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sycat IMS Portal

Alle Dokumente und Prozesse in einem zentralen System – adressiert und gelenkt

Version:  8.X

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Alle Dokumente und Prozesse in einem System - sycat IMS Portal

Im IMS Portal sind die kompletten Dokumente und Prozesse ihres Unternehmens immer auf dem neuesten Stand. Die vollautomatische Versionierung und Archivierung sowie der integrierte Freigabe- und Lenkungsprozess sind natürlich revisionssicher.

Durchdachte Nutzerrollen, persönliche Dashboards und automatische Benachrichtigungen sorgen für die gezielte und adressierte Lenkung von Informationen im gesamten Unternehmen.
Mit den optionalen Erweiterungen wie sycat eLU, sycat Portal Startseite oder sycat MAM machen Sie aus dem Portal die zentrale Unternehmensplattform Ihres integrierten Managementsystems.

Vollautomatische Versionierung und Archivierung

Alle Prozesse und Dokumente sind immer auf dem aktuellen Stand. Sämtliche Änderungen sind jederzeit zurückverfolgbar und transparent.

Userspezifischer Login

Jeder User bekommt einen Single Sign-on für die Nutzung des sycat IMS Portals. So können Sie die Prozesse und Dokumente mit entsprechenden Berechtigungen jedem Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Das schafft eine sehr hohe Akzeptanz, da jeder Leser nur die Informationen sieht, die für ihn wichtig sind.

Aktive Lesebestätigung

Für neue oder geänderte Dokumente haben Sie die Möglichkeit von jedem Mitarbeiter eine aktive Lesebestätigung anzufordern. Damit muss der Mitarbeiter bestätigen, dass er das Dokument gelesen und verstanden hat.

Flexible Volltextsuche

Mittels der konfigurierbaren Schnellsuche findet der Leser schnell das benötigte Dokument oder den gewünschten Prozess. Schon während des Eintippens des Suchbegriffs werden dem User Vorschläge gemacht.

Integrierter Freigabe- und Lenkungsprozess

Mit dem frei individualisierbaren Freigabe- und Lenkungsprozess passen Sie Ihren Workflow über flexibele Rollenmodelle genau den Bedürfnissen Ihrer Organisation an. Von der Erstellung über die Verteilung bis zur Archivierung bleibt Ihr Lenkungslauf immer nachvollziehbar und revisionssicher.

Anpassbar und flexibel

Im Rahmen der Dokumentenarten können Sie die Verantwortlichkeiten für den Freigabeprozess flexibel ausgestalten und so die individuellen Gegebenheiten der Organisation für Erstellung, Prüfung, Freigabe und Revision berücksichtigen.

Angelegte Dokumentenarten werden beim Erstellen, Prüfen oder Ändern automatisch durch Textmarken befüllt.

Automatisch erstellte Vergleichsdokumente

Bei jeder Änderung von Dokumenten wird automatisch eine Vergleichsversion erstellt. Jeder Mitarbeiter kann sofort die Änderungen erfassen, auch ohne das Dokument komplett zu lesen.

Alle Vorgänge stets im Blick

Dank einer übersichtlichen Aufgabenliste behalten Sie zu jeder Zeit die volle Kontrolle über Ihre Vorgänge. Die Aufgabenliste lässt sich nach zahlreichen Kriterien filtern und sortieren.

Schnell und einfach optimierte Prozesse mit dem sycat Process Designer

Mit dem sycat Process Designer erstellen Sie schnell und einfach übersichtliche Grafiken Ihrer Geschäftsprozesse. Per Drag & Drop können Sie mit vordefinierten Modellierungselementen schrittweise sämtliche Aktivitäten abbilden und den einzelnen Abschnitten alle zugehörigen Dokumente, IT-Systeme, Normkapitel, aber auch Risiken und Verbesserungsansätze hinzufügen.
Unabhängig vom selbst gewählten Detaillierungsgrad erlaubt diese Modellierungskonvention eine unglaubliche Transparenz und Übersichtlichkeit über die dargestellten Prozesse. Wie auf einer Landkarte gewinnen Sie größtmöglichen Überblick und erkennen Zusammenhänge sowie Optimierungspotentiale auf einen Blick.

Prozessmodellierung schnell und einfach

Durch die intuitive Benutzeroberfläche und vordefinierten Modellierungskonventionen lassen sich mit dem sycat Process Designer ohne großen Schulungsaufwand Geschäftsprozesse in den unterschiedlichsten Detaillierungsgraden einfach per Drag & Drop modellieren.

Alle Informationen am richtigen Platz

Den einzelnen Prozessschritten können sämtliche Informationen, beispielsweise Dokumente, IT-Systeme, Normkapitel, Risiken oder auch Verbesserungsansätze, hinterlegt werden. So sind alle Informationen zentral in einer SQL-Datenbank hintergelegt.

Erlangen Sie die Übersicht über Ihre Prozesse

Die so geschaffene Transparenz bietet die Basis für zahlreiche Analysen, die direkt in der Software dokumentiert werden können. So enthüllen Sie sämtliche Optimierungspotentiale Ihrer betrieblichen Abläufe.

Die Vorteile auf einem Blick

  • Intuitiv und einfach zu bedienen
  • Persönliche Dashboards und Favoriten
  • Schnelle Volltext-Suchfunktion
  • Praktische Gliederung der Prozesse und Dokumente
  • Prozesse und Dokumente werden automatisch normkonform versioniert und archiviert
  • Alle Prozesse und Dokumente interaktiv verknüpft
  • Automatische Benachrichtigung bei neuen oder geänderten Dokumenten
  • Webbasiert und im Responsive Design (ideal für Tablets)
  • Einfache Masken für eine schnelle und unkomplizierte Bearbeitung
  • Zuordnung von Normenanforderungen und -kapiteln
  • Innovatives Rollenkonzept für individuellen Workflow-Umfang
  • Dokumentierte Prüfungen und Freigaben auch außerhalb der Workflow-Anwendung möglich
  • Auch ungelenkte Dokumente können im Portal mit angepassten Workflow-Funktionen veröffentlicht werden
    Veröffentlichung / Freigabe von Prozessen ohne Umwege
  • Bereitstellung von Dokumentenvorlagen / Templates
  • Direktes Öffnen, Bearbeiten, Speichern von Word- und Excel-Dokumenten in der Anwendung
  • Automatische Befüllung von Textmarken
  • Automatische Erstellung von Vergleichsdokumenten verschiedener Dokumenten-Versionen
  • Automatische Revisionsüberwachung, automatisches Zurückziehen bei Erreichen des »Gültig-bis-Termins«
Funktionen:
2D-Darstellung
Abfragen
Ablagestrukturen
Ablaufvisualisierung
Änderungsverfolgung
Anlegen und Löschen von Dokumenten
API-Schnittstellen
Archiv-Zugriffsrechte
Auditverwaltung
Berichte
Berichte und Auswertungen
BPEL-Schnittstelle
BPMN 2.0
BPMN 2.0 Workflows
BPMN-2.0-Schnittstelle
Changemanagement
Collaboration
Compliance
Customizing
Dashboards
Dateiarchivierung
Datenanalyse und -visualisierung
Datenschutz
DMS
Dokumenten-Workflow
Dokumentenlenkung
Dokumentenvorlagen
Editor
Entity-Relationship-Modellierung
ereignisgesteuerte Prozesskette
Flussdiagramm / Flowchart
Funktionsbaum
Geschäftsprozess Simulation
Geschäftsprozessmodellierung
Import von Prozess-Daten
Inhaltsübersicht
Kennzahlen und Kennzahlensysteme
Kennzahlensimulationen
Kopf- und Fußtexte
Mandantenfähigkeit
Maßnahmenmanagement
Mehrbenutzerfähigkeit
Mehrsprachigkeit
Metadaten-Suche
Modellierungsworkflow
MS-Excel-Schnittstelle
Organisationsstruktur einbinden
PDF Viewer
PDF-Bearbeitung
Prozess- und QM-Portal
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Prozesskostenrechnung
Prozesslandkarten
Prozessmodellierung
Prozessoptimierung, numerische Simulation
Prozesstemplates
Prozessvisualisierung
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Verschlagwortung
Versionierung von Prozessen
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Workflow-Management
XML-Schnittstelle
Zielgruppen:
  • KMU
  • Unternehmen jeder Größe und Mitarbeiteranzahl
  • Organisationen
  • Betriebe
  • Krankenhäuser
  • Automotiv
  • ISO EN DIN 9001:2015 zertifizierte Betriebe
  • Anwender anderer Normen
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Die Software wurde von SoftGuide u.a. für folgende Projekte in Betracht gezogen:

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