Softwarelösungen mit Funktion bzw. Modul Kostenverfolgung:
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Eine effektive Kostenverfolgung ist in der Regel ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Um das geplante Projektbudget effizient zu nutzen, ist eine präzise Kostenverfolgung äußerst wichtig. Diese umfasst die Überwachung und Steuerung der finanziellen Transaktionen. Im Rahmen der Kostenkontrolle und der Kostenverfolgung werden die geplanten und tatsächlichen Ausgaben kontinuierlich verglichen, um sicherzustellen, dass sie mit den Kostenvorgaben übereinstimmen. Falls Abweichungen von den Vorgaben auftreten, liegt die Verantwortung der Kostenverfolgung darin, in den Prozess einzugreifen und entsprechende Anpassungen vorzunehmen.
Die Verfolgung der Kosten ist bei Projekten meist eng mit dem Fortschritt des Projekts verknüpft. Die Sollkosten nehmen dabei eine Schlüsselrolle ein. Um die Sollkosten zu ermitteln, ist eine genaue Erfassung des aktuellen Projektstatus durch das Projektcontrolling erforderlich. Die Kosten für bereits abgeschlossene Aufgaben lassen sich leicht ermitteln und werden addiert. Bei laufenden Aufgaben muss der Fortschritt im Verhältnis zu den geplanten Kosten bewertet werden, wobei das Risiko von Fehleinschätzungen besteht, insbesondere bei zu optimistischen Terminprognosen. Für noch nicht begonnene Aufgaben gelten die ursprünglich geschätzten Kosten, es sei denn, es gab während der Projektlaufzeit Änderungen bei den Einflussfaktoren.
Neben den Sollkosten sind die Restkosten ein wichtiger Faktor in der kontinuierlichen Kostenverfolgung. Die Ermittlung der Restkosten erfolgt jedoch nicht einfach durch Subtraktion der Sollkosten von den kalkulierten Kosten. Eine bewährte Methode besteht darin, alle noch nicht vollständig abgeschlossenen Aufgaben mit den geplanten Kosten zu bewerten, sofern keine Abweichungen vorliegen.
