Was versteht man unter Druckarchiv?
Der Begriff "Druckarchiv" bezieht sich auf ein zentrales Repository, in dem alle gedruckten Dokumente eines Unternehmens digital gespeichert und verwaltet werden. Dies kann sowohl gedruckte Belege, Rechnungen, Berichte, als auch Verträge umfassen. Ein Druckarchiv ermöglicht es Unternehmen, gedruckte Dokumente systematisch zu archivieren, um sie bei Bedarf schnell wiederzufinden und für rechtliche, administrative oder operative Zwecke zu nutzen.
Typische Softwarefunktionen im Bereich "Druckarchiv":
- Dokumentenmanagement: Systematische Erfassung und Kategorisierung von gedruckten Dokumenten, inklusive Metadaten und Suchfunktionen.
- Volltextsuche: Ermöglicht die Suche nach spezifischen Informationen innerhalb der archivierten Dokumente.
- Zugriffssteuerung: Verwaltung von Benutzerrechten, um den Zugriff auf sensible Dokumente zu kontrollieren.
- Versionierung: Nachverfolgung von Änderungen und Speicherung verschiedener Versionen eines Dokuments.
- Backup und Wiederherstellung: Automatische Sicherung und Wiederherstellung archivierter Dokumente im Falle eines Datenverlustes.
- Integration mit Drucksystemen: Direkte Anbindung an Drucker und Multifunktionsgeräte, um Dokumente automatisch nach dem Druck zu archivieren.
Beispiele für „Druckarchiv“:
- Rechnungsarchiv: Speicherung aller gedruckten Rechnungen für Steuer- und Buchhaltungszwecke.
- Vertragsarchiv: Archivierung von ausgedruckten Verträgen für rechtliche Nachverfolgung und Compliance.
- Berichtsarchiv: Ablage gedruckter Jahresberichte oder Finanzberichte, um historische Daten zu bewahren.
- Protokollarchiv: Sammlung gedruckter Protokolle von Meetings oder Konferenzen zur späteren Referenz.
- Zertifikatsarchiv: Archivierung gedruckter Zertifikate und Lizenzen für Qualitätsmanagement und Audits.
- Korrespondenzarchiv: Speicherung von Geschäftskorrespondenzen, die in physischer Form ausgedruckt wurden, zur Dokumentation von Kundenbeziehungen.
