Software-Tipps

Software für Digitale Personalakten


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Software für digitale Personalakten

Was ist eine Digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte oder auch elektronische Personalakte unterscheidet sich inhaltlich nicht von den traditionellen Personalakten auf Papier. Alle Arten von Unterlagen, die für das Arbeitsverhältnis wichtig sind, werden auch in die digitale Personalakte aufgenommen. Dazu zählen die Bewerbungsunterlagen, die Zeugnisse, der Arbeitsvertrag, Berichte über Arbeitsunfälle, Krankmeldungen, Urlaubsanträge und -bewilligungen, Mitarbeiterfoto etc.. Die Führung einer elektronischen Personalakte unterliegt u.a. dem Bundesdatenschutzgesetz.

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Digitale Personalakte

Vorteile von digitalen Personalakten

Die digitale Personalakte bietet Vorteile durch die zentrale Datenverwaltung, bei der die berechtigten Mitarbeiter schnell, effizient und ortsungebunden auf die Dokumente in der Personalakte zugreifen können. Dies bedeutet in der Regel einen deutlichen Zeitgewinn bei der Bearbeitung der Personalangelegenheiten und ist gleichzeitig mit einer Einsparung von Lagerkapazitäten und Druck- und Papierkosten verbunden. Außerdem gestattet die elektronische Personalakte eine einheitliche Aktenführung an allen Standorten eines Unternehmens.

Besonders zu beachten bei elektronischen Personalakten!

Mit der Führung der digitalen Personalakte sind erhöhte Datenschutzanforderungen verbunden. Eine Checkliste bzw. Handlungsempfehlung für die Umsetzung finden Sie beispielsweise bei den Orientierungshilfen des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und der Informationsfreiheit. Die automatische Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten ist in der Regel nur mit Einwilligung der betroffenen Person gestattet. Es sollte sichergestellt sein, dass die Mitarbeiterdaten gut verschlüsselt sind und rechts- und revisionssicher gespeichert werden. Des Weiteren ist ein Zugriffs- und Rechtemanagementsystem nötig, welches sicherstellt, dass nur die dafür vorgesehenen Personen jeweils Einsicht in die Dokumente nehmen können. Bei einer Umstellung auf die Führung von elektronischen Personalakten ist zudem der Kostenfaktor für die einmalige Überführung der Papierdokumente in digitale Daten zu berücksichtigen.


Typische Funktionen von Software für digitale Personalakten:

  • Anlage einer Akte pro Mitarbeiter
  • Start von Prozessen direkt aus der Akte heraus
  • Umfangreiches Reporting über alle Prozesse und Akteninhalte
  • Prüfung auf Vollständigkeit und Konsistenz
  • Volltextrecherchefunktion
  • Check In, Check Out1
  • Stichwortsuche
  • Ortsunabhängiger Zugriff
  • Dokumentenvorlagen für automatische Korrespondenz-Erzeugung
  • Bearbeitungsfunktionen (Gelbe Zettel, Textmarker, Notizen…etc.)
  • Terminverwaltung
  • Wiedervorlagen, Erinnerungs- und Notizfunktion
  • Funktion für Datumsvermerke an Dokumenten
  • Automatische Prozesse zur Sicherstellung von Aufbewahrungsfristen, Löschfristen
  • Exportmöglichkeiten für Mitarbeiterstammdaten, Gehaltsdaten
  • Individuell anpassbare Oberfläche
  • Revisionssicherheit
  • Rollenbasierte Zugriffsrechte
  • Protokollierung Dokumentenzugriffe
  • Löschen nach 4-Augen-Prinzip
  • verschlüsselte Datenübertragung
  • verschlüsselte Datenspeicherung
  • Mehrbenutzer- und Mandantenfähigkeit
  • Mehrsprachigkeit

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software für digitale Personalakten:

  • Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
  • Fragen Sie nach den Importfunktionen für Daten und nach einer möglichen Massenbearbeitung. So können Sie beispielsweise vorliegende Personaldaten aus Excel importieren und Stammdaten mehrerer Mitarbeiter gleichzeitig bearbeiten.
  • Klären Sie, ob Sie auch absehbare Veränderungen bei einem Mitarbeiter schon im Vorfeld erfassen können und ein Änderungsdatum setzen können, zu dem die Änderung dann wirksam wird.
  • Fragen Sie nach, ob die Software vor Ort oder in der Cloud zur Verfügung steht. Bei eine Nutzung als Cloud-Anwendung bedenken Sie bitte die Sicherheitsaspekte und fragen nach der Verschlüsselung der Daten (Übertragung und Speicherung).
  • Lassen Sie sich die Sicherheitsfunktionen der Software ausführlich erläutern und fragen Sie beispielsweise nach eine Zertifizierung der Software im Sicherheitsbereich. Es gibt beispielsweise vom TÜV ausgestellte Zertifikate u.a. für Revisionssicherheit.
  • Fragen Sie nach dem Zugriffs- und Benutzerrechtesystem. Lassen sich für die verschiedenen Personen im Unternehmen (Vorgesetzte, Mitarbeiter der Personalabteilung, Personalrat / Betriebsrat, Mitarbeiter selbst etc.) die Zugriffsmöglichkeiten so gestalten, dass die entsprechenden Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Kann beispielsweise auch ein zeitlich begrenzter Zugriff für eine Akteneinsicht definiert werden?
  • Fragen Sie nach Erweiterungsmöglichkeiten der Softwarelösung. Personalprozesse unterliegen ständig wachsenden Anforderungen und Änderungen. Sind die für Ihr Unternehmen erforderlichen Schnittstellen zu anderer vorhandener Software gegeben?
  • Fragen Sie nach, welche Kategorisierungen oder Ordnerstrukturen ggfs. schon von der Software vorgesehen sind bzw. als Grundstruktur vorhanden sind. Gibt es Kategorien wie Elternzeit, Dienstvertrag, Weiterbildungsanträge etc.? Lassen sich weitere Kategorien anlegen bzw. evtl. später einfach hinzufügen und zuordnen?
  • Lassen Sie sich die Versionssteuerung erklären. Werden mit jeder Änderungen des Dokuments eine neue Version angelegt? Was passiert mit älteren Zwischenversionen?
  • Prüfen Sie, ob die Compliance-Bestimmungen2 durch die Personalsoftware oder eines Zusatztools eingehalten werden und ob sich die Compliance-Bestimmungen mit der Software flexibel verwalten lassen. Compliance-Bestimmungen regeln z.B. unterschiedliche Zugriffsrechte auf die Mitarbeiterdaten.
  • Prüfen Sie die Möglichkeiten der elektronischen Signatur insbesondere vor dem Hintergrund der Authentizität, Revisionsfähigkeit, Rechtssicherheit und Nicht-Abstreitbarkeit von Datenübermittlungen.3
  • Prüfen Sie, ob die besonderen Anforderungen des Datenschutz bei der Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten ausreichend erfüllt sind.

1 Check In ist das Eingeben eines Dokuments mit allen Attributen, Check Out das Löschen aus dem Archiv
2 Einhaltung gesetzlicher oder freiwilliger Regeln und Richtlinien
3 vgl. auch poststelle@datenschutz.hessen.de, Datenschutz bei Dokumentenmanagementsystemen, Seite 29ff, aufgerufen am 05.09.2017