PACS Projekt-Zeiterfassung und Projekt-Controlling

Das PACS Projektcontrolling-Konzept umfasst alle Phasen eines Projektes, von der Akquise, über die Planung, die Projekt-Zeitenerfassung/ -Reisekostenerfassung bis zur Abrechnung. Vielfältige Analysefunktionen liefern als integrativer Bestandteil des PACS Systems permanente Unterstützung für die einzelnen Anwendergruppen bei der Entscheidungsfindung.

Eine fundierte Datengrundlage ist hierfür das A und O. Die PACS Projektdatenbank strukturiert daher alle relevanten Prozess- und Steuerungsgrößen zielgerichtet. Aus der Vielzahl von Informationen zu Kunden, Projekten, Preisen, Zeiten, Kosten und Mitarbeitern wird durch diese Qualifizierungen der entscheidende Mehrwert. 

Sie sparen Zeit, Kosten und steigern die Transparenz im Unternehmen.

Ausgangspunkt für jeden Projektauftrag ist der Verkauf: von der Neuakquise durch den Akquisiteur/ Key-Account bis zum Folgeauftrag. Um hierbei auch über größere Zeiträume den Überblick zu Aktionen, Chancen und Verkäufen zu behalten, unterstützt das PACS Modul Projekt-Akquise bei der Verwaltung der Informationen zu Zielpersonen, Kunden, Angeboten und Projekten. Eine übersichtliche und flexible Kontaktverwaltung bildet die Grundlage.

Das Projekt bildet das zentrale Bindeglied für die Durchführung und Bewertung aller Leistungen. Berechtige Personen erhalten in der Übersichtsdarstellung alle wichtigen Daten auf einen Blick (Basis-System):

• Auftraggeber mit Ansprechpartner
• Projektname, Projektnummer, Projektleiter
• Angebotsvolumen: während der Akquisephase auch mit Vermerk der Auftragswahrscheinlichkeit
• Projektauftragsvolumen: getrennt nach Honorar und Nebenkosten, als Festpreis (Preisobergrenze) oder nach tatsächlichem Aufwand
• noch verfügbares Projektvolumen, getrennt nach Honorar und Nebenkosten
• Projektstatus, Projekttyp (extern/ intern), Projektart, Projektgruppen, Kostenstelle, Start- & Endtermine
• Projektwährung in der das Projekt fakturiert werden soll (€, CHF, USD)
• Projektfaktura: Rechnungen und Gutschriften mit Zahlungseingängen
• Erfasste Zeiten als verrechenbare und nicht verrechenbare Leistungen
• Produktbudget: geplante, erbrachte und noch verfügbare Zeiten und Kosten

Auf Basis der Stammdaten-Vorgaben erfassen alle Mitarbeiter webbasiert die Projektzeiten und Projektreisekosten und können diese auch direkt über Berichte ausdrucken (Modul). Alternativ ist die Erfassung auch über eine Desktop-Anwendung (Basis-System) oder das Offline-Modul möglich.

Die Projekt-Zeiterfassung erfolgt:

• pro Tag oder pro Woche/ Monat en bloc
• als direkter Eintrag (bspw. 2,5 h), ggf. auch in Kombination Kommen/ Gehen/ Pause oder uhrzeitgenau mit Pausen
• mit dem projektspezifischen Stunden-/ Tagessatz je Mitarbeiter
• qualifiziert als an den Kunden verrechenbar, nicht verrechenbar oder mit dem verrechenbaren Anteil (teilweise verrechenbar).

Neben den systemdefinierten Pflichteingaben sind zusätzliche, individuell definierbare Eingabeprüfungen möglich. Beispiele hierfür sind Pflichteingaben für Beschreibungstexte oder die Einhaltung gesetzlicher Pausenzeiten. Die Qualität der erfassten Daten wird dadurch nachhaltig verbessert und ermöglicht eine direkte und zeitnahe Verwendung für Controlling und Fakturierung.

Bildet der Projektauftrag die feste Größe gegenüber dem Auftraggeber, so ist die Projektplanung (Modul) mit den Zeit- und Kostenbudgets der Steuerungsparameter für die beteiligten Berater/ Ingenieure. Der Projektauftrag kann hier in einzelne Schritte (Vorgänge/ Phasen) und/ oder Mitarbeiter/ Tätigkeiten aufgeteilt werden (pro Tag, KW, Monat oder Jahr). Freie Mitarbeiterkapazitäten werden angezeigt, wobei Projekte in Akquise zusätzlich mit der erwarteten Auftragswahrscheinlichkeit gewichtet werden.

Das Modul Projektfaktura ist ein weiterer wichtiger Bestandteil des kaufmännischen Projektmanagements im PACS System. Auf Basis der mit dem Kunden vereinbarten Form erfolgt die Rechnungsstellung ...

• Pauschal als Festpreis oder Abschlag
• nach Aufwand oder in Kombination
• als Honorar, Nebenkosten oder Erfolgsbeteiligung
• mit oder ohne Rabatte
• für tatsächliche oder kalkulatorische Werte
• auf Basis einer Gebührenordnung oder eigener Textvorlagen
• in der definierten Währung ("Projektwährung")

Neben der Projektabrechnung ist auch das Mahnwesen, die Erstellung von Gutschriften und Storno-Rechnungen sowie der Zahlungseingang möglich – kurzum den gesamten Fakturakreislauf.

Durch die integrierte Verwaltung des Projektauftragsvolumens, erbrachter Leistungen und gestellter Rechnungen können jederzeit unfertige Leistungen, Anzahlungen oder der noch verbleibende Projektauftragsbestand dargestellt werden.

Das PACS Reporting liefert für alle Beteiligten die benötigten Informationen - vom Management-orientierten Kennzahlenbericht, über den Analysebericht bis zur Detailliste. Die Berichtsabfrage erfolgt durch Mitarbeiter, Projektleiter, organisatorisch Verantwortliche (Geschäftsführer/ Bereichsleiter) oder Back-Office/ Controlling - abhängig von den Berechtigungen. Alle Berichte können direkt in MS Excel oder pdf exportiert werden.

• Unternehmensberatung
• Engineeringunternehmen
• Beratende Ingenieure
• Softwareunternehmen / IT-Dienstleister
• Wirtschaftsprüfungsgesellschaften
• Eigenständige Einheiten in Konzernen
• Sonstige projektorientiert arbeitende Dienstleister

• a2-c AG, Schaffhausen (CH)
• Abwasserzweckverband Königsbrück
• act Management Consulting, Wien (A)
• ATB Consulting - Büttner & Partner - Unternehmensberatung, Buggingen
• Audi Electronics Venture GmbH, Gaimersheim
• Avenir Group GmbH, Luzern (CH)
• BECN AG, München
• BINT GmbH, Winterthur (CH)
• blu Gruppe AG, München
• Breilmann AG, Dreieich
• CML GmbH, Mannheim
• CMS GmbH, Stuttgart
• CTH Consult TEAM Hamburg GmbH, Hamburg
• DOK-Systeme GmbH, Hannover
• Drozak Consulting GmbH, Berlin
• Dr. Wieselhuber & Partner, München
• DU Diederichs & Partner GmbH, Puchheim
• E-Bridge Consulting GmbH, Bonn
• e-powered marine solutions GmbH & Co. KG, Hamburg
• ESCH. The Brand Consultants GmbH, Saarlouis
• ewico consulting s.r.l. gmbh, Bozen (I)
• Falch, Landeck (A)
• gfu-consult GmbH, Düsseldorf
• Gördes, Rhöse & Collegen Unternehmensberatung GmbH, Hannover
• HighQ-IT for the financial industry GmbH, Frankfurt
• High Performance Space Structure Systems GmbH, München
• High Tech Corporate Services GmbH, München
• hydrosim consulting, Gössendorf (A)
• IGB Ingenieurbüro Katzschmann, Mannheim
• in2p GmbH, Fellbach
• INDICO-SOLUTIONS GmbH, Weyhe
• INFO Institut Beratungs-GmbH, Saarbrücken
• Ingenieur- und Vermessungsbüro Heinze, Bernsdorf
• Institut für Betriebliche Gesundheitsförderung BGF GmbH, Köln
• Karla Kämmer Beratungsgesellschaft, Essen
• KEM Kommunalentwicklung Mitteldeutschland GmbH, Dresden
• KleRo GmbH Roboterautomation, Berlin
• Lexta Consultants Group, Berlin
• managementCare GmbH, Bad Tölz
• Marine Service GmbH, Hamburg
• Nielsen+Partner Unternehmensberater GmbH, Hamburg
• OCC GmbH, Mannheim
• Ontrex AG, Brüttisellen (CH)
• OpenAdvice IT Services GmbH, Heusenstamm
• Pietschmann Beratende Ingenieurgesellschaft mbH, Berlin
• Q2factory GmbH, München
• ROI International Management AG, München
• Ruhl Consulting AG, Mannheim
• Schumann Solutions GmbH, Flensburg
• SHC Stolle & Heinz Consultants, Augsburg
• Stremler Consultants GmbH, Lindau
• Swisstraffic AG, Sion (CH)
• TAC Consulting GmbH, München
• T&O Unternehmensberatung GmbH, München
• Wintergerst Societät für Unternehmer-Beratung GmbH, Stuttgart
• ZeQ AG, Mannheim