Projektplanung
Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Projektplanungssoftware
Was ist Projektplanung?
Projektplanung ist der Prozess, bei dem die Ziele, Aufgaben, Ressourcen, Termine und Abläufe für ein Projekt im Voraus geplant und organisiert werden. Die Projektplanung ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements und dient dazu, sicherzustellen, dass ein Projekt effizient und erfolgreich durchgeführt wird.
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Schritte der Projektplanung
Projektmanagementplan erstellen
Die Erstellung eines Projektmanagementplans ist wichtig. Er bietet eine klare Struktur, definiert die Ziele und den Umfang des Projekts. Dadurch haben alle Teammitglieder und Stakeholder ein gemeinsames Verständnis darüber, was erreicht werden soll. Über die Erstellung des Zeitplans im Rahmen des Projektplans werden Aufgaben, Meilensteine und Abhängigkeiten festgelegt. Dies ermöglicht eine effiziente Nutzung der verfügbaren Zeit und stellt sicher, dass das Projekt rechtzeitig abgeschlossen wird. Der Plan identifiziert und verwaltet alle benötigten Ressourcen, einschließlich Personal, Finanzen, Ausrüstung und Materialien.
Ein Projektmanagementplan enthält in der Regel eine detaillierte Budgetierung, die sicherstellt, dass finanzielle Ressourcen effizient genutzt werden. Der Plan kann Standards und Prozesse für das Qualitätsmanagement im Projekt umfassen. Insgesamt fördert die Erstellung eines Projektmanagementplans die Transparenz, Effizienz und den Erfolg eines Projekts, indem sie eine klare Struktur und Leitlinien für die Planung, Durchführung und Überwachung bietet.
Welche Unterlagen und Dokumente kann ein Projektmanagementplan umfassen?
Ein Projektmanagementplan ist ein umfassendes Dokument, das die Basis für die Planung, Durchführung, Überwachung und Steuerung eines Projekts bildet, gemäß DIN 69901-5:2009-01. Er dient als Referenzdokument für das gesamte Projektteam und andere Stakeholder und bietet eine klare Roadmap für die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts.
Der Projektmanagementplan umfasst normalerweise eine Vielzahl von Informationen und Elementen, die für die effektive Steuerung eines Projekts erforderlich sind, z.B. Zeitplan, Budget, Ressourcenplan, Kommunikationsplan, Risikomanagementplan und Qualitätsmanagementplan. Nicht für jedes Projekt bzw. für jede Projektgröße sind alle diese genannten Unterlagen erforderlich. Ein Risikomanagementplan und Qualitätsmanagementplan ist beispielsweise für Projekte geringerer Größe und Komplexität nicht unbedingt erforderlich.
Tabelle: Allgemeine Übersicht der Unterlagen und Dokumente für einen Projektmanagementplan
| Unterlagen / Dokumente | Kleine Projekte* | Mittlere Projekte** | Großprojekte*** |
| Projekt-Initiierungsdokument | Oft einfach und knapp | Dokument mit auführlicheren Informationen | Sehr umfangreich, detaillierte Analyse |
| Projekt-Charta | Kürzere Version | Längere Version | Ausführliche, umfassende Version |
| Projektstrukturplan (PSP) | Einfacher PSP | Detaillierter PSP mit Phasen und Aufgaben | Umfassender PSP mit allen Projektbestandteilen, Phasen und Arbeitspaketen |
| Projektplan | Grundlegender Zeitplan, Meilensteine | Ausführlicherer Zeitplan, Ressourcenplanung | Vollumfänglicher Zeitplan, Ressourcenmanagement, Budgetplanung |
| Ressourcenplan | Basis-Ressourcenübersicht | Detaillierte Ressourcenplanung (Personal, Technologie) | Weitreichende Ressourcenplanung (Personal, Technologie, Ausrüstung, externe Dienstleister) |
| Risikomanagementplan | Basisrisiken | Detaillierte Risikoanalyse | Vollständige Risikoanalyse, Maßnahmenplanung |
| Kommunikationsplan | Wesentliche Kommunikationsrichtlinien | Ausführliche Kommunikationsrichtlinien | Allseitige Kommunikationsstrategie, Stakeholder-Analyse |
| Budgetplanung | Grundlegende Kostenübersicht | Exakte Budgetplanung | Umfassende Budgetierung, Finanzmanagement |
| Qualitätsmanagementplan | Elementare Qualitätsrichtlinien | Detaillierte Qualitätsziele und -kontrollen | Ganzheitliche Qualitätsrichtlinien, Überwachung und Verbesserung |
| Meilensteinberichte | Essenzielle Fortschrittsberichte | Detaillierte Fortschrittsberichte | Umfassende Fortschrittsberichte, Performance-Indikatoren |
| Änderungsmanagementdokumentation | Einfaches Änderungsprotokoll | Exakte Änderungsdokumentation | Ausführliche Änderungssteuerung, Auswirkungsanalyse |
- *Kleine Projekte: Dauer von wenigen Tagen bis zu einigen Wochen, Einzelperson oder kleines Team, geringes Budget, geringe Komplexität mit klar definiertem Umfang und gut abgegrenzten Aufgaben
- **Mittlere Projekte: Längerer Zeitraum von mehreren Monaten bis zu einem Jahr, größeres Projektteam mit evtl. mehreren Abteilungen oder Spezialisten, kann komplexe Aufgaben und Teilziele umfassen und erfordert detaillierte Planung
- ***Großprojekte: Dauer umfasst oft mehrere Jahre mit langfristigen Zielen und Meilensteinen, großes Projektteam mit Fachleuten, großes Budget inkl. Budgetierung und Überwachung, hohe Komplexität mit verschiedenen Phasen, Abhängigkeiten, Risiken und variablen Faktoren
Projektstrukturplan (PSP)
Der Projektstrukturplan ist eine hierarchische Darstellung aller Arbeitspakete und Aufgaben, die für die Durchführung eines Projekts erforderlich sind. Er stellt die Struktur des Projekts grafisch dar, indem er die Beziehungen zwischen den verschiedenen Aufgaben und Arbeitspaketen zeigt. Der PSP hilft, das Projekt in überschaubare Abschnitte zu unterteilen und erleichtert die Zuweisung von Verantwortlichkeiten.
Projektablaufplan
Ein Projektablaufplan dient als schriftliche Aufzeichnung des geplanten Verlaufs eines Projekts, sowohl hinsichtlich der inhaltlichen als auch zeitlichen Aspekte. Dieser Plan strukturiert die Ablaufelemente, darunter Vorgänge und Meilensteine, unter Berücksichtigung der sachlichen Verknüpfungen, der Randbedingungen und des übergeordneten Projektziels. Er kann unterschiedlich gestaltet sein.
Typische Beispiele sind:
Meilensteinplan
Ein Meilensteinplan identifiziert die wichtigsten Meilensteine oder Schlüsselereignisse im Verlauf eines Projekts. Meilensteine markieren entscheidende Punkte, die den Fortschritt des Projekts anzeigen. Sie dienen als Referenzpunkte für die Projektüberwachung und -kontrolle. Der Meilensteinplan hilft, den Projektfortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass das Projekt zeitnah voranschreitet
Zeitplan oder Stundenzettel
Die Terminliste ist eine Zusammenstellung aller Aktivitäten und Aufgaben eines Projekts in chronologischer Reihenfolge. Er enthält Informationen wie Start- und Enddatum, Dauer und Verantwortlichkeiten für jede Aktivität. Die Terminliste dient als Grundlage für die Erstellung des Gesamtterminplans und gibt einen detaillierten Einblick in den Projektzeitplan.
Balkenplan (Gantt-Diagramm)
Ein Balkenplan ist eine graphische Darstellung des Projektzeitplans, oft in Form eines Gantt-Diagramms. Die horizontalen Balken repräsentieren die Aktivitäten oder Aufgaben, ihre Länge steht für die Dauer, und die Position auf der Zeitachse gibt den Start- und Endzeitpunkt an. Ein Balkenplan erleichtert die Visualisierung von Aufgaben, Abhängigkeiten und Zeitplänen, was die Planung und Überwachung vereinfacht.
Netzplan
Ein Netzplan ist eine schematische Darstellung der logischen Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aktivitäten oder Aufgaben eines Projekts. Es gibt zwei Haupttypen von Netzplänen: den PERT- (Program Evaluation and Review Technique) und den CPM- (Critical Path Method) Netzplan. Netzpläne helfen, den kritischen Pfad, also die längste Kette von abhängigen Aktivitäten, zu identifizieren und den Zeitrahmen für die Fertigstellung des Projekts zu bestimmen.
Kostenplan
Ein Kostenplan im Rahmen der Projektplanung ist eine detaillierte Übersicht über alle finanziellen Aspekte eines Projekts. Der Kostenplan ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Projektbudget angemessen geschätzt wird und dass die finanziellen Ressourcen effektiv verwaltet werden.
Die wesentlichen Bestandteile eines Kostenplans sind:
Projektkostenschätzung
Eine detaillierte Schätzung aller Kosten, die im Verlauf des Projekts anfallen werden. Dies kann Personalkosten, Materialkosten, Kosten für externe Dienstleistungen, Ausrüstungskosten, Reisekosten und andere Ausgaben umfassen.
Budgetierung
Die Festlegung eines Budgets, das die Gesamtkosten des Projekts abdeckt. Das Budget sollte die Kostenschätzung widerspiegeln und als Richtlinie für die finanzielle Steuerung des Projekts dienen.
Kostenaufstellung nach Ressourcen
Eine detaillierte Aufschlüsselung der Kosten nach Ressourcen, wie zum Beispiel Personal, Ausrüstung, Materialien und externe Dienstleistungen. Dies ermöglicht eine genauere Kontrolle und Überwachung der Ausgaben.
Laufende Kostenüberwachung
Mechanismen und Prozesse zur laufenden Überwachung der Kosten während des Projekts. Dies kann regelmäßige Berichterstattung, Budgetvergleiche und Überprüfungen beinhalten.
Risikopuffer
Ein Anteil des Budgets, der als Puffer für unvorhergesehene Kosten oder Risiken im Projekt vorgesehen ist. Dies dient dazu, unerwartete Ereignisse abzufedern und sicherzustellen, dass das Projekt nicht durch unerwartete Ausgaben beeinträchtigt wird.
Kostenkontrolle und -management
Ein Plan für das effektive Kostenmanagement, einschließlich der Definition von Zuständigkeiten, Genehmigungsprozessen für zusätzliche Ausgaben und Maßnahmen zur Kostenreduzierung, falls erforderlich.
Kostenallokation
Die Zuweisung von Kosten zu spezifischen Aufgaben, Arbeitspaketen oder Phasen des Projekts. Dies ermöglicht eine detaillierte Verfolgung der finanziellen Ressourcen im gesamten Projektverlauf.
Kostenverfolgungstools
Die Auswahl und Implementierung von Tools oder Software zur Verfolgung der Projektkosten. Diese können dazu beitragen, den Überblick über die finanzielle Leistung des Projekts zu behalten.
Berichterstattung
Der Zeitplan und der Umfang der Berichterstattung über finanzielle Kennzahlen und Fortschritte im Hinblick auf das Budget. Dies kann regelmäßige Berichte für das Projektteam, Stakeholder oder die Geschäftsleitung umfassen.
Abschlussbericht
Ein umfassender Abschlussbericht, der eine Zusammenfassung der tatsächlichen Kosten im Vergleich zum Budget enthält. Dies ermöglicht eine Evaluierung der Budgetgenauigkeit und dient als Grundlage für zukünftige Projekte.
Ressourcenplan
Ein Ressourcenplan im Rahmen der Projektplanung ist ein Dokument, das alle benötigten Ressourcen für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts identifiziert, zuweist und verwaltet. Ressourcen können dabei verschiedene Aspekte umfassen, wie Personal, Zeit, Finanzen, Ausrüstung, Materialien und mehr.
Wesentliche Bestandteile eines Ressourcenplans sind:
Vorteile einer Software für Projektplanung
Präzise Verwaltung des Projektumfangs
Die eindeutigen Zuweisungen von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kosten schaffen Transparenz und tragen zu einem effizienten Projektablauf bei. Die Software ermöglicht dabei nicht nur eine präzise Verwaltung des Projektumfangs, sondern bietet auch klare Sichtbarkeit in Echtzeit, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder stets über den aktuellen Umfang und Stand des Projekts informiert sind.
Effiziente Zeitplanverwaltung
Die Software ermöglicht die Verwaltung relevanter Zeitpläne, um einen kontinuierlichen und ununterbrochenen Workflow ohne Verzögerungen sicherzustellen. Dies trägt zu einem fristgerechten Projektabschluss bei. Neben der effizienten Zeitplanverwaltung gewährleistet die Software, dass Teammitglieder leicht auf Zeitpläne zugreifen können, was die Zusammenarbeit fördert und den kontinuierlichen Workflow ohne Unterbrechungen unterstützt.
Klare Zuordnung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Durch die Software wird sichergestellt, dass jeder im Team genau versteht, wer welche Aufgaben zu welchem Zeitpunkt erledigt und zu welchen Kosten. Dies fördert eine klare Verantwortlichkeitsstruktur im gesamten Projekt. Die klare Zuordnung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten wird durch die Software nicht nur gewährleistet, sondern sie bietet auch benutzerfreundliche Dashboards, um die Verantwortlichkeitsstruktur visuell darzustellen und die Teamkommunikation zu verbessern.
Schnelle Zuweisung von Ressourcen
Durch die Software können Aufgaben schnell zugewiesen und angemessene Ressourcen zugeordnet werden. Dies erleichtert die effiziente Ressourcennutzung und stellt sicher, dass das Team optimal ausgelastet ist. Zusätzlich zur schnellen Zuweisung von Ressourcen ermöglicht die Software eine detaillierte Ressourcenplanung, um sicherzustellen, dass Teammitglieder mit den erforderlichen Fähigkeiten effektiv eingesetzt werden.
Effizientes Arbeiten ohne Informationsüberlastung
Die Projektplanung beseitigt die Notwendigkeit, alle Aufgaben im Kopf zu behalten. Durch zeitnahe Erinnerungen und klare Arbeitsstrukturen erhöht die Software die Produktivität und reduziert das Risiko von Fehlern durch Informationsüberlastung. Die Software bietet nicht nur effizientes Arbeiten, sondern integriert auch kollaborative Funktionen, wie Kommentarfunktionen und Benachrichtigungen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern und den Informationsaustausch zu optimieren.
Bessere Kenntnis des Projektstatus durch Projektverfolgung
Mit einem effektiven Projekttracker bietet die Software ein klares Bild des Projektstatus. Dies ermöglicht eine zeitnahe Berichterstattung an das Management, wodurch fundierte Entscheidungen getroffen und potenzielle Probleme frühzeitig erkannt werden können. Zu einer effektiven Berichterstattung zählen auch verschiedene Visualisierungsmöglichkeiten, die meist eine schnelle Einschätzung des jeweiligen Projektstatus ermöglichen.
Typische Funktionen der Software für Projektplanung
- Aufgabenplanung
- Ressourcenplanung
- Zeitplanung
- Teamkollaboration
- Budgetmanagement
- Risikomanagement
- Berichterstattung und Analyse
- Gantt-Diagramme
- Meilensteine
- Dashboards
- Planvarianten
- Aufgabenpriorisierung
- Dokumentenverwaltung
- Aufgabenverfolgung
- Aufgabenaktualisierung
- Projektprognosen
- Projektabschluss und Bewertung
- Integration von Drittanbieter-Tools
Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software für Projektplanung
- Prüfen Sie, ob die Software eine intuitive Bedienung gewährleistet. Dies fördert die Akzeptanz im Team!
- Bietet die Software die Möglichkeit, benutzerdefinierte Projektvorlagen zu erstellen und abzuspeichern?
- Sind die Server, auf denen die Software gehostet wird, in Deutschland lokalisiert und entspricht die Software den aktuellen Datenschutzbestimmungen wie DSGVO und BDSG-neu?
- Können benutzerdefinierte Felder in der Software nach individuellen Anforderungen angepasst werden?
- Welche Funktionen bietet die Software für Zeiterfassung und Ressourcenauslastung?
- Gibt es eine mobile App für iOS und Android, um auch unterwegs auf Projektdaten zuzugreifen?
- Wie ist der Support-Service strukturiert, und bieten Sie persönlichen Support kostenfrei an?
- Kann das Kanban Board in der Software flexibel angepasst werden, um unterschiedlichen Arbeitsmethoden gerecht zu werden?
- Welche umfangreichen Funktionen bietet die Software für ein ganzheitliches Projektmanagement?
- Wie stark können Tabellen in der Software individualisiert werden, um verschiedene Projektanforderungen zu erfüllen?
- Unterstützt die Software Integrationen mit anderen Apps, die wir in unserem Projektmanagement verwenden?
- Können wir in der Software zwischen verschiedenen Projektansichten wechseln, je nach den Anforderungen des Projekts?
- Bietet die Software die Möglichkeit, automatische Infomails an Kunden zu senden, wenn sich der Status oder die Kategorie eines Projekts ändert?