Die digitale Personalakte beinhaltet in der Regel alle relevanten Daten eines Mitarbeiters und stellt diese standortübergreifend den nutzungsberechtigten Mitarbeitern im Personalwesen zur Verfügung. Personalbezogene Unterlagen können hier ebenso eingefügt werden, wie Vertrags-, Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen. Vorhandene Dokumente können eingescannt werden und liegen künftig in elektronischer Form vor. Jährliche Beurteilungen werden ebenso unterstützt, wie Spesenabrechnungen, Fehlzeiten und Urlaubsdaten und Aus- und Fortbildungsinformationen. Besondere Berücksichtigung im Zusammenhang mit der digitalen Personalakte hat der Datenschutz. Hier ist besonders wichtig, dass sich die aktuellen gesetzlichen Regelungen mit der Software einhalten lassen und keine Unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten haben. Eine sichere Übermittlung von Daten und die Verschlüsselung der Dokumente gehört ebenfalls zu diesem Datenschutz.
In dieser Rubrik finden Sie aktuelle Softwarelösungen zur digitalen Personalakte die eine revisionssichere und einheitliche Aktenführung auch an mehreren Unternehmensstandorten sicherstellen kann. Geschäftsführer, Personalleiter oder Personalreferenten können durch eine gezielte Berechtigungsverwaltung direkt vom jeweiligen Arbeitsplatz aus Akteneinsicht nehmen, die Akten bearbeiten und bei Bedarf ausdrucken oder in Archivlösungen überführen. Mitarbeiter der Personalabteilung können Stundensalden bearbeiten, Gehaltsdaten pflegen und mitarbeiterbezogenen Schriftverkehr abwickeln. Oft lassen sich die Lösungen für die digitale Personalakte auch mit Softwareprogrammen zur Zeiterfassung verknüpfen.
Fragen Sie nach den Importfunktionen für Daten und nach einer möglichen Massenbearbeitung. So können Sie beispielsweise vorliegende Personaldaten aus Excel importieren und Stammdaten mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig bearbeiten.
Klären Sie, ob Sie auch absehbare Veränderungen bei einem Mitarbeiter schon im Vorfeld erfassen können und ein Änderungsdatum setzen können, zu dem die Änderung dann wirksam wird.
Fragen Sie nach, ob die Software vor Ort oder in der Cloud zur Verfügung steht. Bei eine Nutzung als Cloud-Anwendung bedenken Sie bitte die Sicherheitsaspekte und fragen nach der Verschlüsselung der Daten (Übertragung und Speicherung).