Software-Tipps

Software für Schichtplaner und Dienstplanung


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Software für Schichtplaner und Dienstplanung

Schichtplanung bzw. Dienstplanung

Schichtplanung bzw. Dienstplanung kann eine komplizierte Angelegenheit sein und viel Zeit in Anspruch nehmen. In der Regel müssen Verfügbarkeiten, Abwesenheitszeiten, Mitarbeiterwünsche ebenso berücksichtigt werden wie evtl. Auslastungen in der Produktion oder Events in der Gastronomie, Hotellerie etc.. Gleichzeitig müssen Planer aber auch die gesetzlichen Vorgaben (Arbeitszeiten, Pausenzeiten, Mindestlohn etc) im Blick behalten. Software für Schichtplaner und Dienstplanung kann diese Planung effizient unterstützen. Dienstplan Software kann helfen anhand verschiedenster Planungskriterien die Einteilung zu überprüfen und ggfs. zu korrigieren und Fehlplanungen zu vermeiden.

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Schichtplaner, Dienstplanung


Typische Funktionen von Software für Schichtplaner und Dienstplanung:

  • Verwaltung beliebig vieler Mitarbeiter
  • Ermittlung mitarbeiterbezogener Daten (Ist-/Sollstunden, Urlaubsansprüche etc.)
  • Überstundenberechnungen
  • Definition von eigenen Schichtarten, Arbeitsplätzen und Abwesenheitsgründen
  • Integration von Schichtmodellen (rollierenden Schichtzyklen)
  • Einschränkungsmöglichkeiten (Gleitzeit, Dienstplanzeit berücksichtigen etc.)
  • Regelmäßige Schichten als Vorlagen speichern
  • Erstellung unterschiedlicher Planvarianten
  • Suche freier Mitarbeiter
  • Besetzungstabelle von Mitarbeitern und Diensten
  • verschiedene Arbeitszeitmodelle
  • Pausen können entweder automatisch abgezogen, oder gestempelt werden
  • Gestempelte bzw. geplante Arbeitszeiten kontrollieren, korrigieren, akzeptieren
  • inkl. Zeiterfassungsfunktionen
  • externe Zeiterfassung anbinden
  • Planung fester Termine
  • Jahresübersichten
  • Berücksichtigung von gesetzlichen Feiertagen
  • Auswertung der Arbeitszeitkonten, Bruttolöhne, steuerfreie Zuschläge
  • MiLoG-konforme Ausgabe in PDF-Format
  • Übersicht über Urlaubstage, Abwesenheiten
  • Gruppenbildung (Arbeitsgruppen, Qualifikationen etc.)
  • Vorgabe des Personalbedarfs für beliebige Gruppen
  • Kennzeichnung unter- und überbesetzter Schichten
  • Datenfilter für die Dienstplananzeige
  • Kontrolle gesetzlicher Bestimmungen
  • Speichern der Dienstpläne im HTML-Format
  • verschiedene Schnittstellen (DATEV etc.)
  • Unterstützung von Ruf- und Bereitschaftsdiensten
  • Automatische Berechnung von Urlaubsansprüchen
  • Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten
  • Mehrplatzfähig, Netzwerkfähig
  • Benutzer- und Rechteverwaltung
  • Import- und Exportfunktionen1
  • automatische Datensicherung Monat/Jahr

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software für Schichtplaner und Dienstplanung:

  • Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
  • Kann die Software an verschiedenen Betriebsstandorten bzw. Filialen eingesetzt werden? Können Sie hierfür unterschiedliche Schichtpläne und Zeiten definieren?
  • Gibt es eine Funktion, so dass Mitarbeiter über geänderte oder neue Dienstpläne per E-Mail, SMS etc. informiert werden können?
  • Fragen Sie nach, ob die Schichtplaner Software eine interne Zeiterfassung umfasst oder zusätzliche Hardware installiert werden muss für die Zeiterfassung.
  • Wie erfolgt das Ein- und Ausstempeln eines Mitarbeiters? Geht das beispielsweise über die Eingabe eines Codes oder mittels Smartphone-App und QR-Code? Können biometrische Daten zum Abgleich beim Stempeln verwendet werden?
  • Klären Sie, ob die Mitarbeitern auf den Dienstplan über das Internet zugreifen können (abrufen, Urlaub eintragen etc.). Können sich Mitarbeiter evtl. auch selbst in Schichtpläne ein- oder austragen? Können Sie hierfür eine Frist festlegen?
  • Wenn Sie die Software als SaaS Lösung betreiben, fragen Sie nach dem Serverstandort und lassen Sie sich die Sicherheitsvorkehrungen erläutern und bedenken Sie die Maßnahmen, die sich aus den Datenschutzvorschriften ergeben.

1 vgl. auch 7.1.1 Importfunktionen und 7.1.2 Exportfunktionen