Auftragsverwaltung, Auftragsbearbeitung

Typische Funktionen von Software zur Auftragsbearbeitung - Basisfunktionen

• Verarbeitung von Rechnungen, Sammelrechnungen und Gutschriften
• Auftragsannahme und Auftragsbuchung
• Auftragsverwaltung und Auftragsbestätigung
• Gruppierungen von Aufträgen
• Wiedervorlagefunktion von Belegen und Kalenderfunktionen
• Übernahme von Angebot nach Auftrag bzw. Rechnung
• Preisberechnung und Rabattfunktionen inkl. Rechtevergabe
• Berechnung und Zuordnung von Provisionen
• Stücklisten-Funktionen
• Warenbuchungen
• Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung
• Differenzbesteuerung nach §25a UStG
• Abwicklung von EU Geschäftsvorfällen
• Abo-Bearbeitungsoptionen und Abo-Funktionen
• Versandkostenabrechnung
• Erstellung und Versand von Rechnungen im PDF-Format
• Fremdwährungen und Verwaltung mehrerer MwSt.-Sätze
• Versionsverwaltung für Belege
• Definition und Vergabe von Id´s, Belegnummer u.ä.
• Unterstützung von Rahmenaufträgen

Typische Funktionen für Auftragsverarbeitung in der Warenwirtschaft:

• Automatisierte Liefer- und Bestellvorschläge
• Verwaltung von Lieferplänen, Kommissionen und Unterkommissionen
• Kalkulationsfunktionen in der Belegbearbeitung
• Vergleich zwischen Verkaufs- und Einkaufsbelegen
• Termingesteuerte Wiedervorlage von Belegen
• Automatische Verschlagwortung und Archivierung sämtlicher Verkaufs- und Einkaufsbelege<
• Lagerhaltung mit Erfassung von Bestands-, Mindest- und Bestellmengen, Verwaltung von Lagerorten
• Abbildung kundenindividueller Preise und Artikeltexte
• Layoutfunktionen für Belege
• Unterstützung von benutzerdefinierten Feldern (z.B. Kunden-, Artikel- oder Belegfelder etc.)
• Lieferantenverwaltung
• Lieferantensortimente, Preislisten
• Vorlagen bzw. Templatemanagement
• Abbildung von Stücklistenartikeln
• Verwaltung von Serien- und Chargennummern einschließlich deren Rück- und Nachverfolgung
• Funktionen zur Unterstützung der digitalen Betriebsprüfung gemäß §147 Abgabenordnung

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software zur Auftragsbearbeitung

• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Stellen Sie insbesondere bei Verträgen sicher, dass die Aufgabenerfüllungen über die Auftragsverarbeitung auch im Falle eines (vorzeitigen) Vertragsendes, eines Vertragsbruches, der Geschäftsaufgabe, des Konkurses des jeweiligen Leistungserbringers usw. sichergestellt werden und möglich sind. Entsprechende Optionen sollten innerhalb der Software vorhanden sein bzw. entsprechende Hinweise eingegeben werden können.
• Bei Software zur Auftragsbearbeitung kommt es vor allem auf eine möglichst schnelle und umfassende Automatisierung bei den verschiedensten Prozessen an. Sobald man Kundendaten, Artikelstammdaten, Lieferbedingungen und Zahlungsweisen erfasst hat, lassen sich diese Vorgänge komplett automatisieren und sind immer wieder abrufbar. Lassen Sie sich alle Automatisierungsoptionen der jeweiligen Software erklären und dazu auch die herkömmlichen Optionen in Prozesse eingreifen zu können. Durch Automatisierungsprozesse sollte nicht die Individualität verloren gehen, einzelne Daten und Prozesse sollten sich immer per wenigen Klicks manuell bearbeiten lassen.
• Prüfen Sie die Integrationsmöglichkeiten wie z.B. den Zugriff auf eine zentrale Unternehmensdatenbank, Schnittstellen zu FIBU, WAWI, ERP, DMS, u.a. falls vorhanden.
• Stellen Sie sicher, dass die Software mit möglichst wenigen Medienbrüchen auskommt.¹
• Achten Sie darauf, dass die Rechnungsstellung mittels ZUGFeRD-Standard (ZUGFeRD = Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) möglich ist. Damit kommen Sie Ihren Kunden entgegen, da diese Ihre Rechnungen nach einem anerkannten Standardverfahren automatisch verarbeiten können und somit Kosten sparen.
• Klären Sie den Branchenbezug. Sind die Besonderheiten Ihrer Branche ausreichend berücksichtigt? Gibt es Referenzkunden bzw. Referenzinstallationen?