Kalkulation, Kalkulationssoftware

Kalkulationssoftware

Typische Funktionen von Kalkulationssoftware

• Erstellung von Angebots-, Auftrags- und Arbeitskalkulationen
• Angebotsmanagement mit ensprechender Stammdatenverwaltung
• Kalkulationen mit Techniken der Deckungsbeitragsrechnung
• Funktionen zum Handling von Einkaufslisten sowie von Markt- und Verkaufspreisen
• Verarbeitung von Rabatten als Summe, Rabatten pro Position und verdeckten Rabatten
• Verwaltung von Kalkulationsvorlagen zur Bearbeitung von Gemeinkostenzuschlägen
• Bearbeitung und Verwaltung von Leistungsverzeichnissen
• Vorkalkulation und Nachkalkulation
• Ermittlung der Voll- und Grenzkosten
• Darstellung der Material- und Lohnpreise
• Stücklistenverarbeitung
• Projektkalkulationen und -verwaltung
• Funktionen zur Kalkulation von Zeiten für z. B. Montagearbeiten
• Fahrtkostenkalkulation und Funktionen zur Berechnung der Anfahrten
• Einstufige Zuschlagskalkulation für Material und Fertigung
• Besondere Funktionen für Einzelfertiger und Serienfertiger
• Mehrstufige Zuschlagskalkulationen
• Prognose- und Planungsfunkionen
• Schnittstellen und Zugriff auf die Daten der Buchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung und die Arbeitszeiterfassung
• Importschnittstellen zur Verarbeitung von Leistungsverzeichnissen oder Artikeldaten
• Exportschnittellen zur externen Aufbereitung und Darstellung der Kalkulationsdaten
• Messung bzw. Anbindung an Messstellen zur Erfassung von Verbrauchsmengen, Telefonkosten oder Maschinenstunden

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Kalkulationssoftware

• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Fragen Sie, ob die Kalkulationssoftware mit Ihren vorhandenen betrieblichen Daten der Kostenrechnung zusammenarbeitet.
• Prüfen Sie, ob das von Ihnen benötigte Kalkulationsschema bzw. Kalkulationsverfahren unterstützt wird. In den folgenden Kriterien werden beispielhaft einige Verfahren aufgeführt.
• Klären Sie, ob eine einstufige oder mehrstufige Divisionskalkulation unterstützt wird, wenn Sie Serienfertiger homogener oder nur geringfügig differierender Produkte sind.¹
• Vergewissern Sie sich, dass die einstufige und mehrstufige Zuschlagskalkulation unterstützt wird, wenn Sie eher heterogene Leistungsstrukturen haben und für jedes Produkt oder für jeden Auftrag eine gesonderte Kalkulation durchführen müssen.²
• Fragen Sie nach den Verfahren der Bezugsgrößenkalkulation, zur detaillierteren Verrechnung verschiedener Bezugsgrößen, wie z.B. Maschinenzeiten, Arbeits- bzw. Akkordzeiten, Rüstzeiten, Gewichte. Auf diese Weise können Sie Materialkosten und die Fertigungskosten in Abhängigkeit von den gemessenen und effektiv bezogenen Leistungen der Kostenträgern berechnen.³
• Fragen Sie, ob die Kalkulationssoftware verschiedene Verfahren der Kuppelkalkulation⁴ unterstützt, um Produkte zu kalkulieren, die zwangsläufig bei der Herstellung anderer Produkte entstehen.
• Klären Sie die Funktionen zur Exportkalkulation, um je nach Incoterms⁵ die verschiedenen Liefer- und Zahlungsbedingungen, die Versandart und Versandwege zu kalkulieren. Analog dazu können bei Bedarf auch Funktionen zur Importkalkulation erfragt werden.
• Prüfen Sie, ob eine gleichzeitige Kalkulation mehrerer Kalkulatoren bzw. Sachbearbeiter in einem Projekt unterstützt wird, wenn Sie große Ausschreibungen bzw. Angebote kalkulieren wollen.
• Beachten Sie, dass bei großen Datenmengen (z.B. Artikel, Leistungen)leistungsfähige Suchfunktionen integriert sein sollten, um schnell die benötigten Kalkulationsdaten heranzuholen.
• Wenn Sie Kosten verschiedener Varianten eines Produkts ermitteln bzw. planen wollen, sollten Sie sicher stellen, dass die Kalkulation simuliert werden kann.
• Fragen Sie nach, ob Sie durch Variation verschiedener Alternativstückzahlen jeweils zu Voll- bzw. Grenzkosten unterschiedliche Herstellungskosten simulieren können, wenn Sie Serienfertiger sind.
• Prüfen Sie, ob die Software rekursive Berechnungen anbietet, um beispielweise Produkte zu kalukieren, deren Mengengerüst auf komplexen Stücklisten basiert.
• Stellen Sie sicher, dass zur Nachkalkulation Rückmeldedaten der durchgeführten Fertigungsaufträge ausgelesen und verarbeitet werden.
• Um Kostenabweichungen und Verursacher nachzuvollziehen, sollte ein permanenter Vergleich der Plan- und Istwerte (z.B. aus der Fertigung) in unterschiedlichen Fertigungsphasen möglich sein.
• Erkundigen Sie sich, ob die Kalkulationssoftware eine GAEB-Schnittstelle hat, um Leistungsverzeichnisse und sonstige Daten eines Bauprojektes einzulesen, falls Ihr Unternehmen mittelbar oder unmittelbar an Bauprojekten beteiligt ist.⁶
• Fragen Sie nach einer DATANORM-Schnittstelle,⁷ um Artikel- und Preiskataloge zu importieren, falls Sie im Baunebengewerbe tätig sind.
• Fragen Sie, ob die Kalkulationssoftware eine ELDANORM- Schnittstelle enthält oder unterstützt, falls Sie in der Elektrobranche⁸ tätig sind oder mit entsprechenden Unternehmen zusammenarbeiten.
• Erkundigen Sie sich, ob in der Software eine ZVEHNORM- Schnittstelle integriert ist oder ob es diese unterstützt, falls Sie im Bereich Elektrohandwerk tätig sind.
• Klären Sie, ob und wie die Gemeinkosten⁹ abgebildet und kalkuliert werden können. Bei den Gemeinkosten ist die Festlegung von tatsächlichen Werten besonders wichtig, um mit den berechneten Zahlen gute Entscheidungsgrundlagen zu erhalten.
• Fragen Sie, welche Artikeldatenbanken integriert sind, um die Übernahme von Artikeldaten, Standardleistungen, Angebots-Kurztexte, Angebots-Langtexte und andere Kalkulationsdaten in die Kalkulation zu automatisieren. Hier ergeben sich später oft große Arbeitserleichterungen.
• Erkundigen Sie sich, ob die Kalkulationssoftware Lieferantenerklärungen¹⁰ bzw. eine Funktion zur Verwaltung von Lieferantenerklärungen enthält. Diese sind besonders wichtig für exportierende Unternehmen. Damit können sie ihre Waren beim Nachweis einer solchen in Länder, mit denen ein Präferenzabkommen besteht, in der Regel zollfrei ausführen und somit Einsparpotential erhalten.
• Erkundigen Sie sich, ob die Verwaltung Ihrer Lieferantenerklärung Funktionen zur Wiedervorlage, Gültigkeitsprüfung und für Anforderungsschreiben per Direkt- Mail enthält. Dies ist besonders wichtig für die Warenwirtschaft, da diese sich schwerpunktmäßig mit der Steuerung von Materialbewegungen sowie der Kalkulation von Preisen befasst und über Lieferantenerklärungen Einsparpotential errechnen kann.