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PACS Projekt-Zeiterfassung und Projekt-Controlling

Projektmanagement, Projektcontrolling, Projektabrechnung, Projektzeiterfassung

Version:  10.3

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Das PACS Projektcontrolling-Konzept berücksichtigt alle Projektphasen, von der Akquise, über die Planung, die Projektzeiterfassung sowie die Reisekostenerfassung bis zur Abrechnung. Unterschiedlichste Auswertungsmöglichkeiten unterstützen die einzelnen Anwendergruppen bei der Entscheidungsfindung.

Eine fundierte Datenbasis ist von eminenter Bedeutung. Die PACS Projektdatenbank strukturiert deshalb alle relevanten Prozess- und Steuerungsgrößen zielgerichtet. Aus dem Datenpool zu Projekten, Kunden, Preisen, Projektzeiten, Kosten und Mitarbeitern generiert sich durch diese Qualifizierungen der entscheidende Mehrwert. 

Steigern Sie die Transparenz im Unternehmen und reduzieren Sie Kosten und sparen Sie Zeit!

Ausgangspunkt für jeden Projektauftrag ist der Verkauf: von der Neuakquise durch den Akquisiteur/ Key-Account bis zum Folgeauftrag. Um hierbei auch über größere Zeiträume den Überblick zu Aktionen, Chancen und Verkäufen zu behalten, unterstützt das PACS Modul Projekt-Akquise bei der Verwaltung der Informationen zu Zielpersonen, Kunden, Angeboten und Projekten. Eine übersichtliche und flexible Kontaktverwaltung bildet die Grundlage.

Das Projekt bildet das zentrale Bindeglied für die Durchführung und Bewertung aller Leistungen. Berechtige Personen erhalten in der Übersichtsdarstellung alle wichtigen Daten auf einen Blick (Basis-System):

  • Stammdaten zu Auftrag und Projekt
  • Angebots und Projektauftragsvolumen und noch verfügbares Projektvolumen, getrennt nach Honorar und Nebenkosten
  • Projektstatus, Projekttyp (extern/ intern), Projektart, Projektgruppen, Kostenstelle, Start- & Endtermine
  • Währungen (€, CHF, USD)
  • Rechnungen und Gutschriften mit Zahlungseingängen
  • Erfasste Zeiten als verrechenbare und nicht verrechenbare Leistungen
  • Budget: geplante, erbrachte und noch verfügbare Zeiten und Kosten

Auf Basis der Stammdaten-Vorgaben erfassen alle Mitarbeiter webbasiert die Projektzeiten und Projektreisekosten und können diese auch direkt über Berichte ausdrucken (Modul). Alternativ ist die Erfassung auch über eine Desktop-Anwendung (Basis-System) oder das Offline-Modul möglich.

Die Projekt-Zeiterfassung erfolgt:

  • pro Tag oder pro Woche/ Monat en bloc
  • als direkter Eintrag (bspw. 2,5 h), ggf. auch in Kombination Kommen/ Gehen/ Pause oder uhrzeitgenau mit Pausen
  • mit dem projektspezifischen Stunden-/ Tagessatz je Mitarbeiter
  • qualifiziert als an den Kunden verrechenbar, nicht verrechenbar oder mit dem verrechenbaren Anteil (teilweise verrechenbar).

Neben den systemdefinierten Pflichteingaben sind zusätzliche, individuell definierbare Eingabeprüfungen möglich. Beispiele hierfür sind Pflichteingaben für Beschreibungstexte oder die Einhaltung gesetzlicher Pausenzeiten. Die Qualität der erfassten Daten wird dadurch nachhaltig verbessert und ermöglicht eine direkte und zeitnahe Verwendung für Controlling und Fakturierung.

Bildet der Projektauftrag die feste Größe gegenüber dem Auftraggeber, so ist die Projektplanung (Modul) mit den Zeit- und Kostenbudgets der Steuerungsparameter für die beteiligten Berater/ Ingenieure. Der Projektauftrag kann hier in einzelne Schritte (Vorgänge/ Phasen) und/ oder Mitarbeiter/ Tätigkeiten aufgeteilt werden (pro Tag, KW, Monat oder Jahr). Freie Mitarbeiterkapazitäten werden angezeigt, wobei Projekte in Akquise zusätzlich mit der erwarteten Auftragswahrscheinlichkeit gewichtet werden.

Das Modul Projektfaktura ist ein weiterer wichtiger Bestandteil des kaufmännischen Projektmanagements im PACS System. Auf Basis der mit dem Kunden vereinbarten Form erfolgt die Rechnungsstellung ...

  • Pauschal als Festpreis oder Abschlag
  • nach Aufwand oder in Kombination
  • als Honorar, Nebenkosten oder Erfolgsbeteiligung
  • mit oder ohne Rabatte
  • für tatsächliche oder kalkulatorische Werte
  • auf Basis einer Gebührenordnung oder eigener Textvorlagen
  • in der definierten Währung ("Projektwährung")

Neben der Projektabrechnung ist auch das Mahnwesen, die Erstellung von Gutschriften und Storno-Rechnungen sowie der Zahlungseingang möglich – kurzum den gesamten Fakturakreislauf.

Durch die integrierte Verwaltung des Projektauftragsvolumens, erbrachter Leistungen und gestellter Rechnungen können jederzeit unfertige Leistungen, Anzahlungen oder der noch verbleibende Projektauftragsbestand dargestellt werden.

Das PACS Reporting liefert für alle Beteiligten die benötigten Informationen - vom Management-orientierten Kennzahlenbericht, über den Analysebericht bis zur Detailliste. Die Berichtsabfrage erfolgt durch Mitarbeiter, Projektleiter, organisatorisch Verantwortliche (Geschäftsführer/ Bereichsleiter) oder Back-Office/ Controlling - abhängig von den Berechtigungen. Alle Berichte können direkt in MS Excel oder pdf exportiert werden.

Zielgruppen:
  • Unternehmensberatung
  • Engineeringunternehmen
  • Beratende Ingenieure
  • Softwareunternehmen / IT-Dienstleister
  • Wirtschaftsprüfungsgesellschaften
  • Eigenständige Einheiten in Konzernen
  • Sonstige projektorientiert arbeitende Dienstleister
Kunden fragten
Kann eine Kosten- und Ressourcenkontrolle durchgeführt werden?
Ja, die erfassten Ist-Zeiten (siehe Pkt. 5) können den Budgetplanungen je Projekt oder auch Mitarbeiter gegenüber gestellt werden. Für die Ressourcenauslastung wird für jeden Mitarbeiter auch seine verfügbare Zeit (lt. Arbeitsvertrag abzgl. Feiertage und Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit) den geplanten (Budgetzeiten) und tatsächlichen Ist-Zeiten gegenüber gestellt.
Welche Customizing-Optionen bieten Sie im Zusammenhang mit der Software an?
Umfangreiche Customizing-Möglichkeiten für PACS-Funktionen und Darstellungen direkt in der Software. Flexible Auswertung aller Daten durch Einsatz des Berichtsgenerators SAP Crystal Reports (im Lieferumfang je Modul mit enthalten). Individuelle Anpassungen im Design und bei Inhalten bzw. Berechnungen möglich.
Gibt es eine Schnittstelle zu MS Outlook?
Ja,
- bei Klick auf die Mailadresse in der PACS Kontaktverwaltung werden die Mails über MS Outlook verschickt
- PACS Termine können in MS Outlook übertragen werden
Können Ing.-Stunden, CAD-Stunden, Kilometern und Kopierkosten veranschlagt werden?
Ja, in den Bereichen
a) Zeiten (für Ing.-Stunden und CAD-Stunden)
b) Reisekosten (für Kilometer)
c) Sonstige Leistungen (für Kopierkosten)
Ist eine Nachkalkulation möglich?
Ja, nicht nur als Nachkalkulation am Ende des Projektes, sondern auch laufend während der Projektdurchführung.
weitere Antworten auf Kundenanfragen
3. Produktbild PACS Projekt-Zeiterfassung und Projekt-Controlling

Urlaubs- und Krankheitstage: geplant - genehmigt - genommen

4. Produktbild PACS Projekt-Zeiterfassung und Projekt-Controlling

Aktuell geplante & genehmigte Urlaube aller Mitarbeiter

5. Produktbild PACS Projekt-Zeiterfassung und Projekt-Controlling

Übersichtliche Eingabe
mit Projektvorbelegung & Erfassung Kommen-Gehen-Pause (optional)

6. Produktbild PACS Projekt-Zeiterfassung und Projekt-Controlling

Direkter Aufruf der aktuellen Übersicht durch den Mitarbeiter

7. Produktbild PACS Projekt-Zeiterfassung und Projekt-Controlling

Übersichtliche Strukturierung & Qualifizierung aller Kontakte

8. Produktbild PACS Projekt-Zeiterfassung und Projekt-Controlling

Wichtige Angebotsinformationen im Überblick zu Interessenten-Kontakten & Themen (Projektvorschlag)

9. Produktbild PACS Projekt-Zeiterfassung und Projekt-Controlling

Übersichtliche Darstellung aller wichtigen Infos zum Projekt
Detaillierte Projektdaten-Pflege in den einzelnen Themen-Registern

10. Produktbild PACS Projekt-Zeiterfassung und Projekt-Controlling

Flexible & transparente Leistungsübersichten für unterschiedliche Anwendergruppen zum Ausdruck oder Export in PDF bzw. MS Excel

11. Produktbild PACS Projekt-Zeiterfassung und Projekt-Controlling

Planungen pro Projekt -> Schritt/ Arbeitspaket -> Mitarbeiter mit Budgets für Zeiten und Sachkosten/ Fremdleistungen

Überplanungen werden direkt angezeigt.

12. Produktbild PACS Projekt-Zeiterfassung und Projekt-Controlling

Einfache Rechnungsstellung: nach erbrachten Leistungen oder als Festbeträge

In der Rechnungsanlage werden die abgerechnete Tätigkeiten detailliert aufgelistet (optional)

13. Produktbild PACS Projekt-Zeiterfassung und Projekt-Controlling

Layout und Struktur der Inhalte können an individuelles CI angepasst werden

Formular alternativ mit Logo (zum Export in PDF & Versand per E-Mail) oder ohne Logo zum Ausdruck auf Briefpapier

14. Produktbild PACS Projekt-Zeiterfassung und Projekt-Controlling

Übersichtliche Darstellung aller 'Offenen Posten'

Schneller Einzel- oder Seriendruck für Mahnungen

15. Produktbild PACS Projekt-Zeiterfassung und Projekt-Controlling

Übersichtliche Darstellung aller erfassten Zeiten der Mitarbeiter

16. PACS Mitarbeiter Controlling

Mitarbeiter-Deckungsbeitrag der bearbeiteten Projekte

16. Produktbild PACS Projekt-Zeiterfassung und Projekt-Controlling

Dreistufige Deckungsbeiträge pro Projekt unter Berücksichtigung von Direkten Kosten und Gemeinkosten

19. PACS Performer Software im Überblick

PACS bietet die Möglichkeit, den benötigten Funktionsumfang nach dem Baukastenprinzip zusammen zu stellen. Die einzelnen Bausteine können mit dem Basis-Modul kombiniert werden. Spätere Erweiterungen sind problemlos möglich.

SaaS, webbasiert, Cloud:
ja
On-Premises (lokale Installation):
ja
Netzwerkfähig:
ja
Mandantenfähig:
ja
Systemvoraussetzungen:
kompatible Betriebssysteme (läuft mit):
Win 10
Win 8
Win 7
Win Server
Mainframe basierend
Unix basierend
Linux basierend
Mac OS
Mobile Betriebssysteme (unterstützt):
iOS
Android
Speicherbedarf:
mind 64 MB RAM, 1 GB Festplatte
Datenträger:
DVD
CD-ROM
Download
Flash-Speicher
Allgemeine Angaben zur Software:
Dialogsprache(n):
Deutsch, Englisch
Dokumentation:
Benutzerhandbuch, Online-Hilfe, Demo-Version
Schulung:
gegen Entgelt
Hotline:
gegen Entgelt
Installationssupport:
gegen Entgelt
Wartung:
gegen Entgelt
Customizing-Option:
im Preis enthalten
Erstinstallation:
1999
Anzahl der Installationen:
240
Sitz des Herstellers:
Deutschland
  • a2-c AG, Schaffhausen (CH)
  • Abwasserzweckverband Königsbrück
  • act Management Consulting, Wien (A)
  • Agamus Consult GmbH, München
  • ATB Consulting - Büttner & Partner - Unternehmensberatung, Buggingen
  • Audi Electronics Venture GmbH, Gaimersheim
  • Avenir Group GmbH, Luzern (CH)
  • BECN AG, München
  • BINT GmbH, Winterthur (CH)
  • blu Gruppe AG, München
  • BMP Baumanagement GmbH, Köln
  • Breilmann AG, Dreieich
  • cec | projekt GmbH, Dessau-Roßlau
  • CML GmbH, Mannheim
  • CMS GmbH, Stuttgart
  • CTH Consult Team Hamburg GmbH, Hamburg
  • DOK-Systeme GmbH, Hannover
  • Concentro Management AG, Nürnberg
  • Decura Consulting Group GmbH, München
  • DOK SYSTEME Ingenieurgesellschaft für Kommunikationstechnik mbH, Garbsen
  • Drozak Consulting GmbH, Berlin
  • Dr. Hufenbach & Partner GmbH & Co. KG, Göttingen
  • Dr. Wieselhuber & Partner, München
  • DU Diederichs & Partner GmbH, Puchheim
  • E-Bridge Consulting GmbH, Bonn
  • e-powered marine solutions GmbH & Co. KG, Hamburg
  • ESCH. The Brand Consultants GmbH, Saarlouis
  • ewico consulting s.r.l. gmbh, Bozen (I)
  • Falch, Landeck (A)
  • gfb Gesellschaft für Bankorganisation mbH, Karlsruhe
  • gfu-consult GmbH, Düsseldorf
  • Gördes, Rhöse & Collegen Unternehmensberatung GmbH, Hannover
  • High Performance Space Structure Systems GmbH, München
  • High Tech Corporate Services GmbH, München
  • hydrosim consulting, Gössendorf (A)
  • IGB Ingenieurbüro Katzschmann, Mannheim
  • in2p GmbH, Fellbach
  • INDICO-SOLUTIONS GmbH, Weyhe
  • INFO Institut Beratungs-GmbH, Saarbrücken
  • Ingenieur- und Vermessungsbüro Heinze, Bernsdorf
  • Institut für Betriebliche Gesundheitsförderung BGF GmbH, Köln
  • INTARGIA Managementberatung GmbH, Dreieich
  • IPC - Internationale Projekt Consult GmbH, Frankfurt
  • it.allions AG, Wiesbaden
  • Karla Kämmer Beratungsgesellschaft, Essen
  • KEM Kommunalentwicklung Mitteldeutschland GmbH, Dresden
  • KleRo GmbH Roboterautomation, Berlin
  • KVL Bauconsult GmbH, Berlin
  • Lexta Consultants Group, Berlin
  • managementCare GmbH, Bad Tölz
  • Marine Service GmbH, Hamburg
  • Nielsen+Partner Unternehmensberater GmbH, Hamburg
  • OCC GmbH, Mannheim
  • Ontrex AG, Brüttisellen (CH)
  • OpenAdvice IT Services GmbH, Heusenstamm
  • Pietschmann Beratende Ingenieurgesellschaft mbH, Berlin
  • Q2factory GmbH, München
  • Radermacher & Partner GmbH, Starnberg
  • Ritterwald Unternehmensberatung GmbH, Berlin
  • ROI International Management AG, München
  • Ruhl Consulting AG, Mannheim
  • Schumann Solutions GmbH, Flensburg
  • SHC Stolle & Heinz Consultants, Augsburg
  • Stremler Consultants GmbH, Lindau
  • Swisstraffic AG, Sion (CH)
  • TAC Consulting GmbH, München
  • TASCO Revision und Beratung GmbH, Wiesbaden
  • T&O Unternehmensberatung GmbH, München
  • valantic Financial Services GmbH, Frankfurt
  • Wintergerst Societät für Unternehmer-Beratung GmbH, Stuttgart
  • WURZER & KOLLEGEN GmbH, München
  • ZeQ AG, Mannheim
Anbieter Kontaktdaten:
Hersteller:
Ansprechpartner
Herr Michael Marxer
+49 (0)89 124 716 10
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