sycat IMS Portal
Alle Dokumente und Prozesse in einem zentralen System – adressiert und gelenktVersion: 8.X
Kompatibel mit
Version: 8.X
Im IMS Portal sind die kompletten Dokumente und Prozesse ihres Unternehmens immer auf dem neuesten Stand. Die vollautomatische Versionierung und Archivierung sowie der integrierte Freigabe- und Lenkungsprozess sind natürlich revisionssicher.
Durchdachte Nutzerrollen, persönliche Dashboards und automatische Benachrichtigungen sorgen für die gezielte und adressierte Lenkung von Informationen im gesamten Unternehmen.
Mit den optionalen Erweiterungen wie sycat eLU, sycat Portal Startseite oder sycat MAM machen Sie aus dem Portal die zentrale Unternehmensplattform Ihres integrierten Managementsystems.
Alle Prozesse und Dokumente sind immer auf dem aktuellen Stand. Sämtliche Änderungen sind jederzeit zurückverfolgbar und transparent.
Jeder User bekommt einen Single Sign-on für die Nutzung des sycat IMS Portals. So können Sie die Prozesse und Dokumente mit entsprechenden Berechtigungen jedem Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Das schafft eine sehr hohe Akzeptanz, da jeder Leser nur die Informationen sieht, die für ihn wichtig sind.
Für neue oder geänderte Dokumente haben Sie die Möglichkeit von jedem Mitarbeiter eine aktive Lesebestätigung anzufordern. Damit muss der Mitarbeiter bestätigen, dass er das Dokument gelesen und verstanden hat.
Mittels der konfigurierbaren Schnellsuche findet der Leser schnell das benötigte Dokument oder den gewünschten Prozess. Schon während des Eintippens des Suchbegriffs werden dem User Vorschläge gemacht.
Mit dem frei individualisierbaren Freigabe- und Lenkungsprozess passen Sie Ihren Workflow über flexibele Rollenmodelle genau den Bedürfnissen Ihrer Organisation an. Von der Erstellung über die Verteilung bis zur Archivierung bleibt Ihr Lenkungslauf immer nachvollziehbar und revisionssicher.
Im Rahmen der Dokumentenarten können Sie die Verantwortlichkeiten für den Freigabeprozess flexibel ausgestalten und so die individuellen Gegebenheiten der Organisation für Erstellung, Prüfung, Freigabe und Revision berücksichtigen.
Angelegte Dokumentenarten werden beim Erstellen, Prüfen oder Ändern automatisch durch Textmarken befüllt.
Bei jeder Änderung von Dokumenten wird automatisch eine Vergleichsversion erstellt. Jeder Mitarbeiter kann sofort die Änderungen erfassen, auch ohne das Dokument komplett zu lesen.
Dank einer übersichtlichen Aufgabenliste behalten Sie zu jeder Zeit die volle Kontrolle über Ihre Vorgänge. Die Aufgabenliste lässt sich nach zahlreichen Kriterien filtern und sortieren.
Mit dem sycat Process Designer erstellen Sie schnell und einfach übersichtliche Grafiken Ihrer Geschäftsprozesse. Per Drag & Drop können Sie mit vordefinierten Modellierungselementen schrittweise sämtliche Aktivitäten abbilden und den einzelnen Abschnitten alle zugehörigen Dokumente, IT-Systeme, Normkapitel, aber auch Risiken und Verbesserungsansätze hinzufügen.
Unabhängig vom selbst gewählten Detaillierungsgrad erlaubt diese Modellierungskonvention eine unglaubliche Transparenz und Übersichtlichkeit über die dargestellten Prozesse. Wie auf einer Landkarte gewinnen Sie größtmöglichen Überblick und erkennen Zusammenhänge sowie Optimierungspotentiale auf einen Blick.
Durch die intuitive Benutzeroberfläche und vordefinierten Modellierungskonventionen lassen sich mit dem sycat Process Designer ohne großen Schulungsaufwand Geschäftsprozesse in den unterschiedlichsten Detaillierungsgraden einfach per Drag & Drop modellieren.
Den einzelnen Prozessschritten können sämtliche Informationen, beispielsweise Dokumente, IT-Systeme, Normkapitel, Risiken oder auch Verbesserungsansätze, hinterlegt werden. So sind alle Informationen zentral in einer SQL-Datenbank hintergelegt.
Die so geschaffene Transparenz bietet die Basis für zahlreiche Analysen, die direkt in der Software dokumentiert werden können. So enthüllen Sie sämtliche Optimierungspotentiale Ihrer betrieblichen Abläufe.
Die Dokumentansicht des IMS Portals. Durch die Verknüpfung aller Prozesse mit den zugehörigen Dokumenten lassen sich auch alle Informationen direkt aus den Prozessen heraus öffnen.
Für die Übersichtlichkeit sind Dokumente in Dokumentenarten strukturiert. Pro Dokumentenart erscheinen Dokumente in einer übersichtlichen Liste, aus der die wichtigsten Informationen und Aktionen auf einen Blick verfügbar sind.
Bei Klick auf ein Dokument öffnet sich eine Detailansicht, die sämtliche Informationen, wie Dokumentenart und -typ, Bemerkungen, beteiligte Organisationseinheiten, mitgeltene Dokumente, Zuordnungen und weitere Verwendungen, vorhält.
Jeder User kann seine wichtigsten Dokumente und Prozesse als Favoriten kennzeichnen und gruppieren um sie schneller "griffbereit" zu haben
In der Prozess-Sicht können die Prozesse in vom Kern- bis zum detaillierten Teilprozess in interaktiven Karten angezeigt werden. Sämtliche Informationen sind am Prozess hinterlegt und abrufbar.
Mit der parametrisierbaren Volltext-Suchfunktion lässt sich jedes Dokument und jeder Prozess innerhalb von Sekunden finden.
Sämtliche Dokumente und andere Informationen sind direkt mit den Prozessen verknüpft und lassen sich auch direkt aus den Prozessen aufrufen. Hier sehen Sie beispielsweise die einem Prozessschritt zugeordneten Dokumente, Arbeitsschritte und Norm-Module.
Natürlich lassen sich die Dokumente direkt in der Anwendung öffnen.
Der Dokumenten- und Prozessfreigabeworkflow ist konfigurierbar, um den verschiedensten Anforderungen und Unternehmensgrößen gerecht zu werden. Bei Handlungsbedarf werden sämtliche Beteiligte eines Lenkungslaufes durch automatische E-Mails informiert.
Bei jeder Änderung von Dokumenten wird automatisch eine Vergleichsversion erstellt. Jeder Mitarbeiter kann sofort die Änderungen erfassen, auch ohne das Dokument komplett zu lesen.
Dank einer übersichtlichen Aufgabenliste behalten Sie zu jeder Zeit die volle Kontrolle über Ihre Vorgänge. Die Aufgabenliste lässt sich nach zahlreichen Kriterien filtern und sortieren.
Mit der Erweiterung sycat Startseite können Sie das IMS Portal um eine individuell gestaltbare Intranet-Startseite ergänzen.
Die Startseite kann vielfältige Funktionen enthalten, um die Identifikation und Motivation Ihrer Mitarbeiter mit dem DMS zu erhöhen. Hier beispielsweise ein Newsblog.
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