Blue Ant | Multi-Projektmanagement Software

Projektplanung und -steuerung

Projektplanung

• Schnelle Projektanlage durch Vorlagenmanagement
• Unterstützung der klassischen und agilen sowie hybriden Planungsmethode
• Einfache Erstellung und Bearbeitung von Projektplänen
• Importfunktion aller Projektdaten aus Vorlagen, Projekten und MS Excel
• Definition von Mitarbeiter-, Projekt- oder individuellen Kostensätzen bis auf Aktivitätenebene
• Definition der Fakturierbarkeit je Aktivität und geplanten Kosten
• Planungsschnittstelle zu MS Project
• Projektplanerstellung aus Angebotspositionen
•  Berechnungsmethoden (vorwärts/rückwärts) inkl. kritischer Pfad und konfigurierbaren Konfliktberichten
• Projektplanberechnung mit Berücksichtigung von genehmigten und/oder geplanten Abwesenheiten
• Erstellung beliebiger Basispläne auf Grundlage der aktuellen Planung und/oder beliebiger Basispläne
• Unbegrenzte projektübergreifende Verknüpfung von Aktivitäten in einer Multi-Projektstruktur
• Darstellung der Haupt- und Teilprojektstruktur inklusive aller Aktivitäten als PSP oder PAP (GANTT-Diagramm u. Netzplan)
• Interaktive GANTT-Ansicht (drag & drop)
• Verknüpfung von ToDo-Listen, ToDos, Dokumenten und Risikoeinschätzung mit Aktivitäten
•  Zentrale ToDo-Listen und Kanban-Boards

Budget- und Angebotsverwaltung

• Freie Definition von Kosten- und Investitionsarten und deren Strukturierung
• Top-Down Budgetvergabe für Haupt- und Teilprojekte monetär und/oder in Personentagen
• Definition der Budgetvorgabe in Zeitintervallen (Monat/Quartal/Jahr)
• Schnelle Definition des Budgets durch Übernahme von Plan- oder Ist-Daten
• Vorgabeumsatz durch manuelle Erfassung oder auf Grundlage bestätigter Angebote
• Beliebige Angebote mit frei definierbarem Status
• Definition von Festpreis- und Aufwandspositionen
• Angebotswert auf Grundlage des Projektplanes oder frei definierter Positionen
• Verknüpfung von Angebotspositionen mit Aktivitäten und Berücksichtigung der IST-Werte bei der Abrechnung
• Erstellung von Aktivitäten aus Angebotspositionen
• Rechnungsvorschläge mit Zahlungsterminen für die Abrechnung laut Angebot oder auf Grundlage von IST-Daten
• Rechnungsvorschläge mittels Serienfunktion für frei definierbare Zeitintervalle
• Verknüpfung der Rechnungsvorschläge mit Meilensteinen

Projekt-Controlling

• Frei definierbarer Projektlebenszyklus (Workflow und Berechtigungen)
• Frei konfigurierbare Statusberichte inkl. Abgabeturnus und E-Mailversand
• Kennzahlengenerierung (Wirtschaftlichkeit, Rentabilität, Gewinn)
• Monatliche Planmeldungen
• Bewertung von Umsätzen nach Cost-to-Cost-Methode (CTC) oder Earned-Value-Methode (E.V.)
• Dashboard-Steuerung über alle wichtigen Informationen
• Aufwandsprognosen und Meilensteintrendanalysen
• Einfache und schnelle Anpassung der Fertigstellung auf Projekt- und Aktivitätenebene
• Performance-Überblick durch Vergleiche (Vorgabe, Plan, Basisplan, Ist, Geschätzt)
• Tabellarische oder grafische Aufwands- bzw. Restaufwandsentwicklungen, Fertigstellungs- und Kostenentwicklungen sowie Earned-Value
• Kosten- und Budgetkontrolle
• Einfache und schnelle Anpassung der Planwerte an geschätzte Aufwände
• Erstellung von Projektabrechnungen
• Archivierung von Projekten
• Eigener Berichtsgenerator

Ressourcenmanagement

Projektressourcen

• Definition beliebiger Arbeitszeit-Kalender/Arbeitszeit-Modelle für Mitarbeiter
• Kostensatz-Definition am Mitarbeiter inkl. Historisierung
• Kostensätze in Stunden, Personentage oder -Monat
• Schnelle Zuweisung von Kostensätzen über die Mitarbeiter einer Position
• Überblick über Verfügbarkeit und Auslastung

Wissensmanagement

• Dokumentation des im Unternehmen vorhandenen Wissens
•  Projektübergreifende Ressourcen-/Einsatzplanung
• Virtuelle Ressourcen inkl. Ersetzungsprozess
• Skilldefinition für alle Mitarbeiter (Wissensmanagement)
• Ressourcensuche über benötigte Fähigkeiten

Reservierung Projektressourcen

• Automatische Ermittlung von Reservierungszeiträumen
• Schnelle, zyklische Reservierung von Mitarbeitern durch den Reservierungsplan
• Reservieren von echten und simulierten Teamressourcen (Abteilungen)
• Simulation von Mitarbeitern
• Mitarbeiter-, Projekt- und Unternehmens-Forecast
• Anfrage und Genehmigung von Projekt-Ressourcen
• Unterstützung der Ressourcenplanung durch den Ressourcenmanager mittels gewünschter Skilldefinition

Verwaltung Projektbeteiligte

• Abbildung von Projektteamkalendern
•  Kontaktverwaltung inkl. Organisation und Kostenstellenstruktur
• Definition und Abrechnung von Servicezeiten
• Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung inkl. Genehmigungsverfahren
• Ausgabe von Abwesenheitsübersichten via Smartphone
• Ressourcenkalender inkl. Abwesenheiten und Feiertagen exportieren oder abonnieren

Kanban-Boards & ToDo-Listen

Kanban-Board in Projekten

• Kanban-Board für alle Projekt-ToDos
• Gruppierungsfunktionalität nach Aktivitäten, verantwortlichen Personen, Listen, uvm.
• Einfaches Erstellen von neuen ToDos direkt im Kanban-Board
• Ein- und Ausblenden von Statusspalten
• Ein- und Ausblenden von ToDo-Karten (z. B. je Aktivität oder Liste)
• Hinweis auf überfällige ToDos

Kanban-Board auf der Startseite

• Projektübergreifendes Kanban-Board für Projekt- und Ticket-ToDos
• Gruppierungsfunktionalität nach Projekten, Aktivitäten, uvm.
• Einfaches Bearbeiten von ToDos direkt im Kanban-Board
• Ein- und Ausblenden von Statusspalten
• Ein- und Ausblenden von ToDo-Karten (z. B. je Aktivität oder Liste)
• Erfassen von Arbeitszeiten auf Aktivitäten über ToDos
• Hinweis auf überfällige ToDos

Kanban-Board für Portfolio und Programm

• Abbildung des Projektlebenszyklus über ein Kanban-Board
• Gruppierungsfunktionalität nach Projektart, Priorität, Projektleiter, uvm.
• Öffnen der Projekte über das Kanban-Board
• Ein- und Ausblenden von Statusspalten
• Ein- und Ausblenden von Projekt-Karten (z. B. je Projektart oder Projektleiter)
• Verändern von Projekteigenschaften über einfaches Verschieben auf dem Kanban-Board (z. B. Projektstatus, Priorität)

ToDo-Listen

• Beliebige Definition von ToDo-Listen und ToDos im Projekt oder Ticket
• Verknüpfung von ToDo-Listen und ToDos mit Aktivitäten
• Flexible Statusdefinition für ToDos
• Freie Zuweisung von ToDos und Erinnerungsfunktionen
• Kanban-Board zur schnellen und einfachen Bearbeitung von ToDos
• Automatische Weiterleitung von ToDos nach Bearbeitung
• Zentrale Kontrolle über Erledigung von ToDo-Listen und ToDos mit Hilfe von Kanban-Board

Administrative Werkzeuge

• Flexible Statusdefinition für ToDos
• Definition von Vorlagen
• Erweiterung der ToDos um kundenindividuelle Felder
• Zyklischer Import der ToDos aus Fremdsystemen

Wissensmanagement

Wissen verwalten

• Freie Definition des Wissensbaumes
• Erstellung von Soll-Profilen für Mitarbeiter
• Zuordnung von Fähigkeiten und definierten Ausprägungen zu Mitarbeitern
• Historische Speicherung von Skilländerungen für Entwicklungskurven
• Automatisierte Anfrage bzgl. Aktualisierung des Wissenprofils der Mitarbeiter

Wissen nutzen

• Ressourcensuche über Skills
• Wissenslandkarten in Form von Balken-, Netz- oder Liniendiagrammen
• Projektressourcenanfragen inkl. SOLL-Fähigkeiten
• Auslastungsgebirge je Position (Fähigkeitenprofil)
• Verfügbarkeit von freien Kapazitäten der gewünschten Profile

Dokumentenmanagement

Projektdokumente ablegen

• Freie Ablagestruktur für Projekte und Vorlagen
• Integration in Projekte per Knopfdruck
• Hinterlegung beliebiger Dokumente
• Verknüpfung von Dokumenten und Aktivitäten
• Ablage von Dokumenten in Tickets

Projektdokumente finden

• Definition von Schlüsselwörter für das schnelle Finden von Dokumenten
• Freie Vergabe von Bearbeitungsrechten
• Versionierung aller Dokumente

Zeiterfassung

Schnell-Erfassung

• Vorlagen für die Arbeitszeiterfassung
• Schnelle und genaue Erfassung mittels Stoppuhr
• Einfache Erfassung durch Tages- und Wochenansichten
• Fertigstellungsgraderfassung
• Anzeige des Wochenkontingents und der bereits verbuchten Arbeiten
• Gesamtsicht für Projekt- und Ticketarbeitszeiten

Komfort-Erfassung

• Arbeitszeiterfassung mit Kalenderfunktion und Wochenübersicht
• Einzelzeiterfassung inkl. Start- und Endzeit sowie Pause oder Dauer
• Konfiguration der Erfassungsvariante je Mitarbeiter
• Erfassung geschätzter Mehr- bzw. Restaufwände
• Fertigmeldung von Wochenarbeitszeiten
• Überprüfung auf Vollständigkeit der Arbeitszeiten laut Arbeitszeitmodell
• Angabe von Gründen für nicht fakturierbare Arbeitszeiten inkl. Berücksichtigung in der Abrechnung
• Sperrung der Kalenderwoche nach Fertigmeldung
• Erfassung von Kommen/Gehen je Mitarbeiter konfigurierbar

Administrative Werkzeuge

• Erfassung von Arbeitszeiten für andere Mitarbeiter
• Umbuchung von Arbeitszeiten (projektübergreifend)
• Export von Arbeitszeiten inkl. Exportkennung und Bearbeitungssperrung
• Erfassung durch Von/Bis-Zeiten oder Angabe der Dauer je Mitarbeiter
• Überbuchungen von Aktivitäten je Projekt konfigurierbar
• Überbuchungen von Rollenspezifischen Kontingenten je Projekt konfigurierbar
• Hilfskostenstellen zur genauen Abrechnung von Arbeitszeiten
• Mehrarbeitskonto inkl. Übertrag und Gleitzeitbuchungen
• Wählbare Freigabeprozesse für Arbeitszeiten
• Sammelumbuchungen inkl. Freigabe von Arbeitszeiten
• Stichtagsregelung für Arbeitszeiten
• Definition freier Prüfroutinen für erfasste Arbeitszeit (Batchlauf)
• Zyklischer Import der Zeiterfassung aus Fremdsystemen

Ticketsystem/Aufgabenmanagement

Ticket-Themen und Ticket-Workflows

• Freie Workflow-Konfiguration inkl. Verantwortlichkeiten und Benachrichtigungen je Ticketart
• Unterstützung von Supportteams
• Abarbeitungsreihenfolge für Beteiligte und Hinterlegung von ToDos
• Unterstützung von Wiedervorlagen
• Schnelle Erfassung durch Ticketvorlagen

Service-Level-Agreements

• Abbildung von Service-Level-Agreements inkl. Supportzeit, Reaktions- und Warnzeiten sowie Abrechnungsarten
• Konfiguration von Eskalations- und Warnmechanismen
• Unterschiedliche Kostensätze

Administrative Werkzeuge

• Kopieren von Tickets in bestehende oder als neue Aktivitäten
• Generierung von neuen Aktivitäten aus einem Ticket heraus
• Erstellung und Bearbeitung von Tickets via E-Mail über beliebige E-Mail Konten inkl. Domain White Lists
• Volle Integration in Arbeitszeiterfassung, Projektplanung, -steuerung und Controlling
• Nahtlose Integration aller Plan- und Ist-Werte in das Ressourcenmanagement
• Eskalation via Smartphone
• Fachliche Verknüpfung von Tickets mit Projekten und/oder Aktivitäten
• Abrechnung von Tickets über die Projektabrechnung

Beleg-/Reisekostenplanung und -erfassung

Belegantrag und -erfassung

• Antragsstellung für Belege, Kosten (z.B. Dienstreisen) und Investitionen
• Schnelle und einfache Erfassung von Beleg- und Reisekosten durch den Mitarbeiter
• Ablage von Dokumenten je Sammel- und/oder Einzelbeleg
• Überführung der Anträge in Sammel- und Einzelbelege
• Überführung eines Sammelbeleges (Reisekostenabrechnung) in einen Genehmigungsprozess
• Auslagenverwaltung je Mitarbeiter

Administrative Werkzeuge

• Beliebige Definition von Sammelbeleg- und Belegarten
• Individuelle Workflows für Sammelbelegarten
• Faktura-Pauschalen von Sammelbeleg- und Belegarten je Projekt
• Freie Konfiguration von Kontrollinstanzen für Antragsprüfung und Freigabe
• Länderspezifische Spesen, Kilometerpauschalen, Mehrwertsteuersätze und Sachbezüge wie Frühstück, Mittag und Abendbrot und deren Historisierung
• Berechnungslogik der Tagegelder je Mitarbeiter definierbar (Kalendertäglich, 24-Stunden oder 24-Stunden (Österreich))
• Einfache Aktualisierung von Spesen, Kilometerpauschalen und Sachbezügen mittels Import
• Berücksichtigung von festen oder abweichenden Wechselkursen
• Einfache Abrechnung von Beleg- und Reisekosten in der Projektabrechnung
• Buchungsexport der Belege
• Zyklischer Import von Belegen aus Fremdsystemen

Projektabrechnung

Leistungsselektion

• Auswahl aller abrechnungsrelevanten Leistungen
• Anpassung und Bearbeitung der Abrechnungsdaten auf Feldebene
• Anpassen von erfassten Arbeitszeiten für Projekte und Tickets an vereinbarte Abrechnungsintervalle
• Warnung bei fehlender Freigabe von abrechenbaren Leistungen im Abrechnungszeitraum
• Übersicht aller nicht abgerechneten Leistungen

Aufbereitung von Leistungsnachweisen und Rechnungen

• Druckfähige Ausweisung von Arbeitszeiten
• Optionales Ausweisen aller nicht fakturierbaren Leistungen
• Pauschale oder automatische Projektabrechnungen
• Teilabrechnung von Tickets

Administrative Werkzeuge

• Teilweise oder komplette Stornierung von Abrechnungen
• Rundungs- und Kappungsfunktionalitäten je Abrechnung
• Rechnungslayout je Auftraggeber definierbar
• Status je Abrechnung frei konfigurierbar (z. B. »in Prüfung«, »freigegeben«)
• Berücksichtigung von Wechselkursen inkl. Historie

Projektportfolio-Management

Verwaltung von Projektportfolios

• Beliebige Anlage von Projektportfolios
• Kanban-Board zur Steuerung des Projektlebenszyklus
• Vorgabe max. zulässiger Projektmenge
• Ergänzung individueller Projektportfolioeigenschaften (Risiken, Kennzahlen, etc.)
• Schnellzuweisung von Projekten per Drag & Drop und per Massenselektion
• Zentrales Management von Projektstatus, Projektlaufzeit, Projektstart- und Endtermin
• Einfache Zuordnung von Projekten zu Portfolios

Rechte für Projektportfoliomanager

• Definition von Verantwortlichkeiten mit eigenem Rechtesystem
• Optionale Zuweisung projektspezifischer Recht innerhalb des Portfolios
• Gruppierung von Rechten
• Rechtedefinition bis auf Feldebene

Visualisierung von Projektportfolios

• Dashboard-Übersichten mit allen wichtigen Informationen
• Projektlandschaft als GANTT-Diagramm
• Portfolioauswertung als Bubble-Chart
•  Individuelle Berichte mit BIRT

Darstellung in Projektportfolio-Dashboards

• Gesamtentwicklung
• Fortschritt und Aufwand
• Projekt-Life-Cycle-Übersicht aller Projekte
• Burn-Down-Chart aller offenen Aufgaben
• Projektstatusübersicht
• Projektmeilensteinübersicht
• Drill-Down Funktion von Portfolio auf Projektebene
• Grafische und tabellarische Ausgabe des Portfolio
• Export der Daten nach HTML, PDF oder CSV

Projektprogramm-Management

Verwaltung von Projektprogrammen

• Beliebige Anlage von Projektprogrammen
• Kanban-Board zur Steuerung des Projektlebenszyklus
• Vorgabe max. zulässiger Projektmenge
• Ergänzung individueller Projektprogrammeigenschaften (Risiken, Kennzahlen, etc.)
• Schnellzuweisung von Projekten per Drag & Drop und per Massenselektion
• Zentrales Management von Projektstatus, Projektlaufzeit, Projektstart- und Endtermin
• Einfache Zuordnung von Projekten zu Portfolios

Rechte für Programm-Manager

• Definition von Verantwortlichkeiten mit eigenem Rechtesystem
• Optionale Zuweisung projektspezifischer Rechte innerhalb des Programms
• Gruppierung von Rechten
• Rechtedefinition bis auf Feldebene

Visualisierung von Projektprogrammen

• Dashboard-Übersichten mit allen wichtigen Informationen
• Projektlandschaft als GANTT-Diagramm
• Programmauswertung als Bubble-Chart
• Individuelle Berichte mit BIRT

Darstellung in Projektprogramm-Dashboards

• Gesamtentwicklung
• Fortschritt und Aufwand
• Projekt-Life-Cycle-Übersicht aller Projekte
• Burn-Down-Chart aller offenen Aufgaben
• Projektstatusübersicht
• Projektmeilensteinübersicht
• Drill-Down Funktion von Programmen auf Projekt- und Aktivitätenebene
• Grafische und tabellarische Ausgabe des Programms
• Export der Daten nach HTML, PDF oder CSV
• Zugriff auf alle Projektdaten

Controlling

Projektberichte und Projektauswertung auf Knopfdruck

• Kosten und Budget
• Budgetverwaltung
• Projekt-Arbeitskosten
• Mitarbeiter-Arbeitskosten
• Arbeitsaufwand
• Auslastung auf Live- oder vorverdichteten Daten
• Kostenstellenauswertung
• Auftraggeberumsatz
• Monatliche Leistungsberichte für Abteilungen mit individuellen Freigabeprozessen sowie deren Controlling
• Statusberichte
• Revisionssichere Freigabe von Planmeldungen für Umsatz-Abgrenzungen

Prognosen und Analysen adhoc

• Projekt-Landschaften
• Basisplanauswertung
• Fertigstellungsentwicklungen
• Earned-Value-Analysen
• Meilensteinübersicht
• Aufwands- und Restaufwandsentwicklungen
• Umsatzbewertung und Abgrenzung nach Cost-to-Cost und Earned Value-Methode
• Melde- und Genehmigungsprozess für Umsatzbewertungen

Projektressourcen-Auslastungen

• Umfangreiche, projektübergreifende Auslastungs-Ansichten
• Tabellarische und grafische Darstellung der Projektlandschaft
• Einfach und schnell Projekte verschieben/verlängern
• Unterschiedliche Ansichten auf z.B. Unternehmens-, Projekt- oder Mitarbeiterebene
• Mitarbeiteraktivitäten
• Numerische und grafische Darstellungen
• Prognostizierte Mehraufwände

Administrative Werkzeuge

• Freie Berichtskonfiguration inkl. Berechnungsformeln
• Erstellung von Berichtsvorlagen
• Einbindung von individuellen Reportausgaben (MS Office, PDF)
• Zuweisung von Berichtsvorlagen zu Benutzerkreisen
• Direkt-Link von Auswertungen in Einzelprojekte und/oder Haupt- und Teilprojektstrukturen

Administration

Flexible Benutzeroberfläche

• 100 % vollständige Webfähigkeit
• Ausgabe auf mobile Endgeräte mit kompatiblen Browsern
• Intuitive Bedienung
• Individuelle Gestaltung der Startseite und diverser anderer Einstellungen oder Nutzung von Profilen
• Beliebige Sprach- und Formatunterstützung (Datum, Uhrzeit, Dauer)
• Einfache und erweiterte Suche mit vordefinierten Sucheinstellungen
• Vorkonfigurierte Benutzer-Ansichten und Tabellen
• Ad-hoc-Konfiguration von Benutzer-Ansichten und Tabellen
• Komprimierte Datenübersicht durch Karteikarten
• Vollständige Anpassung aller Texte, Felder etc. an die Unternehmenssprache
• Frei erstellbare Menüeinträge

Customizing

• Individuelle Felder inkl. Berechnung, Masken und Abschnitte/Karteikarten mit Steuerung der Sichtbarkeit im gesamten System
• Verlinkung von freien Feldern mit Fremdsystemen mittels URL-Aufruf
• Kundenindividuelle Berichte mit dem Berichtsgenerator BIRT
• Konfigurierbare Workflows
• Stammdatenmanagement und Übersetzung
• Individuelle Einstellungen pro Mitarbeiter und Projekt
• Vorlagendefinition für Dokumente, E-Mails, Projekte und ToDo-Listen
• Formatdefinition und Vorbelegung von Projektnummer, Angebotsnummer, Rechnungsnummer, Sammel- und Einzelbelegnummer
• Definition von Spaltenkonfigurationen
• Beliebige Wechselkurse inkl. Historie
• Integriertes Business Intelligent Reporting Tool (BIRT)

Rechtemanagement

• Beliebige Vergabe für Benutzer und/oder Benutzergruppen
• Individuelle Hinterlegung projektbezogener Rechte
• Definition von Sichtbarkeiten auf Mitarbeiter, Projekt- und Controllingdaten für jeden Mitarbeiter über die interne Organisationsstruktur
• Unbegrenzte Alias-Benutzernamen
• Extra Zugriffsberechtigung für Web Services
• Import/Export von Rechtegruppen und deren Profilen

Schnittstellen

• MS-Project-Schnittstelle
• Export aller Daten nach PDF, HTML und MS Office
• Export von Angeboten sowie Plan- und Ist-Kosten an SWOT
• Import/Export von Aktivitäten inkl. individueller Felder (MS Excel)
• Import/Export von Arbeitszeiten/Belege (SAP, Nav., Sage, DATEV, MS Excel)
• MS-Exchange Server 2007 SPI/2010
• Connectoren für LDAP/ActiveDirectory, relationalen Datenbanken, MS Excel und CSV-Dateien zur Synchronisation von
  • Mitarbeiterdaten und Unternehmensbereiche
  • Benutzergruppen und Benutzerauthentifizierung
  • Projekte und Budgetvorgaben
  • ToDo-Listen inkl. ToDos

• SSO-Zugriff über Open-SAML und Windows Domain mit NTLM2
• Web Services für Anbindung an Drittsysteme (SAP, Nav., Sage, DATEV, …)
• Datenaustausch via XML & E-Mail-Versand
• Externe Links in Blue Ant Funktionalitäten
• Integration von Blogs, Wikis, Foren u. a. Webanwendungen
• Vollintegration in Projectplace (Social PM)

Blue Ant Apps/Plugins

Für Android & iPhone

• Erfassung der Arbeitszeit auf verfügbaren Projekten und Tickets
• Erfassung des Fertigstellungsgrades
• Übersicht aller erfassten Arbeitszeiten des benutzten Accounts

Für JIRA und MS-Project

• Erfassung der Arbeitszeit und Fertigstellungsgrad in JIRA auf Projekte und Aktivitäten in Blue Ant
• Erstellung von Blue Ant-Aktivitäten durch JIRA-Vorgänge sowie deren Synchronisation
• Import/Export von Projektplänen mit MS-Project

Geschäftsleitung, Vorstand, Projektleitung, Projektcontrolling, PMO kleiner und mittelständiger Unternehmen sowie einzelnen Abteilungen großer Konzerne. Blue Ant ist branchenneutral einsetzbar.

Eine Auswahl der 3.000 Anwender in Deutschland, Österreich, Polen und der Schweiz finden Sie hier unter: www.proventis.net/de/referenzen.html.