Blue Ant | Multi-Projektmanagement Software

Haben Sie eine Aktivitätenliste erstellt, können Sie in die GANTT-Ansicht Verknüpfungen zwischen den Aktivitäten definieren und damit den fachlichen Ablauf festlegen. Klicken Sie dazu einfach per Rechtsklick auf eine Aktivität. Wählen Sie „Vorgänger festlegen“ aus. Anschließend klicken Sie per Linksklick auf die gewünschte Vorgängeraktivität.

Alternativ dazu können Sie Aktivitäten auch manuell terminieren. Ziehen Sie dafür einfach die jeweilige Aktivität an die gewünschte Terminposition. Auf die gleich Art und Weise lassen sich Aktivitäten verkürzen oder verlängern.

Abschließend können Sie über die Aktion „Projektplan berechnen“ die Termine aller Aktivitäten in Abhängigkeit von Verfügbarkeiten und Abhängigkeiten sowie Feiertagen und der individuellen Arbeitszeitmodelle der Projektmitarbeiter berechnen lassen.

Unter Projekte/Planung/Projektplan können Sie Termin- und Aufgabenplanung hinterlegen. Definieren Sie hierfür zuerst die Gliederungsstruktur Ihres Projektes über den Reiter PSP. Mit jeder neuen Unterebene detaillieren Sie Ihre Aktivitätenplanung. Hierbei können Sie Ihre Projektstruktur beliebig tief herunterbrechen.

Ebenso komfortabel lässt sich die Projektstruktur direkt in der GANTT Ansicht bearbeiten. Ziehen sie dafür einfach per Drag and Drop die Aktivitätenbezeichnung an die gewünschte Position innerhalb der Aktivitätenliste.

An jeder Aktivität lassen sich To-Do’s, Kosten, Risiken und Dokumenten Aktivität hinterlegen.

Per Kopierfunktion können sie einzelnen Aktivitäten oder ganze Aktivitätenstrukturen bequem vervielfältigen.

Kleinstaufgaben oder Checkpunkte lassen sich mit ToDos und ToDo-Listen in Blue Ant komfortabel abbilden.

Legen Sie beispielsweise eine Checkliste für allgemeine Offene Punkte Ihrer Meetings. Jetzt können Sie direkt in der ToDo-Liste neue Aufgaben erfassen und diesen den Teammitgliedern zuweisen. Oder Sie wechseln in Ihren Projektplan und weisen einer Aktivität ein ToDo zu. Klicken Sie dazu auf das Lupensymbol in der PSP Ansicht oder führen Sie einen Rechtsklick direkt in der GANTT Ansicht auf der entsprechenden Aktivität aus. Wählen Sie hier ToDos bearbeiten.

Im letzten Schritt erfassen Sie einfach alle notwendigen Aufgaben für die Aktivität und weisen diese wiederum einem Teammitglied zu.

Alle ToDos werden automatisch in der ToDo-Übersicht und im Dashboard des Projektes angezeigt.

Die Budgetierung Ihrer Projekte legt den Rahmen für die spätere Planung und Steuerung fest. Dabei können Sie entlang ihrer individuellen Kostenstruktur und für verschiedene Zeitabschnitte diese Budgetwerte festlegen.

Diese Budget-Vorgaben lassen sich fortan mit ihren Planwerten und der tatsächlichen Kostenentwicklung abgleichen. Ebenso ist die Übernahme von Planwerten oder tatsächlichen Werte für die Budgetierungsgrundlage möglich.

Direkt nach dem Öffnen der Projektakte erhalten Sie eine erste Übersicht zum Zustand Ihres Projektes. Vom Zeit- und Kostenstatus, über die aktuelle Entwicklung, Ihre Meilensteine bis hin zu den Aktivitäten und ToDos. Nichts entgeht Ihrer Aufmerksamkeit. Zudem werden Sie auf mögliche Terminverschiebungen hingewiesen und können per Klick auf die einzelnen Widgets direkt in die Detailansichten springen.

Über die Spaltenkonfiguration können Sie direkt in Ihrem Projektplan in die Kostenplanungsansicht wechseln. Wählen Sie hier die gewünschte Aktivität aus und erfassen Sie über den Reiter Kosten beliebige Kostenpositionen.

Über die Zuordnung der Kosten zu den jeweiligen Kostenarten legen Sie gleichzeitig die Verknüpfung mit dem Projektbudget und damit der Gesamtkostenübersicht fest.

Über das Berichtswesen können Sie im Projektverlauf intuitiv die Kostentwicklung betrachten.

Für jedes Projekt können Sie eine Risikocharta führen. Diese legt die Grundlage für die Risikobewertung und Risikosteuerung Ihres Projektes. Hierbei können Sie die Eigenschaften und damit die Eingabefelder für Ihre Risikoplanung individuell festlegen.

Erfasste Risiken lassen sich zudem Aktivitäten oder Meilensteinen zuordnen und sind dadurch auch in der Beschreibung der einzelnen Aktivitäten innerhalb der Planung sichtbar.

Mit individualisierbaren Reports lassen sich die Projektrisiken einfach visualisieren.

Auf Grundlage des Projektplanes und der hinterlegten Verrechnungssätze können Sie Ihre Angebote automatisiert erstellen lassen. Nach der anschließenden Feinabstimmung steht der Planumsatz im Projekt zur Verfügung. Über Rechnungsvorschläge kann der Projektleiter die erwarteten Abrechnungstermine hinterlegen, sodass die Umsatzplanung auch auf der Zeitachse korrekt ausgewiesen wird. Wiederkehrende Abrechnungen werden mit Serien-Rechnungsvorschlägen unterstützt. Darüber hinaus können Sie die Rechnungstermine fest vorgeben oder an die Erfüllung von Meilensteinen knüpfen.

Erstellen Sie auf Grundlage eines existierenden Projektplans Ihr Angebot inklusive aller Angebotspositionen. Im nächsten Schritt können Sie alle Angebotspositionen manuell bearbeiten und weitere Positionen ergänzen.

Eine Kalkulationshilfe unterstützt Sie bei der Berechnung der Angebotspositionen.

Definieren Sie abschließend die Abrechnungsmodalitäten mit Hilfe von Rechnungsvorschlägen. Diese können Sie manuell terminieren oder mit Meilensteinen Ihres Projektes verknüpfen.

Der Angebotsstatus gibt Auskunft über beauftragte oder noch offene Angebote und ist damit Grundlage für den Projekt- und Unternehmensforecast im Hinblick auf die Umsatzerwartungen.

Für eine erste Grobplanung unterstützt Blue Ant Projektleiter mit virtuellen und simulierten Ressourcen. Virtuelle Ressourcen können frei angelegt werden und haben keinen Bezug zu echten Mitarbeitern. Dennoch lassen sich diese einem gewünschten Unternehmensbereich und einer benötigten Position zuordnen, um so bereits in einer frühen Planungsphase Engpässe auf Bereichsebene bzw. Abteilungs- oder Teamebene feststellen zu können.

Simulierte Ressourcen bieten ergänzend die Möglichkeit, das Zeitmodell und die Abwesenheiten der Ressource bereits bei der Planung zu berücksichtigen, ohne diese verbindlich für das Projekt zu reservieren.

In beiden Fällen genügen wenige Klicks, um alle Aktivitäten einer simulierten oder virtuellen Ressource im späteren Projektverlauf an einen echten Mitarbeiter zu übergeben.

Blue Ant unterstützt Ihre Ressourcenbedarfsplanung sowohl aus der Perspektive der Linie – wozu Bereich, Abteilungen oder Standorte gehören können, als auch aus der Projektperspektive.

Jeder Anwender erhält Zugriff auf die für seine Rolle und seinen Verantwortungsbereich relevanten Daten und kann seine Mitarbeiter-Ressourcen zwischen den Linienthemen und den unterschiedlichen Projektthemen aufteilen.

Ebenso kann der Projektleiter auf diese Art und Weise Bedarfsmeldungen für seine Projekte erstellen und hierfür sogar die Plandaten zur Hilfe nehmen. Damit können regelmäßige Updates des Ressourcenbedarfs der Projekte mit einem Klick gemeldet werden. Über konfigurierbare Freigabeprozesse, können diese Bedarfe später genehmigt werden.

Das Freigabemodul von Blue Ant unterstützt Projektleiter oder Führungskräfte bei der Prüfung und Genehmigung der für ihre Projekte oder ihre Abteilung erfassten Arbeitszeiten.

Per Quicklink lassen sich häufig verwendete Filtereinstellungen speichern und machen den Sprung zur Freigabe zum Kinderspiel. Alternativ nutzen Sie die Aufgabenübersicht auf der Startseite, die Sie auf freizugebende Arbeitszeiten hinweist.

Die Prüfung kann je Mitarbeiter und Projekt erfolgen oder auf Wunsch bis auf die Aktivitäten- und Stundenebene heruntergebrochen werden. Fehlerhafte Arbeitszeiten lassen sich so schnell identifizieren und zurückweisen.

Freigegebene Arbeitszeiten können nicht mehr bearbeitet und auf Wunsch abgerechnet werden.

Die Bedürfnisse im Hinblick auf die Steuerung der Zeiterfassung in Projekten sind vielfältig. Blue Ant bietet aus diesem Grund auch für diese Thematik die gewohnt hohe Flexibilität. Für jedes Projekt lassen sich Prüfregeln für die Zeiterfassung definieren.

So können Sie Arbeitszeitkontingente je Rolle aktivieren, die eine Erfassung auf Grundlage der geplanten oder der angebotenen Personentage überwacht. Weiterhin können Sie Aktivitäten-Kontingente aktivieren,  die ein Überbuchen verhindern.

Zudem können Sie je Aktivität festlegen, ob erfasste Arbeitszeiten grundsätzlich abrechenbar sind oder nicht.

Für den Zeiterfasser sind diese Regelungen so lange unsichtbar, bis er oder sie dagegen verstoßen. Das vermindert den Aufwand für nachträgliche Bereinigungen der erfassten Arbeitszeiten.

Müssen Projekte während der Umsetzung umstrukturiert werden, ist dies für die Steuerung sehr ärgerlich, da bereits erfasste Aufwände so nicht mehr zur Projektstruktur und den neu geschnittenen Budgets passen. Blue Ant ermöglich aus diesem Grund mit der Komfortfunktion „Zeiten umbuchen“ einen sicheren und schnellen Weg, auch die Ist-Daten in die neue Projektstruktur zu überführen.

Wählen Sie einfach dazu die betroffenen Arbeitszeiten aus und im Anschluss das neue Zielprojekt und die betroffene Aktivität. Etwaige Zielkonflikte werden sofort angezeigt und mögliche Lösungsvorschläge unterbreitet.

Nach der Lösung aller potentiellen Konflikte, werden alle selektierten Arbeitszeiten auf das neue Projekt umgebucht.

Damit ist die Grundlage für eine weitere professionelle Steuerung des Projektes gesichert.

Für ein schnelles und gleichzeitig effizientes Nachhalten von kleinen Aufgaben stellt Blue Ant ToDos zur Verfügung. ToDos sind Kleinstaufgaben oder Ergebnisse, die man einer Person zuweisen und deren Erledigung man prüfen kann. ToDos lassen sich mit Projekten, Aktivitäten oder Tickets verknüpfen und nutzen.

ToDos eignen sich im Besonderen für Offene-Punkte-Listen Ihrer Projekte oder als Checklisten für wichtige Meilensteine oder Aktivitäten. Hierbei können Sie zwischen der Listen- und Kanbanansicht wählen.

Auf der Startseite können alle persönlichen ToDos aus allen relevanten Projekten und Tickets unkompliziert eingesehen und der Bearbeitungsstand dokumentiert werden. Das verhilft jedem MItarbeiter zu einem besseren Überblick seiner aktuellen Aufgaben.