Prozessautomatisierung und Robotic Process Automation (RPA)

Was ist Prozessautomatisierung?

Prozesse sollen im Zeitalter der Digitalisierung möglichst nicht mehr manuell, sondern automatisiert ablaufen. Die selbsttätige Ausführung von Abläufen geschieht durch den Einsatz von Software und gerätetechnischer Ressourcen. Hierzu benötigen die Geräte und Programme Schnittstellen und Möglichkeiten für den Im- und Export von Prozess-Signalen sowie der Erfassung, Verarbeitung und Ausgabe von Prozessdaten.

Was versteht man unter RPA?

Robotic Process Automation (RPA) ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Hilfe von Software-Robotern. Diese digitalen Roboter arbeiten strukturiert und regelbasiert sich wiederholende Prozesse ab. Sie agieren auf der grafischen Benutzeroberfläche und führen Aktionen dort direkt aus. Diese Aktionen und Klicks sind im Prinzip vergleichbar mit denen der menschlichen Nutzer. Für den Einsatz der Software-Roboter sind daher keine speziellen Schnittstellen nötig. Die Bots übernehmen die Aufgaben und Rollen von menschlichen Anwendern und treten in Interaktion mit anderen Softwaresystemen.

Was ist RPA-Software?

RPA-Software (Robotic Process Automation Software) ist eine Technologie, die es Unternehmen ermöglicht, wiederkehrende, regelbasierte und strukturierte Geschäftsprozesse durch digitale Software-Roboter (Bots) automatisiert ausführen zu lassen. Diese Bots imitieren menschliche Interaktionen mit bestehenden Anwendungen, indem sie Aufgaben wie das Auslesen von Daten, das Ausfüllen von Formularen, das Verschieben von Dateien oder das Übertragen von Informationen zwischen verschiedenen Systemen übernehmen.

Kernmerkmale von RPA-Software:

• Automatisiert repetitive und zeitaufwändige Aufgaben, die normalerweise von Menschen am Computer erledigt werden.
• Arbeitet auf der grafischen Benutzeroberfläche (GUI) und benötigt in der Regel keine Änderungen an bestehenden IT-Systemen oder Schnittstellen.
• Kann Workflows zwischen verschiedenen Anwendungen und Systemen verbinden, auch wenn diese keine offenen APIs bieten.
• Erhöht Effizienz, reduziert Fehler und entlastet Mitarbeitende, die sich dadurch auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren können.
• Lässt sich schnell implementieren und ist besonders nützlich für die Automatisierung von Prozessen in Bereichen wie Buchhaltung, Personalwesen, Kundenservice oder IT-Support.

Wann ist der Einsatz von RPA für Unternehmen sinnvoll?

Robotic Process Automation (RPA) ist insbesondere dann eine effiziente Lösung, wenn herkömmliche Automatisierungsansätze an ihre Grenzen stoßen. RPA entfaltet seinen größten Nutzen bei Prozessen mit hohem Transaktionsvolumen, die stark regelbasiert sind und einen hohen Anteil manueller Bearbeitung erfordern. Besonders bei klar strukturierten, digitalen Daten und geringer Prozesskomplexität lässt sich RPA schnell implementieren und trägt zur signifikanten Reduzierung von Fehlerquellen bei.

Typische Merkmale geeigneter Prozesse für RPA

Damit sich der Einsatz von RPA wirtschaftlich und nachhaltig rechnet, sollte der betroffene Prozess möglichst viele der folgenden Kriterien erfüllen:

• Hoher manueller Aufwand
• Fehleranfälligkeit
• Strukturierte Daten
• Wiederkehrende Abläufe
• Stabile Prozessstruktur
• Klare Entscheidungslogik
• Standardisierte Vorgehensweise

Beispielprozesse für RPA

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten für die Prozessautomatisierung mittels RPA. RPA ist im gesamten Unternehmen einsetzbar. Die Beispielprozesse lassen sich unter anderem im Bereich Finanzen, Personalwesen und Informationstechnologie finden.

Weitere Tipps und Frage-Anregungen für die Beurteilung von RPA Software:

Zur Infografik

• Achten Sie bei der Auswahl eines RPA-Tools darauf, wie die Software Prozessschritte und Prozesskomponenten erkennt und definiert! Können beispielsweise Benutzeraktionen aufgezeichnet und analysiert werden?
• Fragen Sie den Anbieter nach Möglichkeiten für maschinelles Lernen z.B. zur Festlegung von Prozessregeln. Kann die RPA Software selbständig lernen, können Prozesse mit der Zeit immer schneller und komfortabler automatisiert werden?
• Prüfen Sie die Integrationsfähigkeit mit Ihren bestehenden Systemen. Ist das System kompatibel mit der Umgebung, in der das Tool laufen soll?
• Fragen Sie den Anbieter nach den angebotenen Dienstleistungen während und nach der Implementierung des RPA Tools.
• Prüfen Sie, ob es ein übersichtliches Designstudio für Bots gibt! Umfasst das Tool eine einfache Möglichkeit, RPA-Workflows auf der Grundlage von erkannten Aufgaben einzurichten? Wie groß ist der Umfang der zu leistenden Programmierarbeit? Sind z.B. Bot-Bibliotheken vorhanden, die den Entwurfsablauf unterstützen?
• Fragen Sie den Anbieter nach den Funktionen für Bot Wartung und Verwaltung! Bei der Auswahl sollten Sie auf ein intelligentes Befehls- und Kontrollzentrum für Bots achten. Dieses Kontrollzentrum wird für die Überwachung und Steuerung der technischen und funktionalen Leistung der Bots eingesetzt. Das Zentrum sollte Ihre Experten automatisch alarmieren, wenn Probleme auftreten.
• Achten Sie bei der Auswahl eines RPA Tools auf die Usability! Es sollte einfach zu bedienen und flexibel genug sein, um grundlegende Automatisierungsprozesse zu unterstützen. Es sollte benutzerfreundlich und leicht zu steuern sein. Gibt es beispielsweise Rollen für unterschiedliche Benutzergruppen? Administratoren könnten dann z.B. alle Programmierfunktionen zur Verfügung haben, während Unternehmensanalysten ohne Programmierkenntnisse das Tool ebenfalls nutzen können.
• Fragen Sie den Anbieter nach den Techniken für die Ausnahmebehandlung! Das RPA-Tool sollte über ein gut durchdachtes Verfahren zur Behandlung von Ausnahmen verfügen. Fehler sollten während der Automatisierung schnell erkannt werden. Sollten die festgestellten Fehler keine menschliche Aufmerksamkeit erfordern, sollten diese Fehler automatisch behandelt werden können.