Die projektbezogene Urlaubsplanung ist eine besondere Art und Weise der Urlaubsplanung, die darauf abzielt, die Bedürfnisse und Anforderungen eines bestimmten Projekts oder einer bestimmten beruflichen Verpflichtung in den Urlaubszeitraum eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin zu integrieren. Dies bedeutet, dass der Urlaub so geplant wird, dass er die laufenden Projekte oder Arbeitsverpflichtungen nicht beeinträchtigt oder zumindest minimale Auswirkungen hat. Die Urlaubsplanung erfolgt unter Berücksichtigung des festgelegten Zeitrahmens des laufenden Projekts. Oft ist es ausschlaggebend, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin während kritischer Phasen oder Meilensteine des Projekts anwesend ist.
Gleichzeitig zur Urlaubsplanung wird meist auch eine geeignete Vertretung für den abwesenden Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin festgelegt, sodass nicht alle Mitarbeiter, die bestimmte Projektphasen begleiten sollen, gleichzeitig abwesend sind. Die projektbezogene Urlaubsplanung erfordert daher eine klare Priorisierung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Aspekte des Projekts abgedeckt sind.