vorgaben zu überprüfen. Digitale Personalunterlagen und nachvollziehbare Zeitbuchungen sollen zugleich den Verwaltungsaufwand reduzieren und die Dokumentation bei Prüfungen erleichtern.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Verbindung zwischen Personalverwaltung und Lohnabrechnung. Die Doc Phone GmbH berücksichtigt dabei nicht nur die Erfassung geleisteter Arbeitsstunden, sondern auch deren Bestätigung durch Beschäftigte, die Weitergabe abrechnungsrelevanter Daten an Steuerberater und den anschließenden Abgleich von Lohnzahlungen. Hierfür stehen unter anderem DATEV-kompatible Datenexporte zur Verfügung. Die eigentliche Lohnabrechnung verbleibt beim Steuerberater beziehungsweise Lohnbüro.

Charakteristisch für den Entwicklungsansatz ist der laufende Einsatz der Software in drei Betrieben unterschiedlicher Branchen. Anforderungen aus dem täglichen Geschäft fließen so unmittelbar in die Weiterentwicklung ein. Der Fokus liegt auf nachvollziehbaren Personalprozessen, einer verlässlichen Datengrundlage für die Abrechnung und der Reduzierung wiederkehrender Verwaltungsarbeiten.