Software-Tipps

Aboverwaltung, Abonnentenverwaltung


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Software für Aboverwaltung

Abonnement (kurz: Abo)

Abonnements gibt es in verschiedenen Bereichen: Webstreamingdienste, Zeitschriftenverlage, Theater, öffentlichen Nahverkehr oder auch für Lebensmittel. So unterschiedlich die Angebote bei den Leistungen sind, haben sie doch alle gemeinsam, dass wiederkehrende Lieferungen (u.a. Versanddienstleistungen) und Rechnungen damit verbunden sind.

Eine Aboverwaltungssoftware unterstützt die wiederkehrenden Abrechnungen, das sogenannte Subscription Billing sowie die Verwaltung der Abonnementverträge und die wiederkehrenden Geschäfts- und Marketingabläufe. Nachrichten bezüglich der Erneuerung von Abonnements müssen zum passenden Zeitpunkt versendet werden durch die Software. Außerdem bildet die Aboverwaltungssoftware in der Regel auch Kennzahlen wie beispielsweise Abwanderung von Kunden, Wachstumsrate, Zuwächse, wiederkehrender Umsatz und Akquisitionskosten ab. Hierfür stehen in der Regel Dashboards zur Verfügung. Oft bietet die Software auch ein Kundenportal für den Self-Service bei dem Anmeldung oder Änderungen von Bestellungen durch die Kunden. Wichtig bei der Abonnementverwaltung ist vor allem auch die problemlose Anbindung an die bestehende Unternehmens-IT-Struktur.

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Aboverwaltung



Wichtige Bausteine und Funktionen von Aboverwaltungssoftware

Abonnementverwaltung

Kern der Aboverwaltungssoftware ist die Kunden bzw. Abonnentenverwaltung. Die Kundenbeziehungen sollten von der Softwarelösung möglichst automatisiert und flexibel verwaltet werden können. Alle Abo-Produkte und Verträge werden über die Abonnementverwaltung gemanagt. Hier werden die jeweiligen Preise für die Abo-Produkte hinterlegt, Up- und Downgrades, Rabatte, Laufzeiten und Fristen verwaltet.

Self-Service-Portal

Ein wichtiger Baustein einer effizienten und modernen Aboverwaltungssoftware ist das Self-Service-Portal. Hier können Kunden ortsunabhängig und rund um die Uhr beispielsweise Änderungen an den eigenen Kundendaten vornehmen, die Vertragsdaten einsehen oder beispielsweise auch Rechnungen herunterladen.

Wiederkehrende Abrechnungen

Ein Abo ist mit wiederkehrenden Lieferungen (analoger oder digitaler Art) verbunden. Diese Lieferungen werden entsprechend je nach Abo-Modell periodisch, aber auch je nach Abo-Produkt anteilig oder verbrauchsbasiert abgerechnet. Grundlage dieser wiederkehrenden Abrechnungen (auch Recurring Billing genannt) ist die Genehmigung des Kunden für die Einziehung des Betrages zum Beispiel durch SEPA-Lastschrift, Kreditkarte oder PayPal.


Wiederkehrende Zahlungen

Die wiederkehrende Zahlung, auch Recurring Payment genannt, ist ein automatisiertes Verfahren, bei dem Kunden einem Unternehmen die Erlaubnis erteilen, Zahlungen von der eigenen Kreditkarte oder dem eigenen Konto einzuziehen. Hierbei erfolgt in der Regel die Zusammenarbeit mit Payment Service Providern, die die Abwicklung des Verfahrens übernehmen und dafür eine Transaktionsgebühr erheben.


Mahnwesen

Ein wesentlicher Baustein einer Aboverwaltungssoftware ist das Mahnwesen. Über ein mehrstufiges Mahnwesen können automatisch Zahlungserinnerungen und Mahnungen versendet werden. Auch Eskalationsstufen wie Lieferstopp, Einschränkungen des Services etc. können meist im Bereich das Mahnwesens hinterlegt werden.

Marketing

Aboverwaltungssoftware umfasst in der Regel auch verschiedene Vertriebsfunktionen. Hier sind unter anderem der Marketingplan, die Analyse der Vertriebssituation, E-Commerce Funktionen, Telefonmarketing, Couponing zu nennen.

Auswertungen

Kennzahlen und Statistiken sorgen dafür, dass der Überblick über den Umsatz, die Zahlungen, Storno- und Rückgewinnungsquoten usw. vorhanden sind. Zuwächse und Abwanderungen bei den Abonnentenzahlen zu erkennen, hilft bei der Anpassung der Produktpalette und der Marketingstrategie. Mit entsprechenden Kennzahlen können die passenden Schlüsse für eine erfolgreiche Weiterentwicklung des Geschäftsmodells gezogen werden.


Rabattmanagement

Umfasst die Abonnementverwaltungssoftware ein Rabattmanagement, können Sie effizient und schnell absolute und prozentuale Rabatte bzw. Gutscheine konfigurieren. Preisoptionen können beispielsweise für Bestellformulare hinterlegt werden und dann dem Kunden eingegeben Rabattvorteile deutlich sichtbar anzeigen. Rabattcodes werden bei der Einlösung im Kundenkonto vermerkt.


Schnittstellen

Die Aboverwaltungssoftware muss Daten mit den verschiedensten Systemen wie ERP, CRM, Zahlungsdienstleister etc. austauschen können. Hier für sind entsprechende Schnittstellen und Datenaustauschformate wichtig.



Typische Funktionen von Software für Aboverwaltung:

  • Kundenverwaltung bzw. Adressverwaltung mit Ansprechpartnern, Anschriften, Kontaktdaten
  • Abweichende Lieferanschrift
  • zeitbezogene Zustelladressen
  • zwischenzeitliche Lieferstopps mit entsprechenden Gründen
  • Ferienumleitungen
  • Differenzierte Preisverwaltung
  • kampagnen- und zielgruppenspezifische Sonderpreise
  • Flexible Laufzeitverwaltung von Abonnements
  • Werbekampagnenfunktionen
  • Umwandlungen von Probe-Abos in Normal-Abos
  • verschiedene Aboprodukte (Online-Magazine, Printmagazine etc.)
  • Kombi-Abos
  • automatische Aboverlängerung
  • Portooptimierung
  • Etiketten und Paketaufkleber mit Barcodes
  • Versandabwicklung/Warenausgang
  • Versandfunktionen
  • Dokumentenvorlagen für automatische Korrespondenz-Erzeugung
  • Kundenreklamation
  • Rabatt-System
  • Rechnungsstellung, Lieferscheindruck
  • Vertragsverwaltung
  • Nachlieferungen
  • Streu- und Wechselversand
  • Lieferantenbestellungen
  • Automatisierte Historienerstellung pro Abo-Vertrag
  • Remissionsverwaltung
  • Abohaltbarkeitsstatistik
  • Analysen von Auflagenhöhen
  • Analyse Gebietsverteilung
  • Fluktuationsstatistiken
  • Kündigungsquoten
  • Stornoquoten
  • Rückgewinnungsquoten
  • Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung (z.B. DATEV, SAP, Lexware, KHK etc.)
  • Datenimport z.B. für die Übernahme von Daten aus vorhandenen Anwendungen
  • Versandanbindung, z.B. an DHL, UPS, DPD, GLS und Hermes
  • Umfangreiche Suchfunktionen
  • Benutzer- und Rechteverwaltung
  • Mehrplatzfähig, Netzwerkfähig
  • Terminverwaltung
  • Erinnerungsfunktion

Typische Funktionen von Software für webbasierte Aboverwaltung:

  • Anmelde- und Bestell-Formular
  • Kundenfrontend und -backend
  • Passwortschutz
  • Automatische Überprüfung der Daten (E-Mailprüfung etc.)
  • Automatischer Eintrag in Datenbank
  • Freischalte E-Mail
  • Administrations-Tool
  • Funktion Passwort vergessen (Abonnent kann sein Passwort selbst zurücksetzen)
  • Online-Abofunktionen
  • Heftarchiv bzw. Digitale Bibliothek im Web mit Volltextsuche

Typische Funktionen von Software für Aboverwaltung für Transport:

  • Monatskarten und Jahreskarten
  • Miniabos
  • Schülerverwaltung
  • Dienstausweise erstellen und verwalten
  • Funktion für Kundenkarten
  • Schnittstellen zur Rechnungsstellung
  • Scannerunterstützung zur Personalisierung der Fahrkarten
  • Nachdruck von Monatskarten etc.
  • automatische Archivierung aller Ausdrucke
  • Serienmail- und Serienbrief-Funktion
  • umfangreiche und frei konfigurierbare Auswertungen
  • Kostenträgerverwaltung
  • Abrechnung mit Kostenträgern
  • 45A-Auswertungen

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Aboverwaltung:

  • Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
  • Gibt es ein Web-Interface für Kunden zur Abonnementbestellung sowie die Möglichkeit eines Web-Interface zur Abonnementverwaltung über Intranet?
  • Fragen Sie nach einem Testzugang, wenn Sie eine SaaS-Lösung für die Aboverwaltung in Betracht ziehen. So können Sie das System unmittelbar testen und sehen, ob es Ihren Anforderungen (Benutzeroberfläche, Backendfunktionen etc.) entspricht.
  • Fragen Sie nach, ob es einen automatischen Versandstopp gibt, falls ein Abonnement nicht bezahlt wurde.
  • Ist es möglich einen Abonnement-Verlauf zu hinterlegen, so dass beispielsweise nach einem Probe-Abo sich automatisch ein einjähriges Abo anschließt?
  • Klären Sie, ob die Software eine Zugriffsverwaltung umfasst. Dies ist notwendig, wenn nicht jeder Nutzer auf alle Daten und Einstellungen Zugriff haben soll, z.B. auch Datenschutzgründen. Fragen Sie, ob eine individuelle Rechtevergabe an jeden einzelnen Nutzer oder an Benutzergruppen möglich ist. Die Zugriffsverwaltung umfasst Authentifizierung und Autorisierung.
  • Prüfen Sie, ob die Software problemlos auch von mehreren Benutzern bzw. Arbeitsplätzen bedient werden kann.
  • Fragen Sie den Anbieter der Aboverwaltungssoftware, ob es automatisierte Funktionen für das Mahnwesen gibt.