Software-Tipps

Prozessmanagement


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Prozessmanagement Software

Kurze Erläuterung zu Prozessmanagement:

Prozessmanagement ist ein systematisch geprägter Ansatz um alle Unternehmensprozesse im Sinne einer Unternehmensstrategie zu erfassen und zu steuern und über ein Monitoring den Abgleich mit den festgelegten Unternehmenszielen herzustellen. Dieser prozessorientierte Ansatz wird z.B. auch im Rahmen der Qualitätsmanagementnorm ISO 9000:2015 gefordert. Je nach Zielstellung gibt es verschiedene Systematiken und Methoden. Zu diesen Modellierungsmethoden gehören z.B.

  • Flussdiagramm / Flowchart
  • (erweiterte) ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)
  • Value Stream Mapping
  • Business Process Modeling Notation (BPMN)
  • Unified Modeling Language (UML)
Software für Prozessmanagement unterstützt die Erfassung und Modellierung ebenso wie die Analyse. Sie bietet in der Regel eine umfangreiche Palette an grundlegenden Funktionen in den Bereichen Modellierung, Analyse, Simulation, Prozessausführung und Monitoring.

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Business Prozessmanagement (BPM)


Typische Funktionen von Prozessmanagement Software:

  • Modellierung von Geschäftsprozessen
  • BPMN 2.0 – Business Process Model and Notation
  • Freie Definition von Strukturen und Modellierungsobjekten
  • Veröffentlichung von Prozessen und Dokumenten im Prozess- und QM-Portal
  • Modellierung mit Swimlanes horizontal und vertikal
  • Modellierung von Prozesslandkarten und Prozessmodellen im Browser
  • Generierung von Prozessbeschreibungen
  • Value Stream Mapping
  • Flussdiagramm / Flowchart
  • Entity-Relationship-Modellierung1
  • Frei definierbare Kennzahlen
  • Workflow-gesteuerte Freigabeprozesse Collaboration
  • Abbildung der Organisationsstruktur
  • (erweiterte) ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)
  • Unified Modeling Language (UML)
  • Dokumentenmanagement mit Check-In und Check-Out
  • Informationsträgerdiagramm
  • Risikoträgerdiagramm
  • Variantenmanagement
  • Abbildung aller Risikomanagement Prozesse
  • Standortmanager
  • Individuell konfigurierbare Berichte und Auswertungen
  • Compliance
  • Strategiemanagement
  • Auditverwaltung
  • Qualitätsmanagement
  • Maßnahmenmanagement
  • Prozesskostenrechnung
  • Erfassung der Verbesserungen im BPM-Portal
  • Versionierung von Prozessen
  • Prozessanalyse
  • BPMN-2.0-Schnittstelle
  • Import von Prozess-Daten (z.B. Visio-(basierte) Prozesse, Aris-Prozesse)
  • API-Schnittstelle
  • XML-Schnittstelle
  • BPEL-Schnittstelle
  • MS-Excel-Schnittstelle
  • SAP-Schnittstelle (SolMan/ RBE+)
  • Such- und Filterfunktionen
  • Workflow
  • Mehrsprachenfähigkeit
  • Benutzerverwaltung mit umfangreichem Rechte- und Rollenkonzept
  • Rechte- und Rollenmanagement
  • Mehrbenutzer- und Mandantenfähigkeit
  • Customizing Funktionen
  • Funktionen für das Changemanagement

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Prozessmanagement Software:

  • Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
  • Gibt es Individualisierungsmöglichkeiten für z.B. Dashboard-Darstellungen oder Portalansichten?
  • Klären Sie, ob Sie Ihre Unternehmensprozesse mit den für Sie wichtigen Modellierungsmethoden (Notationsmöglichkeiten) abbilden können.
  • Ist die Software um weitere Notationsmöglichkeiten erweiterbar? Können eigene Notationen aufgenommen werden?
  • Umfasst die Software rollenspezifische Sichten bzw. rollenbasierte Zugriffsmöglichkeiten?
  • Erkundigen Sie sich, ob ein Prozessportal den Zugriff auf Prozesse in HTML, word oder pdf ermöglicht.
  • Ist es möglich in die Lösung ein Anweisungswesen bzw. betriebliches Vorgabewesen aufzunehmen?
  • Fragen Sie, ob die Software fachliche Best-Practice-Bibliotheken enthält auf die Sie zurückgreifen können? Gibt es beispielsweise Vorlagen für ein Bewerbermanagement, ein Internes Kontrollsystem (IKS) oder ein Vertragsmanagement etc.?
  • Umfasst die Software Funktionen zur Unterstützung der Zusammenarbeit (Collaboration)?
  • Lassen sich die Prozesse im laufenden Betrieb anpassen? Gibt es eine Versionierung?
  • Fragen Sie, ob sich über Shortcuts häufig verwendete Elemente definieren lassen.
  • Können bei der Bearbeitung von Aktivitäten Voreinstellungen vorgenommen werden, so dass nur bestimmte Objekteigenschaften angezeigt werden. Dies erhöht die Übersichtlichkeit.
  • Fragen Sie nach den Veröffentlichungsmöglichkeiten. Welche Dokumententypen, Reports umfasst die Software. Sind auch HTML Darstellungen möglich für eine Veröffentlichung m Intranet oder Internet?
  • Erkundigen Sie sich nach den Funktionsbereichen (z.B. Modellierung, Analyse, Simulation, Prozessausführung, Workflow, Überwachung) der Software. Werden alle für Sie notwendigen Bereiche unterstützt?
  • Fragen Sie nach, welche Browser und mobile Plattformen der Web-Client unterstützt.
  • Klären Sie, ob es Übersetzungsfunktionen gibt und fragen Sie nach dem enthaltenen Sprachenumfang.
  • Erkundigen Sie sich nach den Modellierungsaufwänden und nach evtl. Lizenz- und Modulkosten.
  • Klären Sie, welche Softwaredokumentationen bzw. Schulungsmöglichkeiten zur Verfügung (Handbuch, Forum, Online-Hilfe, FAQ, Support, ..) stehen?

1 Auch als ERM bekannt, ist eine Modellierung von Gegenständen und deren Zusammenhänge.
vgl. auch Einführung in das Entity-Relationship-Modell, Stefan Brass, Universität Halle, aufgerufen am 29.06.2020