Projektzeiterfassung

Was ist Projektzeiterfassung?

Die Projektzeiterfassung bezieht sich auf den Prozess, in dem die aufgewendete Zeit für die Durchführung von Projekten erfasst, dokumentiert und analysiert wird. Die Projektzeiterfassung umfasst normalerweise die Aufzeichnung von Arbeitsstunden, die von Teammitgliedern oder Mitarbeitern für bestimmte Aufgaben innerhalb von Projekten aufgewendet werden. Dies kann auf verschiedenen Ebenen geschehen, von der individuellen Aufgabenverfolgung bis hin zur Erfassung von Gesamtzeiten für ein gesamtes Projekt.

Die Projektzeiterfassung kann manuell erfolgen, beispielsweise durch das Ausfüllen von Zeiterfassungstabellen, oder automatisiert durch spezialisierte Softwarelösungen für die Projektzeiterfassung.

Wer setzt Software für Projektzeiterfassung ein?

Die Verwendung von Software zur Projektzeiterfassung ist in verschiedenen Branchen (Baubranche, Dienstleistungen, Agenturen, Handwerker etc.) weit verbreitet. Unternehmen jeder Größe können solche Softwarelösungen einsetzen, um die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter, den Fortschritt von Projekten und die Ressourcennutzung effektiv zu verfolgen. Der Einsatz einer Projektzeiterfassungssoftware kann auch für Freelancer, kleine Start-Ups oder Kleinstbetriebe nützlich sein.

Typischerweise nutzen Projektmanager, Teamleiter und Personalabteilungen diese Software, um einen genauen Überblick über die aufgewendete Zeit und die damit verbundenen Kosten zu erhalten.

Warum ist Projektzeiterfassung wichtig?

Die Projektzeiterfassung ist wichtig, weil die Zeiterfassung Auskunft darüber gibt, wie viel Zeit für bestimmte Aufgaben oder Phasen eines Projekts aufgewendet wird. Durch die Verfolgung von Arbeitszeiten können Unternehmen den Fortschritt eines Projekts im Vergleich zur ursprünglichen Planung und dem vorab festgelegten Budget besser überwachen. Bei Dienstleistungsunternehmen ermöglicht die Projektzeiterfassung gleichzeitig eine genaue Abrechnung von erbrachten Leistungen gegenüber dem Kunden. Generell kann eine Auswertung von erfassten Projektzeiten sowohl zur Optimierung der Prozesse als auch zu einer verbesserten Planung für weitere Projekte genutzt werden.

Wann sollten Sie Projektzeiterfassungssoftware einsetzen?

Die Verwendung von Software für die Projektzeiterfassung kann in verschiedenen Situationen sinnvoll sein. Wenn Sie an Projekten arbeiten, insbesondere wenn diese einen sehr engen Zeitrahmen als Vorgabe haben, kann die Projektzeiterfassung Ihnen helfen, den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Ressourcen effizient genutzt werden. Unternehmen, die ihre Kunden auf Stundenbasis abrechnen, profitieren von einer genauen Zeiterfassung, um korrekte Rechnungen zu erstellen.

Wenn Sie mehrere Projekte oder Aufgaben gleichzeitig bearbeiten, hilft Ihnen die Zeiterfassung dabei, die Arbeitslast zu verteilen und sicherzustellen, dass Mitarbeiter und Ressourcen optimal genutzt werden. Die Verfolgung von Arbeitszeiten ermöglicht es Ihnen, Arbeitsmuster zu analysieren. Insbesondere in Zeiten von vermehrter Remote-Arbeit ist die Zeiterfassung ein Mittel, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter produktiv arbeiten und dass ihre Arbeitszeit effektiv genutzt wird.

Software für Projektzeiterfassung On-Premises oder Cloud?

Die Entscheidung zwischen einer Cloud-basierten (SaaS) und einer On-Premises-Softwarelösung für die Projektzeiterfassung hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation. Zu diesen Faktoren gehören beispielsweise die IT-Ressourcen der Organisation, Budget, Sicherheitsbedenken und der Flexibilität der Arbeitsanforderungen. Einige Organisationen bevorzugen möglicherweise eine Hybridlösung, um die Vorteile beider Möglichkeiten zu kombinieren.

Cloud-basierte Projektzeiterfassungssoftware

Vorteile

• Flexibilität und Skalierbarkeit: Cloud-Lösungen für Projektzeiterfassung bieten die Möglichkeit, Ressourcen flexibel zu skalieren. Sie können die Anzahl der Benutzer anpassen und bei Bedarf Funktionen hinzufügen oder entfernen.
• Zugänglichkeit: Cloud-Lösungen ermöglichen den Zugriff von überall aus mit einer Internetverbindung. Dies ist besonders vorteilhaft für Remote-Teams oder wenn Sie von verschiedenen Standorten aus arbeiten.
• Automatische Updates: Die Softwareanbieter kümmern sich um Wartung und Updates. Benutzer profitieren automatisch von den neuesten Funktionen und Sicherheitspatches.
• Geringere IT-Infrastrukturkosten: Da keine lokale Infrastruktur benötigt wird, entfallen die Kosten für Server, Speicher und Wartung.

Nachteile

• Abhängigkeit vom Internet: Die Cloud erfordert eine Internetverbindung. Wenn diese unterbrochen ist, können Sie möglicherweise nicht auf die Daten zugreifen.
• Datensicherheit: Einige Organisationen sind besorgt über die Sicherheit ihrer sensiblen Daten in der Cloud. Es ist wichtig, die Sicherheitsrichtlinien und -maßnahmen des Cloud-Anbieters zu prüfen.

On-Premises Projektzeiterfassungssoftware

Vorteile

• Datenkontrolle: Alle Daten werden intern verwaltet, was mehr Kontrolle über die Sicherheit und den Zugriff ermöglicht.
• Unabhängigkeit von der Internetverbindung: Da die Software lokal installiert ist, benötigen Sie keine dauerhafte Internetverbindung für den Zugriff auf Ihre Daten.

Nachteile

• Hohe Anfangsinvestition: On-Premises-Software erfordert normalerweise eine höhere Anfangsinvestition für Hardware, Softwarelizenzen und möglicherweise IT-Personal für die Wartung.
• Wartungsaufwand: Sie sind für die Wartung, Aktualisierung und Sicherheit der gesamten IT-Infrastruktur verantwortlich.
• Eingeschränkte Datenzugänglichkeit: Der Zugriff auf die Daten kann eingeschränkt sein, insbesondere wenn Sie außerhalb des Unternehmensnetzwerks arbeiten möchten.

4 wichtige Aspekte für die Einführung einer Projektzeiterfassungssoftware

Nehmen Sie eine Zieldefinition vor:

• Klären Sie die Nutzung der Daten und die gewünschten Auswertungen!
• Sind Prozessanpassungen notwendig im Vorfeld der Einführung?
• Treffen Sie die Entscheidung für stationäre bzw. mobile Nutzung!
• Legen Sie fest, welche Geräte für die Projektzeiterfassung genutzt werden sollen!

Berücksichtigen Sie Datenschutzaspekte:

• Einhaltung allgemeiner Datenschutzanforderungen (DSGVO, BDSG)
• Berücksichtigung des Arbeitnehmerdatenschutzes
• Beachtung von Mitwirkungstatbeständen für die Arbeitnehmervertretung (BetrVG)
• Sicherstellung des Datenschutzes durch technische und organisatorische Maßnahmen
• Festlegung über den Zugriff auf die Software und die Auswertungen

Definieren Sie die benötigten Schnittstellen:

• Klären Sie, mit welchen vorhandenen IT-Systemen ein Datenaustausch stattfinden soll!
• Achten Sie auf die Systemkompatibilität der Projektzeiterfassung mit den vorhandenen Betriebssystemen!
• Berücksichtigen Sie potenzielle Erweiterungen!
• Achten Sie auf das Vorhandensein einer offenen und gut dokumentierten API (Application Programming Interface)!

Beteiligen Sie Ihr Team und Mitarbeiter:

• Binden Sie die Mitarbeiter bzw. das Team ein, um eine Liste mit den notwendigen Anforderungen an die Software zu erarbeiten.
• Sorgen Sie dafür, dass das Team die Software ausgiebig testen kann.
• Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter und das Team die gewählte Software akzeptieren und deren Einführung unterstützen.
• Erarbeiten Sie einen Leitfaden, der dem Team und den Mitarbeitern die einzelnen Schritte der Projektzeiterfassung ausführlich erläutert.
• Setzen Sie auf gründliche Schulungen der Mitarbeiter!

Tipps für die Beurteilung von Software für die Projektzeiterfassung

• Prüfen Sie, ob sich die Software für Projektzeiterfassung an Ihr Unternehmen anpassen lässt! Können die benötigten Strukturen für die Tätigkeiten, Tagessätze, Berechtigungen etc. angelegt werden?
• Fragen Sie nach den Auswertungs- und Berichtsfunktionen! Gibt es Statistiken zur Zeiterfassung? Stellt die Software übersichtliche grafische Darstellungen zur Verfügung, sodass Sie einfach und schnell überblicken können, ob Ihre Projekte wirtschaftlich sind.
• Fragen Sie den Anbieter, ob die Software für Projektzeiterfassung skalierbar ist. Das ist besonders wichtig, wenn Ihr Projektteam wächst. Die Software sollte dann mitwachsen können.
• Soll die Projektzeiterfassung stationär oder auch über eine mobile Nutzung erfolgen? Welche Geräte sollen hierfür eingesetzt werden? Achten Sie im Zusammenhang mit mobiler Nutzung auf die IT-Sicherheit und eine verschlüsselte Datenübertragung!
• Prüfen Sie, ob die Projektzeiterfassungssoftware die Möglichkeit bietet, die Aufgabe einfach und schnell per Klick zu wechseln. Je unkomplizierter und schneller ein Wechsel von Aufgaben stattfinden kann, desto exakter werden in der Regel die Zeiten erfasst.
• Testen Sie die Software! Wie benutzerfreundlich ist sie? Kommen die Mitarbeiter nach einer kurzen Schulung bzw. Einführung problemlos mit der Software zurecht?
• Prüfen Sie, ob Aufgaben beispielsweise per QR-Code ausgewählt und gestartet werden können! Dies ist besonders hilfreich, wenn das Starten von Aufgaben an unterschiedlichen Orten erfolgt.
• Ist eine Aufgabenauswahl bzw. -zuweisung standortbasiert möglich? Gibt es beispielsweise Geofence Funktionen, die die Auftrags- bzw. Aufgabenerfassung unterstützen? Ist es zum Beispiel möglich, eine Auflistung von Aufgaben in der Software zu zeigen, die an den jeweiligen Standort angepasst ist?
• Fragen Sie den Anbieter, ob Projektfelder, Tätigkeits- bzw. Aufgabendaten durch eigene Felder ergänzt werden können?
• Achten Sie bei der Auswahl einer Projektzeiterfassungssoftware darauf, dass Wochenend- und Nachtzuschläge korrekt ermittelt werden können und beispielsweise auch die Zeitumstellung von Normalzeit auf Sommerzeit automatisch erfolgt.
• Fragen Sie den Anbieter, ob die Software für Projektzeiterfassung Features zur Plausibilitätsprüfung bei der Eingabe von Zeiten bietet.