Buchhaltung

Buchhaltungssoftware in Unternehmen

Die Verwaltung der Finanzdaten und Buchhaltungsaufgaben ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Eine effiziente, zuverlässige und leistungsfähige Buchhaltungssoftware spielt dabei eine zentrale Rolle. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Finanzdaten genau zu erfassen, zu verfolgen und zu analysieren. Mit umfassenden Funktionen und Automatisierungsmöglichkeiten erleichtert Buchhaltungssoftware den Unternehmen die Durchführung ihrer Finanztransaktionen und verbessert die Genauigkeit und Effizienz der Buchhaltungsprozesse.

Die passende Buchhaltungssoftware kann Unternehmen dabei unterstützen, die Compliance-Vorgaben einzuhalten, indem sie automatisch die erforderlichen Berichte und Finanzdokumente generiert. Sie ermöglicht auch eine effektive Budgetierung und Kostenkontrolle, indem sie Echtzeit-Übersichten über die finanzielle Situation des Unternehmens bietet. Darüber hinaus können Buchhaltungssoftwaresysteme in der Regel nahtlos mit anderen Geschäftsanwendungen, wie z.B. dem Personalmanagement oder dem Lagerbestandsmanagement, integriert werden, um einen reibungslosen Informationsfluss zwischen den verschiedenen Abteilungen zu gewährleisten.

Wichtige Module von Software für Finanzbuchhaltung

• Buchführung
• Rechnungserstellung
• Offene-Posten-Verwaltung
• Mahnwesen
• Kosten- und Leistungsrechnung
• Elektronisches Banking
• Anlagenbuchhaltung
• Belegmanagement
• Automatische Kontierung
• Datenaustausch mit Steuerberater
• Umsatzsteuervoranmeldung
• Reporting

Typische Funktionen der Finanzbuchhaltungssoftware

• Buchen der betrieblichen Vorgänge entsprechend den gesetzlichen Vorschriften.
• Funktionen zur Kontenverwaltung, Auswahl und Bearbeitung von Kontenrahmen
• Verarbeitung der Offenen Posten
• Erstellen verschiedener Auswertungen, wie z.B. Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Zusammenfassende Meldung (ZM)
• Verarbeitung von Fremdwährungen und Aktualisierungsmöglichkeiten für Währungskurse
• Verwaltung wiederkehrender Dauerbuchungen
• Grafische Darstellung von T-Konten mit Soll- und Habenseite
• Schnittstellenfunktionen gemäß Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)¹
• Verwaltung mehrerer Mandanten
• SEPA-Zahlungsverkehr
• Import von Bankauszügen mit automatischem Abgleich der offenen Posten bzw. Rechnungen
• Cash-Management, Zahlungsanalyse und Liquiditätsplanung
• Budgetplanung
• Rechnungs-Eingangsbuch
• Kassenbuchfunktionen
• Optionen zur Konsolidierung
• verschiedene auftragsbezogene oder projektbezogene Controllingfunktionen
• SWIFT MT101 (Zahlung von Konten bei einer Fremd-Bank)²
• Unterstützung von Verbands-DTA bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen³
• Möglichkeiten zur Buchungs-Archivierung
• Funktionen zum Erstellen einer Steuer- und einer Handelsbilanz nach BilMoG (Single Ledger-Lösung)⁴
• Funktionen zur Kostenarten- , Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung
• Integrierte Anlagenbuchhaltung (auch mit getrennten Beständen für Steuer- und Handelsbilanz)
• Schnittstellen zu Auftragsbearbeitung und Lohnbuchhaltung
• Parallele Rechnungslegung nach HGB, StR, IFRS⁵
• Berichtserstellung mit verschiedenen Finanzkennzahlen
• Vertragsverwaltung, Belegverwaltung, Dokumentenmanagement
• Drill-Down-Funktionen zur Anzeige der Daten bis auf Belegebene
• Anzeige von Abstimmsalden
• Scheckeinreicher-Erfassung

Typische Funktionen für die Kosten- und Leistungsrechnung

• Flexibler Berichtsgenerator der nur mit Netto-Werten rechnet
• Behandlung Kalkulatorischer Kosten (z.B. kalkulatorische Miete, AfA oder Zinsen)
• Umlagendefinition, Abgabe- und Empfangskonten
• BAB für Kostenstellenrechnung und DB⁶
• Planung mehrerer Geschäftsjahre
• Abweichungsanalysen
• Unterstützende Funktionen zur Unternehmensplanung und Controlling
• Auswertungen der Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger

Typische Funktionen der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung

• Berechnung von Löhnen und Gehältern verschiedenster Tarifverträge (brutto - netto)
• Verwaltung von Stammdaten der Mitarbeiter, wie Name, Anschrift, Funktion und Gehalt
• Datev-Schnittstellen, um Daten aus der Lohnbuchhaltung an den Steuerberater zu senden
• Schnittstellen zur Übermittlung der Krankenkassen- Beiträge an die Gesetzlichen Krankenkassen (gkvnet) oder integriertes Meldeverfahren.
• Schnittstellen zur Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerkarte an das Finanzamt mittels ELStAM (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale)
• Arbeitszeiterfassung und Schnittstellen zu Arbeitszeiterfassungsgeräten und Verwaltung von Arbeitszeitkonten
• Berechnung von sogenannten „Baulöhnen“, z. B. Schlechtwetter- oder Nachtzuschläge insbesondere für Straßenbau-, sowie Hoch- und Tiefbaufirmen
• Schnittstellen zur Meldung an Berufsgenossenschaften und an das Statistische Landesamt oder integriertes Meldeverfahren
• Integriertes Online-Banking oder Schnittstellen hierzu, um Löhne und Gehälter anzuweisen
• Verwaltungen von Abwesenheits- und Urlaubszeiten
• Berechnung von Kurzarbeitergeld sowie Altersteilzeit nach gültigem Recht, einschließlich Wertguthabenführung
• Stapelschnittstellen zur Übernahme von Buchungen und zum Auslagern von Kontenwerten
• Berechnung der Schwerbehindertenausgleichsabgabe unter Berücksichtigung der ge­setzlichen Vorschriften
• Funktionen zur Betriebsprüfung: Datenzugriff und -export für das Finanzamt
• Erfassung und Ausgeben von Abrechnungsdaten und laufenden Berichten
• Datenfernübertragung von DEÜV-Meldungen (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung), Krankenversicherungen, Sozialversicherungen, Angaben gesetzliche Unfallversicherungen, Beitragsnachweisen, elektronischen Bescheinigungen und Beitragserhebungen
• Unterstützung der Erfassung und Verarbeitung von Bezügen, Einmalzahlungen und Zuschlägen
• ITSG- Zertifizierung oder entsprechende Schnittstellen hierzu
• Erstellung von Gehaltsabrechnungen und Ausdruck auf Blankopapier oder Lohntaschen.
• Bearbeitung von Darlehen, Pfändung und Bescheinigungswesen
• Berechnung von Reisekosten und Spesen zur Abrechnung von In- und Auslandsreisen
• Erstellung von Planungs- und Kontrollabrechnungen
• Updates von gesetzgeberischen Änderungen und wöchentliche Updates der Krankenkassen-Beitragssatzdatei
• Integriertes Bescheinigungswesen gemäß der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV)⁷

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Finanzbuchhaltungssoftware

• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Achten Sie darauf, dass die Software Doppik- Funktionen umfasst oder unterstützt.
• Lassen Sie sich bestätigen, ob die Buchhaltungssoftware den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung nachkommt und dass Sie den Anforderungen der Prüfer bei einer Steuerprüfung entspricht.
• Fragen Sie nach, ob die Buchhaltungssoftware nach GoBS⁹ - oder GDPdU-Zertifikate hat, damit Sie die Sicherheit haben, gesetzeskonform zu arbeiten.
• Prüfen Sie, ob die Software bei einer Betriebsprüfung angeforderte Daten in angemessener Zeit zur Verfügung stellen kann bzw. die Daten in Deutschland gehostet werden.
• Achten Sie auf Automatisierungsmöglichkeiten, um die Arbeit mit oft wiederkehrenden Buchungssätzen zu beschleunigen. Inwieweit können Buchung über definierbare Regeln Folgebuchungen auslösen oder Buchungssätze beispielsweise aufgrund von Schnittstellen automatisch gebildet werden? In der Praxis treten hier oft Performanceprobleme auf, insbesondere wenn große Datenmengen anfallen.
• Erkundigen Sie sich z.B. bei Ihrer Hausbank, ob das in der Finanzbuchhaltung ggf. integrierte Verfahren zum Abholen, Anweisen und Übermitteln der Bankbuchungen über das Internet sicher ist. Sollte das Onlinebanking mit einer externen Software übernommen werden, dann muss auch dort ein sicheres Transaktionsverfahren vorhanden sein. In diesem Fall ist es zweckmäßig, dass die Finanzbuchhaltung mit der Onlinebankingsoftware zusammen arbeiten kann, um zum Beispiel Kontenumsätze automatisch zu buchen. Ein abhörsichere Übermittlung ermöglicht beispielsweise das Hypertext Transfer Protocol Secure ( HTTPS ).
• Stellen Sie sicher, dass Funktionen zur Erstellung der Gewinn- und Verlusterechnung ( GuV ) und der Bilanz vorhanden sind, wenn Sie diese Aufgaben nicht einem Steuerberater übertragen möchten.
• Überprüfen Sie, welche Funktionen zur Kommunikation mit den Finanzbehörden vorhanden sind. Die Software sollte ein integriertes Elster- Modul enthalten. Dies ist für ein Unternehmen sinnvoll, falls es umsatzsteuerpflichtig ist. Mit diesem Modul kann man beispielsweise die
  • Umsatzsteuervoranmeldung,
  • Umsatzsteuerjahreserklärung,
  • Einkommenssteuererklärung,
  • Dauerfristverlängerung¹⁰ ,
  • Zusammenfassende Rechnung¹¹ ,
  • Lohnsteuerabzugsmerkmale¹² ,
  • Gewerbesteuererklärung oder Einnahmeüberschussrechnung (EÜR)
  in elektronischer Form via ELSTER¹³ an das Finanzamt senden.
• Beachten Sie, dass die Buchführungsdaten zentraler Datenbestand für viele andere Unternehmensbereiche sind. Sie bilden meist die Grundlage für betriebliche Kennzahlen und Statistiken. Die Buchführungsdaten sollten deswegen in besonders effizienten Datenbankstrukturen gespeichert werden, um schnellen Zugriff auf die Daten zu gewährleisten.
• Fragen Sie ob, man alle Buchhaltungsbelege einscannen und archivieren kann, um jederzeit Zugriff auf Ihre Belege und Dokumente zu haben und kaufmännische Mitarbeiter von zeitintensiven Rechercheaufträgen zu entlasten.
• Stellen Sie sicher, dass die Buchführungsdaten den Datenschutzbestimmungen gerecht werden und ausreichend gegen unbefugten Zugriff geschützt sind. Daten der Buchhaltung enthalten besonders viele sensible Informationen¹⁴ , die vor unbefugtem Zugriff, dem Kopieren oder vor Änderungen geschützt werden sollten.
• Fragen Sie nach, ob Buchungen direkt beim Scannen eines Belegs erfolgen können, wenn Sie mit großen Mengen von Belegen und deren Erfassung arbeiten.
• Erkundigen Sie sich, ob die Software DATEV-kompatibel ist, um die Buchführungsdaten z.B. an den Steuerberater zu übermitteln.
• Achten Sie darauf, dass die Rechnungsstellung mittels ZUGFeRD-Standard (ZUGFeRD = Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) möglich ist. Damit kommen Sie Ihren Kunden entgegen, da diese Ihre Rechnungen nach einem anerkannten Standardverfahren automatisch verarbeiten können und somit Kosten sparen.
• Klären Sie, ob die Software Funktionen enthält, mit denen man Vorlagen oder Makros erstellen kann. Dies ist wichtig, falls Sie die Geschäftsvorfälle Ihrer Buchhaltung automatisieren möchten. Lassen Sie diese gegebenenfalls fachgerecht durch Ihren Steuerberater anlegen.
• Erkundigen Sie sich, ob die Software einen Abschreibungsrechner enthält. Das ist sinnvoll, um festzustellen, welchen Anteil der Anschaffungskosten für Arbeitsmittel man jährlich im Rahmen einer Steuererklärung geltend machen kann.
• Fragen Sie nach Mehrplatz- bzw. Mandantenfähigkeit. Mandantenfähig ist eine Software, wenn mit ihr mehrere Mandanten verwaltet werden können oder voneinander getrennte Benutzerkonten unterstützt werden. Dies ist wichtig, damit beispielsweise Steuerberater für mehrere Mandanten Buchführungsdaten verwalten können oder aber verschiedene Sachbearbeiter einer Firma nur auf die Daten für ihren jeweiligen Bereich zugreifen können. ¹⁵
• Erkundigen Sie sich, ob die Software eine sogenannte "Übungsfirma" enthält. Mittels dieser Funktion kann man die Anwendung des Buchhaltungsprogrammes zunächst einüben und sich auf diese Weise damit vertraut machen.
• Prüfen Sie, ob Sie Berichte, Grafiken oder Dashboards erstellen können, um Ihre wichtigen Kennzahlen übersichtlich auf einen Blick erkennen zu können.
• Achten Sie darauf, dass die Buchhaltungssoftware Aufteilungsbuchungen bzw. Splitbuchungen unterstützt.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre benötigten Im- und Exportfunktionen zur Verfügung stehen und die benötigten Datenformate und Standardformate unterstützt werden.¹⁶ Beim Import sollten Datenformate unterstützt werden, auf die Ihre eventuell vorhandene alte Buchhaltungssoftware zugreift oder sie exportieren kann. Exportfunktionen und Formate ermöglichen es Ihnen später auf ein anderes System zu wechseln.
• Erkundigen Sie sich, ob die Software Listen von Berufsgenossenschaften und gesetzlichen Krankenkassen in ihrem Leistungsumfang beinhaltet. Diese Stammdaten sind wichtig, falls Sie im Rahmen von Lohn- und Gehaltsabrechnungen regelmäßig Beiträge dorthin abführen müssen.