Prozesse sollen im Zeitalter der Digitalisierung möglichst nicht mehr manuell, sondern automatisiert ablaufen. Die selbsttätige Ausführung von Abläufen geschieht durch den Einsatz von Software und gerätetechnischer Ressourcen. Hierzu benötigen die Geräte und Programme Schnittstellen und Möglichkeiten für den Im- und Export von Prozess-Signalen sowie der Erfassung, Verarbeitung und Ausgabe von Prozessdaten.
Robotic Process Automation (RPA) ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Hilfe von Software-Robotern. Diese digitalen Roboter arbeiten strukturiert und regelbasiert sich wiederholende Prozesse ab. Sie agieren auf der grafischen Benutzeroberfläche und führen Aktionen dort direkt aus. Diese Aktionen und Klicks sind im Prinzip vergleichbar mit denen der menschlichen Nutzer. Für den Einsatz der Software-Roboter sind daher keine speziellen Schnittstellen nötig. Die Bots übernehmen die Aufgaben und Rollen von menschlichen Anwendern und treten in Interaktion mit anderen Softwaresystemen.
RPA-Software (Robotic Process Automation Software) ist eine Technologie, die es Unternehmen ermöglicht, wiederkehrende, regelbasierte und strukturierte Geschäftsprozesse durch digitale Software-Roboter (Bots) automatisiert ausführen zu lassen. Diese Bots imitieren menschliche Interaktionen mit bestehenden Anwendungen, indem sie Aufgaben wie das Auslesen von Daten, das Ausfüllen von Formularen, das Verschieben von Dateien oder das Übertragen von Informationen zwischen verschiedenen Systemen übernehmen.
RPA Software umfasst in der Regel Tools zur Aufzeichnung und Ausführung von Prozessen. Bei der Einführung der RPA Software werden erste Prozesse ausgewählt, die automatisiert werden sollen. Meist wird bei dieser Auswahl auch der jeweilige Prozess nochmals auf den Prüfstand gestellt und weiter optimiert. Durch die Automatisierung werden Aufgaben schneller und somit in der Regel kostengünstiger ausgeführt werden. Virtuelle Mitarbeiter (Bots) sind dabei weitaus erschwinglicher als ein menschlicher Angestellter und stehen rund um die Uhr zur Verfügung. Die Automatisierung hilft unter anderem auch bei der Dokumentation in den Bereichen der Compliance sowie bei der Sicherheit der Systeme generell.
Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Prozessautomatisierung, RPA |
Robotic Process Automation (RPA) ist insbesondere dann eine effiziente Lösung, wenn herkömmliche Automatisierungsansätze an ihre Grenzen stoßen. RPA entfaltet seinen größten Nutzen bei Prozessen mit hohem Transaktionsvolumen, die stark regelbasiert sind und einen hohen Anteil manueller Bearbeitung erfordern. Besonders bei klar strukturierten, digitalen Daten und geringer Prozesskomplexität lässt sich RPA schnell implementieren und trägt zur signifikanten Reduzierung von Fehlerquellen bei.
Damit sich der Einsatz von RPA wirtschaftlich und nachhaltig rechnet, sollte der betroffene Prozess möglichst viele der folgenden Kriterien erfüllen:
Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten für die Prozessautomatisierung mittels RPA. RPA ist im gesamten Unternehmen einsetzbar. Die Beispielprozesse lassen sich unter anderem im Bereich Finanzen, Personalwesen und Informationstechnologie finden.