Software-Tipps

Buchhaltung


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Buchhaltungssoftware

Buchhaltungssoftware in Unternehmen

Die Verwaltung der Finanzdaten und Buchhaltungsaufgaben ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Eine effiziente, zuverlässige und leistungsfähige Buchhaltungssoftware spielt dabei eine zentrale Rolle. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Finanzdaten genau zu erfassen, zu verfolgen und zu analysieren. Mit umfassenden Funktionen und Automatisierungsmöglichkeiten erleichtert Buchhaltungssoftware den Unternehmen die Durchführung ihrer Finanztransaktionen und verbessert die Genauigkeit und Effizienz der Buchhaltungsprozesse.

Buchhaltungssoftware in Unternehmen

Die passende Buchhaltungssoftware kann Unternehmen dabei unterstützen, die Compliance-Vorgaben einzuhalten, indem sie automatisch die erforderlichen Berichte und Finanzdokumente generiert. Sie ermöglicht auch eine effektive Budgetierung und Kostenkontrolle, indem sie Echtzeit-Übersichten über die finanzielle Situation des Unternehmens bietet. Darüber hinaus können Buchhaltungssoftwaresysteme in der Regel nahtlos mit anderen Geschäftsanwendungen, wie z.B. dem Personalmanagement oder dem Lagerbestandsmanagement, integriert werden, um einen reibungslosen Informationsfluss zwischen den verschiedenen Abteilungen zu gewährleisten.

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Finanzbuchhaltung

Vorteile durch den Einsatz von Software für Finanzbuchhaltung


Erhöhte Genauigkeit
Durch den Einsatz einer Buchhaltungssoftware werden manuelle Fehler in der Buchhaltung, wie beispielsweise Übertragungsfehler von Belegen etc. minimiert. Die Software erkennt in der Regel automatisch Belege bzw. kann Rechnungen einlesen und mit entsprechenden Bestellvorgängen, Lieferscheinen etc. abgleichen.


Zeitersparnis durch Automatisierung
Buchhaltungssoftware automatisiert viele zeitaufwändige Aufgaben wie das Buchen von Transaktionen, das Erstellen von Berichten und das Verfolgen von Zahlungen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren und spart wertvolle Zeit.

Vorteile durch den Einsatz von Software für Finanzbuchhaltung


Finanzielle Transparenz
Eine Buchhaltungssoftware bietet einen klaren Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens. Durch Echtzeitberichte und Dashboards können Unternehmer und Manager schnell auf finanzielle Informationen zugreifen und fundierte Entscheidungen treffen.


Compliance und Steuerkonformität
Eine gute Buchhaltungssoftware hilft dabei, Steuervorschriften und andere regulatorische Anforderungen einzuhalten. Sie generiert automatisch Berichte und unterstützt bei der rechtzeitigen Einreichung von Steuererklärungen.


Datenaustausch mit Finanzamt
Praktisch jedes Buchhaltungsprogramm sollte in der Lage sein, die elektronische Umsatzsteuer-Voranmeldung via Elster erledigen zu können. Die Programme können in der Regel auch mithilfe einer Umsatzsteuer-Verprobung die Richtigkeit der zugrunde liegenden Werte feststellen. Ein Vorteil ist, dass Nutzer mit ihnen eine Dauerfristverlängerung beantragen und die dafür notwendige Umsatzsteuersondervorauszahlung berechnen können, um einen Aufschub für die Abgabe der USt.-Voranmeldung zu erwirken. Außerdem gehört zum Funktionsumfang einer Buchhaltungssoftware meist auch die Möglichkeit, die Zusammenfassende Meldung der Umsätze im EU-Ausland gemäß § 18 UStG elektronisch abzugeben.


Datenaustausch mit Steuerberater
Mit einer Finanzbuchhaltungssoftware können viele Unternehmen die Vorbereitung ihrer Buchführung intern übernehmen und die Daten dann an ihren Steuerberater übergeben, der sie weiterverarbeitet und Geschäftsabschlüsse erstellt. Da viele Steuerberater mit DATEV arbeiten, ist die Integration einer DATEV-Schnittstelle in Buchführungsprogrammen weit verbreitet, über die der Datenaustausch problemlos stattfinden kann. Besonders komfortabel ist der digitale Belegtransfer.


Effiziente Zusammenarbeit
Buchhaltungssoftware ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern. Mehrere Benutzer können gleichzeitig auf die Daten zugreifen, Informationen teilen und gemeinsam an Projekten arbeiten. Ein zusätzliches Plus sind die zentral abgelegten Daten, die eine einheitliche Datengrundlage bilden.

Wichtige Module von Software für Finanzbuchhaltung

  • Buchführung
  • Rechnungserstellung
  • Offene-Posten-Verwaltung
  • Mahnwesen
  • Kosten- und Leistungsrechnung
  • Elektronisches Banking
  • Anlagenbuchhaltung
  • Belegmanagement
  • Automatische Kontierung
  • Datenaustausch mit Steuerberater
  • Umsatzsteuervoranmeldung
  • Reporting

Wichtige Schnittstellen von Buchhaltungssoftware

  • CSV
  • Excel
  • DATEV
  • GDPdU
  • ELSTER
  • DMS
  • Zahlungsdienstleister
  • CRM
  • BI-Tool


Typische Funktionen der Finanzbuchhaltungssoftware


Typische Funktionen für die Anlagenverwaltung als Bestandteil von Finanzbuchhaltungssoftware

Weitere typische Funktionen sowie Informationen und Tipps zur Auswahl von Anlagenbuchhaltungssoftware als Stand-alone Programm


Typische Funktionen für die Kosten- und Leistungsrechnung

Typische Funktionen für die Anlagenverwaltung als Bestandteil von Finanzbuchhaltungssoftware


Typische Funktionen der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung


Typische Funktionen für Buchhaltungssoftware öffentlicher Behörden

  • Doppik-Funktionen (doppelte Buchführung, Inventur, Abbilung der Verschuldungen, etc.)
  • Haushaltsplanung und Zuordnung von Einzelbeträgen zu Verwaltungseinheiten und Zwecken
  • Einnahme-Ausgabe-Buchungen ( Einnahmeüberschussrechnung ) auf Einnahme- und Ausgabekonten
  • Verwaltung der Ressourcen und des Ressourcenverbrauchs
  • Funktionen für die Kosten- und Leistungsrechnung
  • integrierte Anlagenbuchhaltung oder Schnittstelle hierzu
  • Adressverwaltung mit beispielsweise Adressabgleich zum Einwohnermeldewesen oder Adresszusammenführungen
  • Berechnung von Tagesabschlüssen
  • Haushaltsführung
  • Verwaltung der Bargeldkasse
  • Verbrauchsabrechnung
  • Erstellung der doppischen Bilanz
  • aktuelles Haushaltsinformationssystem mit Online- Statistiken
  • Gebäudemanagement
  • Standardschnittstellen für den Im- und Export von Grund- und Bewegungsdaten
  • Unterstützung verschiedener Buchungsmethoden über zentrales oder dezentrales Anordnungswesen bzw. Dienstanweisungen (Arbeitsanweisungen)
  • Vollstreckungsmanagement
  • Budgetierung und Budgetplanung
  • Funktionen für die Vergabeakte im Ausschreibungswesen
  • F15Z-Schnittstelle zum HKR-Verfahren des Bundes, die über das Haushaltsmodul seitens des Bewirtschafters angesprochen wird7
  • verbindliche Listen, z. B. Haushaltsüberwachungslisten (HÜL), welche über die Software bereit gestellt werden
  • Integriertes Management der verschiedenen Verwaltungprozesse wie Haushalt, Beschaffung, Vergabemanagement, Logistik, Anlagenbuchhaltung und Vermögensverwaltung
  • Belegerfassung
  • kameralistische Buchhaltung zum Buchen von Verwaltungsvorfällen auf Haushaltsstellen
  • Funktionen zum Umstieg der Kameralistik auf die Doppik

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Finanzbuchhaltungssoftware

  • Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
  • Achten Sie darauf, dass die Software Doppik- Funktionen umfasst oder unterstützt.
  • Lassen Sie sich bestätigen, ob die Buchhaltungssoftware den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung nachkommt und dass Sie den Anforderungen der Prüfer bei einer Steuerprüfung entspricht.
  • Fragen Sie nach, ob die Buchhaltungssoftware nach GoBS8 - oder GDPdU-Zertifikate hat, damit Sie die Sicherheit haben, gesetzeskonform zu arbeiten.
  • Prüfen Sie, ob die Software bei einer Betriebsprüfung angeforderte Daten in angemessener Zeit zur Verfügung stellen kann bzw. die Daten in Deutschland gehostet werden.
  • Achten Sie auf Automatisierungsmöglichkeiten, um die Arbeit mit oft wiederkehrenden Buchungssätzen zu beschleunigen. Inwieweit können Buchung über definierbare Regeln Folgebuchungen auslösen oder Buchungssätze beispielsweise aufgrund von Schnittstellen automatisch gebildet werden? In der Praxis treten hier oft Performanceprobleme auf, insbesondere wenn große Datenmengen anfallen.
  • Erkundigen Sie sich z.B. bei Ihrer Hausbank, ob das in der Finanzbuchhaltung ggf. integrierte Verfahren zum Abholen, Anweisen und Übermitteln der Bankbuchungen über das Internet sicher ist. Sollte das Onlinebanking mit einer externen Software übernommen werden, dann muss auch dort ein sicheres Transaktionsverfahren vorhanden sein. In diesem Fall ist es zweckmäßig, dass die Finanzbuchhaltung mit der Onlinebankingsoftware zusammen arbeiten kann, um zum Beispiel Kontenumsätze automatisch zu buchen. Ein abhörsichere Übermittlung ermöglicht beispielsweise das Hypertext Transfer Protocol Secure ( HTTPS ).
  • Stellen Sie sicher, dass Funktionen zur Erstellung der Gewinn- und Verlusterechnung ( GuV ) und der Bilanz vorhanden sind, wenn Sie diese Aufgaben nicht einem Steuerberater übertragen möchten.
  • Überprüfen Sie, welche Funktionen zur Kommunikation mit den Finanzbehörden vorhanden sind. Die Software sollte ein integriertes Elster- Modul enthalten. Dies ist für ein Unternehmen sinnvoll, falls es umsatzsteuerpflichtig ist. Mit diesem Modul kann man beispielsweise die
    • Umsatzsteuervoranmeldung,
    • Umsatzsteuerjahreserklärung,
    • Einkommenssteuererklärung,
    • Dauerfristverlängerung9 ,
    • Zusammenfassende Rechnung10 ,
    • Lohnsteuerabzugsmerkmale11 ,
    • Gewerbesteuererklärung oder Einnahmeüberschussrechnung (EÜR)
    in elektronischer Form via ELSTER12 an das Finanzamt senden.
  • Beachten Sie, dass die Buchführungsdaten zentraler Datenbestand für viele andere Unternehmensbereiche sind. Sie bilden meist die Grundlage für betriebliche Kennzahlen und Statistiken. Die Buchführungsdaten sollten deswegen in besonders effizienten Datenbankstrukturen gespeichert werden, um schnellen Zugriff auf die Daten zu gewährleisten.
  • Fragen Sie ob, man alle Buchhaltungsbelege einscannen und archivieren kann, um jederzeit Zugriff auf Ihre Belege und Dokumente zu haben und kaufmännische Mitarbeiter von zeitintensiven Rechercheaufträgen zu entlasten.
  • Stellen Sie sicher, dass die Buchführungsdaten den Datenschutzbestimmungen gerecht werden und ausreichend gegen unbefugten Zugriff geschützt sind. Daten der Buchhaltung enthalten besonders viele sensible Informationen13 , die vor unbefugtem Zugriff, dem Kopieren oder vor Änderungen geschützt werden sollten.
  • Fragen Sie nach, ob Buchungen direkt beim Scannen eines Belegs erfolgen können, wenn Sie mit großen Mengen von Belegen und deren Erfassung arbeiten.
  • Erkundigen Sie sich, ob die Software DATEV-kompatibel ist, um die Buchführungsdaten z.B. an den Steuerberater zu übermitteln.
  • Achten Sie darauf, dass die Rechnungsstellung mittels ZUGFeRD-Standard (ZUGFeRD = Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) möglich ist. Damit kommen Sie Ihren Kunden entgegen, da diese Ihre Rechnungen nach einem anerkannten Standardverfahren automatisch verarbeiten können und somit Kosten sparen.
  • Klären Sie, ob die Software Funktionen enthält, mit denen man Vorlagen oder Makros erstellen kann. Dies ist wichtig, falls Sie die Geschäftsvorfälle Ihrer Buchhaltung automatisieren möchten. Lassen Sie diese gegebenenfalls fachgerecht durch Ihren Steuerberater anlegen.
  • Erkundigen Sie sich, ob die Software einen Abschreibungsrechner enthält. Das ist sinnvoll, um festzustellen, welchen Anteil der Anschaffungskosten für Arbeitsmittel man jährlich im Rahmen einer Steuererklärung geltend machen kann.
  • Fragen Sie nach Mehrplatz- bzw. Mandantenfähigkeit. Mandantenfähig ist eine Software, wenn mit ihr mehrere Mandanten verwaltet werden können oder voneinander getrennte Benutzerkonten unterstützt werden. Dies ist wichtig, damit beispielsweise Steuerberater für mehrere Mandanten Buchführungsdaten verwalten können oder aber verschiedene Sachbearbeiter einer Firma nur auf die Daten für ihren jeweiligen Bereich zugreifen können. 14
  • Erkundigen Sie sich, ob die Software eine sogenannte "Übungsfirma" enthält. Mittels dieser Funktion kann man die Anwendung des Buchhaltungsprogrammes zunächst einüben und sich auf diese Weise damit vertraut machen.
  • Prüfen Sie, ob Sie Berichte, Grafiken oder Dashboards erstellen können, um Ihre wichtigen Kennzahlen übersichtlich auf einen Blick erkennen zu können.
  • Achten Sie darauf, dass die Buchhaltungssoftware Aufteilungsbuchungen bzw. Splitbuchungen unterstützt.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre benötigten Im- und Exportfunktionen zur Verfügung stehen und die benötigten Datenformate und Standardformate unterstützt werden.15 Beim Import sollten Datenformate unterstützt werden, auf die Ihre eventuell vorhandene alte Buchhaltungssoftware zugreift oder sie exportieren kann. Exportfunktionen und Formate ermöglichen es Ihnen später auf ein anderes System zu wechseln.
  • Erkundigen Sie sich, ob die Software Listen von Berufsgenossenschaften und gesetzlichen Krankenkassen in ihrem Leistungsumfang beinhaltet. Diese Stammdaten sind wichtig, falls Sie im Rahmen von Lohn- und Gehaltsabrechnungen regelmäßig Beiträge dorthin abführen müssen.

1 Die Anlayse der Buchführungsdaten wird oft mit einer Prüfsoftware wie z.B. IDEA vorgenommen.
2 SWIFT steht für Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication
3 DTA sind Datenträgeraustausch-Verfahren im bargeldlosen Zahlungsverkehr
4 Die Abkürzungen stehen für: HGB = Handelsgesetzbuch, StR = Steuerrecht, IFRS = International Financial Reporting Standards
5 BAB ist ein Betriebsabrechnungsbogen und DB steht für Deckungsbeitrag
6 vgl. auch AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. Nutzungsregelung Bescheinigungswesen, aufgerufen am 19.06.2023
7 vgl. auch Bundesministerium für Finanzen, Satzbeschreibung der Anordnungsunterlagen zu den Schnittstellen F15/F15z, aufgerufen am 19.06.2023
8 Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme
9 falls man verhindert sein sollte, die Steuererklärung rechtzeitig abzugeben
10 nach §2 Abs. 2 Umsatzsteuergesetz
11 um die Lohnklassen zu bestimmen
12 ELSTER ist eine deutsches Projekt zur Abwicklung der Steuererklärungen und Steueranmeldungen über das Internet. (elektronische Steuererklärung)
vgl. auch Wikipedia ELSTER, aufgerufen am 19.06.2023
13 Z.B. Löhne und Gehälter aller Mitarbeiter, Provisionszahlungen, Kundenumsätze, Einkaufspreise
14 vgl. auch 2.7 Mandantenfähigkeit
15 vgl. auch 7.1 Datenschnittstellen
Abkürzungen:
UStG: Umsatzsteuergesetz
GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
DMS: Dokumenten Management System
CRM: Customer Relationship Management
GuV: Gewinn- und Verlustrechnung
BWA: Betriebswirtschaftliche Auswertung
ZM: Zusammenfassende Meldung
SWIFT: Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication
BilMoG: Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz
HGB: Handelsgesetzbuch
AfA: Absetzung für Abnutzung
BAB: Betriebsabrechnungsbogen
WE: Wareneingangsprüfung
AWV: Außenwirtschaftsverordnung
EÜR: Einnahmenüberschussrechnung
ZUGFeRD: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland
DTA: Datenträger-Austausch-Format
IFRS: International Financial Reporting Standard
DB: Datenbank
vgl.: vergleiche
Software zum Thema FiBu:
HS Finanzwesen - die Software für Finanzbuchhaltung
HS Finanzbuchhaltung - die Software für Ihre Buchhaltung
Diamant/4 Finanzbuchhaltung
SAP Business One
syska EURO FIBU