Typische Funktionen von Software zur Auftragsbearbeitung - Basisfunktionen
Verarbeitung von Rechnungen, Sammelrechnungen und Gutschriften
Auftragsannahme und Auftragsbuchung
Auftragsverwaltung und Auftragsbestätigung
Gruppierungen von Aufträgen
Wiedervorlagefunktion von Belegen und Kalenderfunktionen
Übernahme von Angebot nach Auftrag bzw. Rechnung
Preisberechnung und Rabattfunktionen inkl. Rechtevergabe
Berechnung und Zuordnung von Provisionen
Stücklisten-Funktionen
Warenbuchungen
Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung
Differenzbesteuerung nach §25a UStG
Abwicklung von EU Geschäftsvorfällen
Abo-Bearbeitungsoptionen und Abo-Funktionen
Versandkostenabrechnung
Erstellung und Versand von Rechnungen im PDF-Format
Fremdwährungen und Verwaltung mehrerer MwSt.-Sätze
Versionsverwaltung für Belege
Definition und Vergabe von Id´s, Belegnummer u.ä.
Unterstützung von Rahmenaufträgen
Typische Funktionen für Auftragsverarbeitung in der Warenwirtschaft:
Automatisierte Liefer- und Bestellvorschläge
Verwaltung von Lieferplänen, Kommissionen und Unterkommissionen
Kalkulationsfunktionen in der Belegbearbeitung
Vergleich zwischen Verkaufs- und Einkaufsbelegen
Termingesteuerte Wiedervorlage von Belegen
Automatische Verschlagwortung und Archivierung sämtlicher Verkaufs- und Einkaufsbelege<
Lagerhaltung mit Erfassung von Bestands-, Mindest- und Bestellmengen, Verwaltung von Lagerorten
Abbildung kundenindividueller Preise und Artikeltexte
Layoutfunktionen für Belege
Unterstützung von benutzerdefinierten Feldern (z.B. Kunden-, Artikel- oder Belegfelder etc.)
Lieferantenverwaltung
Lieferantensortimente, Preislisten
Vorlagen bzw. Templatemanagement
Abbildung von Stücklistenartikeln
Verwaltung von Serien- und Chargennummern einschließlich deren Rück- und Nachverfolgung
Funktionen zur Unterstützung der digitalen Betriebsprüfung gemäß §147 Abgabenordnung
Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software zur Auftragsbearbeitung
Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
Stellen Sie insbesondere bei Verträgen sicher, dass die Aufgabenerfüllungen über die Auftragsverarbeitung auch im Falle eines (vorzeitigen) Vertragsendes, eines Vertragsbruches, der Geschäftsaufgabe, des Konkurses des jeweiligen Leistungserbringers usw. sichergestellt werden und möglich sind. Entsprechende Optionen sollten innerhalb der Software vorhanden sein bzw. entsprechende Hinweise eingegeben werden können.
Bei Software zur Auftragsbearbeitung kommt es vor allem auf eine möglichst schnelle und umfassende Automatisierung bei den verschiedensten Prozessen an. Sobald man Kundendaten, Artikelstammdaten, Lieferbedingungen und Zahlungsweisen erfasst hat, lassen sich diese Vorgänge komplett automatisieren und sind immer wieder abrufbar.
Lassen Sie sich alle Automatisierungsoptionen der jeweiligen Software erklären und dazu auch die herkömmlichen Optionen in Prozesse eingreifen zu können.
Durch Automatisierungsprozesse sollte nicht die Individualität verloren gehen, einzelne Daten und Prozesse sollten sich immer per wenigen Klicks manuell bearbeiten lassen.
Prüfen Sie die Integrationsmöglichkeiten wie z.B. den Zugriff auf eine zentrale Unternehmensdatenbank, Schnittstellen zu FIBU, WAWI, ERP, DMS, u.a. falls vorhanden.
Stellen Sie sicher, dass die Software mit möglichst wenigen Medienbrüchen auskommt.1
Achten Sie darauf, dass die Rechnungsstellung mittels ZUGFeRD-Standard (ZUGFeRD = Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) möglich ist. Damit kommen Sie Ihren Kunden entgegen, da diese Ihre Rechnungen nach einem anerkannten Standardverfahren automatisch verarbeiten können und somit Kosten sparen.
Klären Sie den Branchenbezug. Sind die Besonderheiten Ihrer Branche ausreichend berücksichtigt? Gibt es Referenzkunden bzw. Referenzinstallationen?