Unter "Anlegen und Löschen von Dokumenten" versteht man den Prozess des Erstellens neuer Dokumente sowie der Entfernung oder des Löschens von bestehenden Dokumenten in einem digitalen System oder einer Softwareumgebung. Dieser Prozess umfasst das Hinzufügen neuer Informationen oder Inhalte, das Festlegen von Metadaten, das Zuweisen von Berechtigungen sowie das endgültige Entfernen von Dokumenten, die nicht mehr benötigt werden oder abgelaufen sind.
Typische Funktionen einer Software im Bereich "Anlegen und Löschen von Dokumenten" umfassen:
Dokumenterstellung: Die Möglichkeit, neue Dokumente zu erstellen, sei es durch die Eingabe von Text, das Hochladen von Dateien oder das Importieren von Inhalten aus anderen Quellen.
Vorlagenverwaltung: Verwaltung von Vorlagen für häufig verwendete Dokumententypen, um den Erstellungsprozess zu beschleunigen und eine einheitliche Formatierung sicherzustellen.
Versionierung: Verfolgung von Änderungen an Dokumenten im Laufe der Zeit und Speicherung früherer Versionen zur Rückverfolgung und Revision.
Metadatenverwaltung: Erfassung und Verwaltung von Metadaten zu Dokumenten, um eine einfache Suche, Klassifizierung und Identifizierung zu ermöglichen.
Berechtigungsmanagement: Festlegung von Zugriffsrechten und Berechtigungen für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen, um den Zugriff auf Dokumente zu steuern und die Sicherheit zu gewährleisten.
Löschrichtlinien: Festlegung von Richtlinien und automatisierten Prozessen für das Löschen von Dokumenten basierend auf definierten Kriterien wie Ablaufdatum oder Compliance-Anforderungen.
Wiederherstellungsoptionen: Möglichkeit zur Wiederherstellung gelöschter Dokumente aus dem Papierkorb oder einem Archiv, falls sie versehentlich gelöscht wurden oder wiederhergestellt werden müssen.
Audit-Trail: Protokollierung aller Aktionen im Zusammenhang mit dem Anlegen und Löschen von Dokumenten, um eine nachvollziehbare Historie zu gewährleisten und die Einhaltung von Richtlinien zu unterstützen.