Die Projektkalkulation umfasst die detaillierte Berechnung der Kosten, die für die Durchführung eines bestimmten Projekts erforderlich sind. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements und dient dazu, die finanziellen Aspekte eines Projekts zu planen, zu überwachen und zu steuern.
Die Projektkalkulation beinhaltet in der Regel folgende Elemente:
Kostenarten
Die Kalkulation erfasst alle relevanten Kostenarten, die im Rahmen des Projekts anfallen können. Dazu gehören unter anderem Personalkosten, Materialkosten, Ausrüstungskosten, externe Dienstleistungen, Reisekosten, Verwaltungskosten und eventuelle Reserven für unvorhergesehene Ausgaben.
Kostenpositionen
Innerhalb jeder Kostenart werden die einzelnen Positionen oder Aufgaben aufgelistet, für die Kosten entstehen. Diese können sich auf spezifische Aktivitäten, Arbeitspakete oder Meilensteine im Projekt beziehen.
Kostenquantifizierung
Für jede Kostenposition werden die geschätzten oder tatsächlichen Kosten in der jeweiligen Währung festgehalten. Dies kann auf Schätzungen, historischen Daten oder Angebotspreisen basieren.
Summierung und Gesamtkosten
Die einzelnen Kostenpositionen werden summiert, um die Gesamtkosten des Projekts zu ermitteln. Dabei können auch Steuern und Gebühren berücksichtigt werden, wenn sie anfallen.
Budgetierung
Die Projektkalkulation kann als Grundlage für das Projektbudget dienen. Das Budget legt fest, wie viel Geld für das Projekt zur Verfügung steht und welche Mittel für welchen Zweck verwendet werden.
Risikomanagement
Die Kalkulation kann auch Risikopositionen enthalten, in denen Reserven oder Puffer für unerwartete Ereignisse oder Kostensteigerungen berücksichtigt werden.
Überwachung und Kontrolle
Während des Projektverlaufs werden die tatsächlichen Kosten mit den in der Kalkulation geschätzten Kosten verglichen. Abweichungen werden erkannt und Maßnahmen ergriffen, um das Projektbudget wieder in Einklang zu bringen.
Berichterstattung
Die Ergebnisse der Projektkalkulation und die Budgetverfolgung werden regelmäßig an die relevanten Stakeholder und Entscheidungsträger kommuniziert, um Transparenz und Kontrolle sicherzustellen.
Die Projektkalkulation ist ein dynamisches Dokument und wird während des gesamten Projektverlaufs aktualisiert, um Änderungen oder Entwicklungen im Projekt zu berücksichtigen. Eine genaue und gut gepflegte Projektkalkulation ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Projekt im Rahmen des Budgets bleibt und finanzielle Risiken minimiert werden.