Software-Tipps

Aboverwaltung, Abonnentenverwaltung


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Software für Aboverwaltung

Abonnement (kurz: Abo)

Abonnements gibt es in verschiedenen Bereichen: Webstreamingdienste, Zeitschriftenverlage, Theater, öffentlichen Nahverkehr oder auch für Lebensmittel. So unterschiedlich die Angebote bei den Leistungen sind, haben sie doch alle gemeinsam, dass wiederkehrende Lieferungen (u.a. Versanddienstleistungen) und Rechnungen damit verbunden sind.

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Aboverwaltung


Typische Funktionen von Software für Aboverwaltung:

  • Kundenverwaltung bzw. Adressverwaltung mit Ansprechpartnern, Anschriften, Kontaktdaten
  • Abweichende Lieferanschrift
  • zeitbezogene Zustelladressen
  • zwischenzeitliche Lieferstopps mit entsprechenden Gründen
  • Ferienumleitungen
  • Differenzierte Preisverwaltung
  • kampagnen- und zielgruppenspezifische Sonderpreise
  • Flexible Laufzeitverwaltung von Abonnements
  • Werbekampagnenfunktionen
  • Umwandlungen von Probe-Abos in Normal-Abos
  • verschiedene Aboprodukte (Online-Magazine, Printmagazine etc.)
  • Kombi-Abos
  • automatische Aboverlängerung
  • Portooptimierung
  • Etiketten und Paketaufkleber mit Barcodes
  • Versandabwicklung/Warenausgang
  • Versandfunktionen
  • Dokumentenvorlagen für automatische Korrespondenz-Erzeugung
  • Kundenreklamation
  • Rabatt-System
  • Rechnungsstellung, Lieferscheindruck
  • Vertragsverwaltung
  • Nachlieferungen
  • Streu- und Wechselversand
  • Lieferantenbestellungen
  • Automatisierte Historienerstellung pro Abo-Vertrag
  • Remissionsverwaltung
  • Abohaltbarkeitsstatistik
  • Analysen von Auflagenhöhen
  • Analyse Gebietsverteilung
  • Fluktuationsstatistiken
  • Kündigungsquoten
  • Stornoquoten
  • Rückgewinnungsquoten
  • Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung (z.B. DATEV, SAP, Lexware, KHK etc.)
  • Datenimport z.B. für die Übernahme von Daten aus vorhandenen Anwendungen
  • Versandanbindung, z.B. an DHL, UPS, DPD, GLS und Hermes
  • Umfangreiche Suchfunktionen
  • Benutzer- und Rechteverwaltung
  • Mehrplatzfähig, Netzwerkfähig
  • Terminverwaltung
  • Erinnerungsfunktion

Typische Funktionen von Software für webbasierte Aboverwaltung:

  • Anmelde- und Bestell-Formular
  • Kundenfrontend und -backend
  • Passwortschutz
  • Automatische Überprüfung der Daten (E-Mailprüfung etc.)
  • Automatischer Eintrag in Datenbank
  • Freischalte E-Mail
  • Administrations-Tool
  • Funktion Passwort vergessen (Abonnent kann sein Passwort selbst zurücksetzen)
  • Online-Abofunktionen
  • Heftarchiv bzw. Digitale Bibliothek im Web mit Volltextsuche

Typische Funktionen von Software für Aboverwaltung für Transport:

  • Monatskarten und Jahreskarten
  • Miniabos
  • Schülerverwaltung
  • Dienstausweise erstellen und verwalten
  • Funktion für Kundenkarten
  • Schnittstellen zur Rechnungsstellung
  • Scannerunterstützung zur Personalisierung der Fahrkarten
  • Nachdruck von Monatskarten etc.
  • automatische Archivierung aller Ausdrucke
  • Serienmail- und Serienbrief-Funktion
  • umfangreiche und frei konfigurierbare Auswertungen
  • Kostenträgerverwaltung
  • Abrechnung mit Kostenträgern
  • 45A-Auswertungen

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Aboverwaltung:

  • Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
  • Gibt es ein Web-Interface für Kunden zur Abonnementbestellung sowie die Möglichkeit eines Web-Interface zur Abonnementverwaltung über Intranet?
  • Fragen Sie nach einem Testzugang, wenn Sie eine SaaS-Lösung für die Aboverwaltung in Betracht ziehen. So können Sie das System unmittelbar testen und sehen, ob es Ihren Anforderungen (Benutzeroberfläche, Backendfunktionen etc.) entspricht.
  • Fragen Sie nach, ob es einen automatischen Versandstopp gibt, falls ein Abonnement nicht bezahlt wurde.
  • Ist es möglich einen Abonnement-Verlauf zu hinterlegen, so dass beispielsweise nach einem Probe-Abo sich automatisch ein einjähriges Abo anschließt?
  • Klären Sie, ob die Software eine Zugriffsverwaltung umfasst. Dies ist notwendig, wenn nicht jeder Nutzer auf alle Daten und Einstellungen Zugriff haben soll, z.B. auch Datenschutzgründen. Fragen Sie, ob eine individuelle Rechtevergabe an jeden einzelnen Nutzer oder an Benutzergruppen mäglich ist. Die Zugriffsverwaltung umfasst Authentifizierung und Autorisierung.1
  • Prüfen Sie, ob die Software problemlos auch von mehreren Benutzern bzw. Arbeitsplätzen bedient werden kann.
  • Automatisierte Funktionen für das Mahnwesen.

1 vgl. auch 6.6 Zugriffsverwaltung (Rechtevergabe)