EDI Software
Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von EDI Software
Was ist EDI?
Electronic Data Interchange (EDI) bezeichnet den elektronischen Austausch von geschäftlichen Dokumenten wie zum Beispiel Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheinen, Lieferaufträge und so weiter. EDI ersetzt den ansonsten üblichen Papieraustausch zwischen den Geschäftspartnern. Strukturierte Daten werden elektronisch zwischen den Partnern mittels bestimmten Nachrichtenstandards ausgetauscht. EDI selbst bezeichnet dabei keine Technologie, sondern das Konzept des elektronischen Datenaustauschs. Für die tatsächliche Anwendung werden Kommunikationsprotokolle (Austauschprotokolle) und Dokumentenstandards bzw. Nachrichtenstandards benötigt. Die Anbindung kann dabei über drei unterschiedliche Verfahren erfolgen: der Eigenbetrieb im Unternehmen, WebEDI oder EDI-Outsourcing.
Grafik: Nachrichtenaustausch zwischen Unternehmen
Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema EDI - Electronic Data Interchange |
Vorteile von EDI
Es gibt verschiedene Vorteile für Unternehmen, die sich aus der Nutzung des EDI im Vergleich zum papiergebundenen Austausch von Dokumenten ergeben. Hierzu zählen vor allem die schnelleren Übertragungszeiten und die reduzierten Durchlaufzeiten sowie insgesamt verkürzte Vorgänge. Gleichzeitig erhöht sich die Genauigkeit der Information, da Übertragungsfehler deutlich reduziert werden. Durch die elektronische Übertragung liegen die Informationen aber nicht nur schneller, sondern auch strukturierter vor, was die Verarbeitung und auch die Auswertung der Geschäftsdaten vereinfacht. Neben der Kosteneinsparung und der Effizienzsteigerung sorgt der Einsatz von EDI in der Regel für eine generelle Optimierung von Unternehmensprozessen.
EDI-Standards
Es gibt zahlreiche EDI Nachrichtenstandards. Diese Standards sind oft branchenbezogen wie beispielsweise GAEB für das Bauwesen oder VDA für die Automobilindustrie oder SWIFT für Banken. Zu den internationalen EDI Standards, die branchenübergreifend eingesetzt werden, zählt EDIFACT (EDI for Administration, Commerce and Transport).
Dieser EDI Standard umfasst zahlreiche sogenannte Subsets, die branchenspezifisch eingesetzt werden. Zu den EDIFACT Subsets gehören u.a. EANCOM für die Konsumgüterindustrie, CEFIC für die chemische Industrie und EDITRANS für die Transportwirtschaft.
Eine Auflistung von wichtigen EDI Nachrichtenstandards finden Sie in unserem Blogartikel „Die Grundidee von EDI und das Digitalisierungspotenzial für Unternehmen“.
Funktionsweise von EDI
Für den elektronischen Datenaustausch wird ein Dokument erzeugt. Dies kann beispielsweise der Lieferschein oder die Rechnung sein. Das Dokument wird in der Regel aus der Warenwirtschaft oder dem ERP erzeugt. Je nach eingesetzter Software kann der Dokumentenstandard dann ein eigenes Formate wie iDoc von SAP oder auch ein Standardformat wie EDIFACT sein. Für die Übergabe der Daten an weitere Systeme wird eine EDI-Schnittstelle vorausgesetzt. Diese ist meist als EDI-Modul für die Warenwirtschaft oder das ERP verfügbar.
Der Empfänger des Dokuments nutzt unter Umständen einen anderen Dokumentenstandard als der Absender benutzt. Hierzu wird ein EDI-Konverter eingesetzt. Durch den Einsatz des EDI-Konverters wird die ständige Anpassung der EDI-Schnittstelle des unternehmenseigenen ERPs oder der Warenwirtschaft umgangen. Wenn das Dokument beim Empfänger angekommen ist, wird es meist an die Datenstruktur der Empfängersoftware angepasst und weiterverarbeitet.
Gängige Nachrichtenformate von EDIFACT
Unterschiedliche Geschäftsprozesse können mit EDIFACT Nachrichtenformaten abgebildet werden. Es stehen über 200 solcher EDIFACT Formate zur Verfügung. Die Nachrichten werden mit einem eindeutigen sechsstelligen Kürzel gekennzeichnet. Zu den häufigsten Nachrichten gehören Bestellung (ORDERS), Rechnung und Gutschrift (INVOIC), Lieferavis / Lieferschein (DESADV), Zollerklärung (CUSDEC) und Auftragsbestätigung (ORDRSP).
Eine Liste mit allen derzeit möglichen sechsstelligen Nachrichten (messages) finden Sie bei der United Nations Economic Commission for Europe (UNECE). Die EDIFACT Nachrichtenformate sind dabei gänzlich unabhängig vom eingesetzen Übertragungs- bzw. Kommunikationsprotokoll.
EDI Kommunikationsprotokolle
Neben den Standards und Nachrichtenformaten spielt das EDI Kommunikationsprotokoll eine wichtige Rolle im EDI Verfahren. Diese Übertragungsprotokolle bestimmen die Art und Weise, wie die EDI-Dokumente ausgetauscht werden sollen.
Zu den gängigen EDI-Protokolle gehören:
- AS1, AS2, AS3, AS4
- OFTP, OFTP2
- FTP, SFTP, FTPS
- HTTP, HTTPS
- X.400 (E-Mail-Protokoll)
Bei den Übertragungsprotokollen geht es nur um die Frage, wie das Dokument vom Absender zum Empfänger gelangt.
AS2 (Applicability Statement 2) ist eine gesicherte Übertragungsmethode, bei der gewissermaßen ein Umschlag für die eigentliche Nachricht erzeugt wird, die dann gesichert über das Internet übertragen wird. Die Nachricht wird digital signiert und verschlüsselt. Der Absender bekommt eine digitale Empfangsbestätigung (Message Disposition Notification MDN) und kann so die fristgerechte Zustellung bei Bedarf nachweisen.
AS4 (Applicability Statement 4) basiert auf Webservices. Zusätzlich zu den Möglichkeiten von AS2 umfasst AS4 aber neben der Push-Funktion auch eine Pull-Unterstützung. Es gibt also nicht nur die Möglichkeit für den Absender Nachrichten zu versenden und eine digitale Empfangsbestätigung zu bekommen, sondern auch die Möglichkeit für den Adressaten Nachrichten aktiv abzuholen. Der AS4-Server ist dafür permanent erreichbar. AS4-Empfänger können Nachrichten zurücksenden oder auch weiterleiten. Die EDI-Nachrichten sind während der Übertragung nicht veränderbar. Die Vertraulichkeit kann mittels moderner Krypto-Verfahren sicher gestellt werden. AS4 ermöglicht zudem eine automatisierte Dublettenprüfung.
Das AS4 Protokoll wird u.a. für die Kommunikation im Bereich der Energiewirtschaft (ENTSOG), im Bereich von internationalen Vergabeverfahren (PEPPOL) eingesetzt. Die Bundesnetzagentur hat im März 2022 die Festlegung zur künftigen Absicherung der elektronischen Marktkommunikation Strom veröffentlicht. In der Anlage 1 wurde ein Zeitplan für die verbindliche Einführung des AS4 Protokolls vorgestellt. Ab dem 1.12.2022 soll die Test- und Umsetzungsphase erfolgen. Diese wird am 1.10.2023 von der Übergangsphase bzw. dem Parallelbetrieb abgelöst und ab dem 01.04.2024 ist von den Marktteilnehmern zur Marktkommunikation Strom jegliche Kommunikation via AS4 mit TLS durchzuführen.
Typische Module und Funktionen von EDI-Software
- Kommunikationsprotokolle
- Nachrichtenstandards
- Formatkonvertierungen
- XML-Editor
- Dokumentenindizierung
- Dokumentenklassifikation
- Schnittstellen
- Datensynchronisation
- Synchronisationsfunktion
- EDI-Konverter
- Konverterverwaltung
- EDI-Viewer
- Alarmfunktion / Benachrichtigungen
- Dokumentarchivierung
- regelbasierte Workflows
Weitere Tipps und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software zur Geschäftsabwicklung per EDI
- Prüfen Sie, welche Kommunikationsstandards abgebildet werden! Werden die für Ihre Branche maßgeblichen Standards (zum Beispiel AS4 für die Marktkommunikation im Bereich Strom) unterstützt?
- Fragen Sie nach, welche Schnittstellen die EDI Software umfasst. Die Software muss Daten mit Drittsoftware wie dem ERP, der Warenwirtschaft, der Lagerwirtschaft oder E-Commerce Anwendungen austauschen können.
- Achten Sie auf die Sicherheitsstandards der EDI Software bzw. des EDI Anbieters. Die Software sollte die aktuellen Sicherheitsstandards abbilden und Sicherheit bei der Übertragung der EDI Nachrichten gewährleisten. Die Nachrichten sollten auch im Speicher verschlüsselt abgelegt sein.
- Überlegen Sie, ob Sie eine On-Premises EDI Software einsetzen wollen oder EDI auslagern und einen EDI Serviceanbieter wählen. Die Auslagerung bietet sich vor allem dann an, wenn Sie nur wenige EDI Nachrichten pro Tag austauschen.
- Erkundigen Sie sich, wie das Transaktionsgeschehen dargestellt wird! Gibt es beispielsweise ein Dashboard oder Monitor, mit dem Sie einen Überblick über die Transaktionen haben. Können Nachrichten über diesen Monitor als PDF angezeigt, via E-Mail versendet oder direkt heruntergeladen werden?
- Bietet die Software eine revisionssichere Archivierung? Fragen Sie den Anbieter, ob alle relevanten Daten (EDI-Nachricht, Kommunikationslog, korrespondierende ERP-Datei) in einem Archiv abgelegt werden. Gibt es spezielle Archiv-Workflows, die eingerichtet werden können?
- Fragen Sie den Anbieter der EDI Software, ob Sie benachrichtigt werden, falls es zu Fehlern in der Lieferkette kommt. Benachrichtigungen sind wichtig, damit Sie schnell beim Auftreten von Fehlern reagieren können.