Prozessautomatisierung und Robotic Process Automation (RPA)
Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von RPA Software
Was ist Prozessautomatisierung?
Prozesse sollen im Zeitalter der Digitalisierung möglichst nicht mehr manuell, sondern automatisiert ablaufen. Die selbsttätige Ausführung von Abläufen geschieht durch den Einsatz von Software und gerätetechnischer Ressourcen. Hierzu benötigen die Geräte und Programme Schnittstellen und Möglichkeiten für den Im- und Export von Prozess-Signalen sowie der Erfassung, Verarbeitung und Ausgabe von Prozessdaten.
Was versteht man unter RPA?
Robotic Process Automation (RPA) ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Hilfe von Software-Robotern. Diese digitalen Roboter arbeiten strukturiert und regelbasiert sich wiederholende Prozesse ab. Sie agieren auf der grafischen Benutzeroberfläche und führen Aktionen dort direkt aus. Diese Aktionen und Klicks sind im Prinzip vergleichbar mit denen der menschlichen Nutzer. Für den Einsatz der Software-Roboter sind daher keine speziellen Schnittstellen nötig. Die Bots übernehmen die Aufgaben und Rollen von menschlichen Anwendern und treten in Interaktion mit anderen Softwaresystemen.
Vorteile der RPA Software
RPA Software umfasst in der Regel Tools zur Aufzeichnung und Ausführung von Prozessen. Bei der Einführung der RPA Software werden erste Prozesse ausgewählt, die automatisiert werden sollen. Meist wird bei dieser Auswahl auch der jeweilige Prozess nochmals auf den Prüfstand gestellt und weiter optimiert. Durch die Automatisierung werden Aufgaben schneller und somit in der Regel kostengünstiger ausgeführt werden. Virtuelle Mitarbeiter (Bots) sind dabei weitaus erschwinglicher als ein menschlicher Angestellter und stehen rund um die Uhr zur Verfügung. Die Automatisierung hilft unter anderem auch bei der Dokumentation in den Bereichen der Compliance sowie bei der Sicherheit der Systeme generell.
- Prozessoptimierung im Rahmen der Einführung
- Steigerung der Prozesseffizienz
- Einfache Skalierung von RPA-Robotern bei steigenden Workloads
- Automatisierte Dokumentation für höhere Sicherheit bei der Compliance
- Kosteneinsparungen bei Prozessen
Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Prozessautomatisierung, RPA |
Beispielprozesse für RPA
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten für die Prozessautomatisierung mittels RPA. RPA ist im gesamten Unternehmen einsetzbar. Die Beispielprozesse lassen sich unter anderem im Bereich Finanzen, Personalwesen und Informationstechnologie finden.
- Angebotserstellung
- Preisvergleich
- Risiko- und Portfoliomanagement
- Finanzplanung
- Finanzanalyse
- Rechnungsverarbeitung
- Fakturierung
- Ausgabenanalyse
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- HR Analysen
- Abwesenheitsmanagement
- Dokumentenmanagement
- Reisekosten und Spesen
- Stammdatenverwaltung
- Onboarding
- Störungsmanagement
- Backups
- IT-Support
- Zugriffsverwaltung
- Serviceanforderungsmanagement
- Tests
Typische Funktionen von RPA Software
Identifizierung von Prozessen
Automatisierungs-Workflows
Separate Arbeitsumgebungen
Benutzerberechtigungen und Rollen
Entwurf Prozessaufzeichnungen
Fehlerbeseitigung
Dashboard für Management und Überwachung
Planung der Roboter
Start der Roboter
Verwaltung der Roboter
Regelbasierte Ausnahmebehandlung
Protokolle / Logfiles
Weitere Tipps und Frage-Anregungen für die Beurteilung von RPA Software:
- Achten Sie bei der Auswahl eines RPA-Tools darauf, wie die Software Prozessschritte und Prozesskomponenten erkennt und definiert! Können beispielsweise Benutzeraktionen aufgezeichnet und analysiert werden?
- Fragen Sie den Anbieter nach Möglichkeiten für maschinelles Lernen z.B. zur Festlegung von Prozessregeln. Kann die RPA Software selbständig lernen, können Prozesse mit der Zeit immer schneller und komfortabler automatisiert werden?
- Prüfen Sie die Integrationsfähigkeit mit Ihren bestehenden Systemen. Ist das System kompatibel mit der Umgebung, in der das Tool laufen soll?
- Fragen Sie den Anbieter nach den angebotenen Dienstleistungen während und nach der Implementierung des RPA Tools.
- Prüfen Sie, ob es ein übersichtliches Designstudio für Bots gibt! Umfasst das Tool eine einfache Möglichkeit, RPA-Workflows auf der Grundlage von erkannten Aufgaben einzurichten? Wie groß ist der Umfang der zu leistenden Programmierarbeit? Sind z.B. Bot-Bibliotheken vorhanden, die den Entwurfsablauf unterstützen?
- Fragen Sie den Anbieter nach den Funktionen für Bot Wartung und Verwaltung! Bei der Auswahl sollten Sie auf ein intelligentes Befehls- und Kontrollzentrum für Bots achten. Dieses Kontrollzentrum wird für die Überwachung und Steuerung der technischen und funktionalen Leistung der Bots eingesetzt. Das Zentrum sollte Ihre Experten automatisch alarmieren, wenn Probleme auftreten.
- Achten Sie bei der Auswahl eines RPA Tools auf die Usability! Es sollte einfach zu bedienen und flexibel genug sein, um grundlegende Automatisierungsprozesse zu unterstützen. Es sollte benutzerfreundlich und leicht zu steuern sein. Gibt es beispielsweise Rollen für unterschiedliche Benutzergruppen? Administratoren könnten dann z.B. alle Programmierfunktionen zur Verfügung haben, während Unternehmensanalysten ohne Programmierkenntnisse das Tool ebenfalls nutzen können.
- Fragen Sie den Anbieter nach den Techniken für die Ausnahmebehandlung! Das RPA-Tool sollte über ein gut durchdachtes Verfahren zur Behandlung von Ausnahmen verfügen. Fehler sollten während der Automatisierung schnell erkannt werden. Sollten die festgestellten Fehler keine menschliche Aufmerksamkeit erfordern, sollten diese Fehler automatisch behandelt werden können.