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Modular erweiterbare Software für Dokumenten-, Kunden-, Aufgaben- und Diktatmanagement

Findentity - CRM/DMS + Diktatmanagement + RFID

Modular erweiterbare Software für Dokumenten-, Kunden-, Aufgaben- und Diktatmanagement
 
 
 
 
 
 
 
 
Informationsmaterial

Findentity – effizientes Dokumenten-, Kunden-, Aufgaben- und Diktatmanagement

Zukunftsfähiges Büromanagement – genau das bietet Findentity. Modular aufgebaut, kann die Software komfortabel an die Anforderungen jeden Unternehmens bzw. Organisation angepasst werden. Das Basismodul (Findentity) der Software umfasst eine leistungsstarke Datenverwaltung und ein professionelles Benutzermanagement. So lassen sich problemlos Profile für Kunden, Mandanten, Akten, Bücher und beliebige Objekte anlegen. Über eine Universalschnittstelle synchronisieren sich Daten mit Drittprogrammen – z. B. SAP, MS Office, DATEV, Kanzleisoftware wie RA-Micro, AnNoText, u. a., Medizinsoftware wie CGM M1, MediStar u. a.

Wesentliche Vorteile

  • außergewöhnliche Konfigurationsmöglichkeiten dank modularem Aufbau der Software
  • ein einziges System für Ihre Büroarbeit
  • Microsoft Office Integration
  • Universalschnittstelle zur Anbindung an Drittsystem

Findentity ist nahezu in allen Branchen, wie Kanzleien, Praxen, Krankenhäusern, Architekturbüros, in der Verwaltung, bei Behörden usw. einsetzbar. Durch die zahlreichen Konfigurationsmöglichkeiten wird Findentity auf Ihre speziellen Bedürfnisse angepasst.

Mit dem Findentity-Modul „Office“ bearbeiten Sie elektronische Akten, Ein- und Ausgangspost u.v.m. Das digitale Diktiersystem erhalten Sie mit dem Findentity-Modul „Dictate“. Aktensuche, Inventarisierung etc. mittels Barcode oder RFID sind mit dem Findentity-Modul „Find“ möglich.

Sie können einzelne Module verwenden oder mehrere für eine Gesamtlösung kombinieren.

Findentity Features (Auszug)

  • Workflow und Aufgabenmanagement mit Verbindung zu allen anderen Modulen
  • Einbinden in Microsoft Office Produkte wie z.B. Word, Outlook und Excel
  • digitales Diktieren auf allerhöchstem Niveau mit Front-End und Back-End-Spracherkennung
  • RFID zur Lokalisierung und Identifizierung von papierhaften Akten und Vorgängen mit Vernetzung der Arbeitsabläufe

Findentity - Modul Office

Das Findentity-Modul Office ist das leistungsstarke Tool für die Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, E-Mails, Dokumente, Post im beA (besonderen elektronischen Anwaltspostfach) und Pläne usw. Sämtliche Büroaufgaben wie Textverarbeitung, Postbearbeitung, Kunden- und Aufgabenverwaltung, Diktieren, Freigabe, Aktenverwaltung können abgebildet werden. Außerdem integriert ist Workflow, das zentrale Tool für die Bearbeitung von Aufgaben und Aktivitäten. Es bietet Ihnen eine umfassende Steuerung von Geschäftsprozessen in allen Branchen, ein Organisationsmanagement insbesondere in den Bereichen: Post, Termine, Fristen, Aufgaben, Dokumentation von Kunden- und Mandantenkontakten sowie Zeit- und Kostenerfassung. Ebenfalls enthalten ist das Tool Webakte für den DSGVO-konformen elektronischen Dokumentenaustausch.

Modul Office Features (Überblick)

  • Posteingangszentrum
  • Posteingangsbearbeitung
  • Dokumentenbearbeitung
  • OCR - Texterkennung
  • E-Mails
  • Postausgang
  • Webakte
  • Dokumentenscanner Hardware
  • Besonderes elektronisches Anwaltspostfach beA
  • Arbeitszeit erfassen und sofort der richtigen Akte, einschließlich frei definierbarer Stundensätze, zuordnen
  • sekundengenaue Erfassung oder Zeitrundung
  • Gesamtkostenübersicht und Wirtschaftlichkeit feststellen
  • Aufgaben mit Dokumentation des Bearbeitungsstandes schrittweise erledigen
  • Frei definierbare Folgeaufgaben (z. B. Versand, Nachfrage etc.) automatisch generieren
  • Gleiche Aktivitäten in mehreren Akten durch einen einzigen Vorgang notieren
  • Aufgaben und Posteingänge im Dauermodus hintereinander abarbeiten und optional direkt dazu diktieren
  • Erinnerung an Aufgaben, automatische Wiedervorlagen
  • Optional direkt aus der Aufgabe heraus mit der hinterlegten Telefonnummer wählen
  • Optional automatische Dokumentation bei Serienbriefen
  • Optional integrierte Portoberechnung

Findentity - Modul Dictate

Findentity Dictate ist das professionelle Diktatmanagementsystem mit optionaler Integration der Dragon-Spracherkennung. Diktieren Sie direkt in den PC, mit mobilen Diktiergeräten oder dem Smartphone mit der Findentity Mobile Dictate App für iOS und Android. Findentity Dictate gibt Ihnen immer den Überblick über alle Diktate und sorgt für eine reibungslose Bearbeitung.

Diktieren mit Findentity ist besser: Digitale Diktate sind nicht wie sonst üblich nur über eine allgemeine Diktatliste abrufbar, sondern können direkt in einer individuell anpassbaren Kunden-, Mandanten-, Patientenakte gespeichert werden. Hinzu kommt einfachste, intuitive Bedienbarkeit durch die Entwicklung in der anspruchsvollen Praxisumgebung von Kanzleien, Gerichten und Kliniken. Optimale Funktionalität steht an erster Stelle. Die Effizienz wird enorm erhöht und Stress minimiert.

Modul Dictate Features (Auszug)

  • Einsatz aller professionellen Diktier- und Wiedergabegeräte von GRUNDIG, OLYMPUS, PHILIPS und Weiteren – auch parallel – möglich
  • Zentrale Diktiergeräteverwaltung und -konfiguration inkl. Aktualisierung von Firmware
  • Übertragung der Diktate vom mobilen Handdiktiergerät, Übernahme von Parametern
  • Import von Diktaten aus E-Mails (Outlook) aus eigenem und fremden Postfächern möglich, Übernahme von Parametern, optimale Einbindung von Findentity Mobile Dictate
  • Übergabe an externen Schreibdienst
  • Diktieren direkt in der Akte, optional im Dauermodus zur durch RFID / Barcode identifizierten Akte (Zusatzmodul Ident erforderlich)
  • Abfrage der Diktatparameter vor Diktatstart, nach Diktatende oder in Diktatliste einstellbar
  • Erfassung der Diktatzeit und Arbeitszeit
  • Wiedergabesteuerung mit Fußschalter, Maus oder Tastatur
  • Vergabe von Parametern/Metadaten zu einem Diktat, z. B. Diktatart, Priorität, Begleitzettel
  • Grafische Darstellung des Diktataufkommens nach Anzahl, Diktatzeit, Diktanten, Schreibkräften, Arbeitsgruppen
  • Spracherkannter Text kann in die Zwischenablage kopiert werden, ohne das verknüpfte Dokument öffnen zu müssen
  • Bildung von Arbeitsgruppen / Schreibpools
  • Konvertierung erledigter Diktate in sehr kleines platzsparendes Format
  • Ver- und Entschlüsselung (AES 256-Bit) von Diktaten mit Passworteingabe oder hinterlegtem Passwort möglich
  • Synchonisation der Benutzerverwaltung mit Ihrem Active Directory (AD)
  • Schnittstelle zur Front-End Spracherkennung und Findentity Back-End Spracherkennung für Dragon Professional, Dragon Legal oder Dragon Medical (Dragon-Lizenzen sind zusätzlich zu erwerben.)

Spracherkennung Dragon

Thax Software bietet Ihnen als Value Added Reseller (VAR) und Nuance Certified Solutions Partner diese Spracherkennungssoftware-Produkte an:

  • Dragon Professional v16 (DP16)
  • Dragon Professional Anywhere (DPA)
  • Dragon Anywhere Mobile (DAM)
  • Dragon Legal Individual v16 (DL16)
  • Dragon Legal Anywhere (DLA)
  • Dragon Medical One (DMO)

DP16 und DL16 können außerdem in unser Diktiersystem Findentity Dictate sowohl als Front-End Spracherkennung als auch Back-End Spracherkennung integriert werden.

Findentity Modul Find

Das Modul Find ist die Zusatzlösung für die Verknüpfung von Gegenständen zur digitalen Akte. Finden und inventarisieren Sie mit dem Zusatzmodul Find z.B. Akten, Anlagegüter, Bücher, Chargenprotokolle, Möbel, Papiere, Waren und andere Objekte per Knopfdruck.

  • Die Objekte werden mit Transpondern – batterielosen papierflachen Sendern – gekennzeichnet. Bspw. an jedem Arbeitsplatz, Raumeingang oder Regalfach befindet sich ein RFID-Lesegerät, das die Transponder der eingehenden Objekte erkennt und so den Standort speichert. Wird ein Objekt an einen anderen Standort gebracht, wird es am dortigen Lesegerät erneut eingelesen. Auch die Erfassung ganzer mit Transpondern gekennzeichneter Aktenstapel gleichzeitig ist möglich. Es werden je nach Bedarf stationäre oder mobile RFID-Lesegeräte sowie alternativ auch Barcode-Technik eingesetzt.
  • Schaffen Sie sich Ihr eigenes Local Positioning System (LPS). Findentity nutzt dazu modernste Radiofrequenz-Identifikation (RFID).

Findentity Modul Ident

Identifikationstechniken wie Radiofrequenz-Identifikation (RFID) und Barcode eröffnen völlig neue Dimensionen der Vorgangsbearbeitung, Büroorganisation, Inventarisierung, Tracking und Personenerkennung. Findentity integriert diese Techniken optional für eine schnellere und sicherere Bearbeitung, z. B. im Dokumentenmanagement und der Objektverfolgung.

  • Findentity Ident ist die Steuerungssoftware für die Identifikationsgeräte.
Abkürzungen:
SAP: Unternehmen SAP SE bzw. Systems, Applications and Products in Data Processing
CGM: CompuGroup Medical
u.v.m.: und vieles mehr
RFID: Radio Frequency Identification
OCR: Optical Character Recognition
PC: Personal Computer
App: Application
inkl.: inklusive
AES: Advanced Encryption Standard
VAR: Value Added Reseller/Retailer
DPA: Dragon Professional Anywhere
DLA: Dragon Legal Anywhere
DMO: Dragon Medical One

Schnittstellen:

Customer-Relationship-Management
Dokumentenmanagementsystem
Radiofrequenzidentifikation
Schnittstelle zu Spracherkennungssystemen

Zielgruppen:

Die Findentity Software ist einsetzbar in nahezu allen Branchen, wie z. B.

  • Kanzleien,
  • Praxen,
  • Krankenhäusern,
  • Architekturbüros,
  • Produzierenden Unternehmen,
  • Immobilien-Unternehmen,
  • Verwaltung, 
  • Behörden

und vielen weiteren.

Referenzen:

Zu unseren Kunden zählen z. B. Kanzleien, Unternehmen und Konzerne jeder Größenordnung, Banken, das Gesundheitswesen, Stadtwerke, Verbände, Gerichte und Öffentliche Stellen. Kundenspezifische Einrichtung und Anpassung unserer Systeme sind selbstverständlich.

Anbieter Kontaktdaten:
Links & Downloads:
Anfordern Online-Vorführung
direkt zur Webseite
Anwenderbericht
direkt zur Webseite
Software-Exposé
URL anfordern
 

Funktionen (Auszug):

Abfragen
Ablagestrukturen
Ad-hoc-Berichte
Adress- und Kontaktlisten
Adressverwaltung
Ähnlichkeitssuche
Änderungsdokumentation
Änderungsprotokolle
Änderungsverfolgung
Alerts
Angebotsmanagement
Anlagenverwaltung
Anlegen und Löschen von Dokumenten
Ansprechpartner
Arbeitszeitüberwachung
Arbeitszeitverwaltung
Archiv-Zugriffsrechte
Archivierung
Archivierung, Papierbelege, Scanning
Artikeleigenschaften
Artikelerfassung
Asset-Management
Aufgabenmanagement
Auftragsabwicklung
Auftragsbearbeitung
Auftragsdaten
Auftragsgruppierung
Auftragsmanagement
Auftragsstatus
Auftragsverfolgung
Ausgangspost
Ausleihservice
Automatisation Worterkennung
Barcode, RFID
Barcode-Scanner
Barcodedruck
Barcodeerkennung
Barcodegenerierung
Bearbeitungsstatus
Behandlungsplanung
Belegarchivierung
Benutzer- und Zeitstempel
Berechtigungsmanagement
Bereichsuche
Bestands- und Inventurlisten
Bestandsaktualisierung
Bestandslisten
Bestandsprüfung
Bestandsverwaltung
Bestellhistorie
Bestellmanagement
Bibliotheken
Briefpapier-Funktionen
Checklisten
Collaboration
CRM
CRM-Schnittstellen
Dateiarchivierung
Datenbank
Datenerfassung
Datenimport
Datenmanagement
Datenpflege
Datenschnittstellen
Digitales Briefpapier
DMS
Dokument-Unterschriften
Dokumentanzeige
Dokumentation
Dokumentationssysteme
Dokumenten Sharing
Dokumenten-Kommentierung
Dokumenten-Workflow
Dokumentenarchivierung
Dokumenteneingabe
Dokumentenindexierung
Dokumentenklassifikation
Dokumentenstempel
Dokumentenvorlagen
Dokumentenzugriffe
E-Mail-Anhänge
E-Mail-Archivierung
E-Mail-Funktionen
E-Mail-Integration
E-Mail-Management
E-Mail-Rechnungsversand
E-Mail-Versand
Editor
Elektronische Akten (E-Akten)
Erfassung
Erfassung Gründe
Erinnerungsfunktionen
eSignatur
Etikettendruck
Excel-Import
Exportfunktionen
Fallmanagement
Favoritenmanagement
Fertigungsauftragsverwaltung
Formatierung
Formular- und Dokumentenverarbeitung
Formularmanagement
Fortschrittsverfolgung
Fotodokumentation
Gerätemanagement
Gesamtdokumentation
Hierarchien
Immobilienmanagement
Importformate
Indexierung
Indexverwaltung
Inhaltsübersicht
Innerbetriebliche Schnittstellen
Inspektionsmanagement
Instandhaltung
Inventar-Datenerfassung
Inventar-Historie
Inventaranzeige
Inventaraufkleber
Inventarauswertung
Inventardaten
Inventaretikettendruck
Inventarisierung
Inventarlisten
Inventarveränderungen
Inventur
Inventurfunktionshilfen
Ist-Bestand-Erfassung
Ist-Bestand-Übernahme
IT-Asset-Management
Kalender- und Terminmanagement
Kategorisierung
Kautionsverwaltung
Klientenverwaltung
Kommentarfunktion
Kontaktmanagement
Kopf- und Fußtexte
Korrespondenzmanager
Kunden-Kommunikation
Kundendaten
Kundenhistorie
Kundenverwaltung
Lagerentnahmen
Lagerfunktionen
Lagerhaltung
Lagermanagement
Lagerplatzmanagement
Lagerplatzvergabe
Lagerstandorte
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Leerstandsmanagement
Lesezeichen
Lieferantenmanagement
Lizenzmanagement
Logos und Unterschriften
Mailing-Listen
Mailingfunktionen
Mandantenverwaltung
Materialwirtschaft
Mehrfachbeschreibung
Mehrfachverweise
Mehrlagerfähigkeit
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Mobilscanner
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Musterbriefe, Verträge
Musterverträge
Mustervorlagen
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Rückmeldungen Serviceeinsätze
Scanner
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Schnittstellen
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Workflowstatus
Zeiterfassung
Zentrale Dokumentation
Ziel- und Aufgabentracking
Zubehör-Erfassung
Zugangslisten, Abgangslisten
Zugriffsrechte

Preis

ab 25,-
EUR
zzgl. 19% MwSt
monatlich
Modulabhängig pro Arbeitsplatz oder Benutzer - Lassen Sie si

Lernen Sie die Software näher kennen! Fordern Sie einen Videotermin für eine persönliche Präsentation an!

Technische Angaben:

webbasiert:
nein
SaaS, Cloud:
nein
On-Premises (lokale Installation):
ja
multiuser-fähig (netzwerkfähig):
ja
mandantenfähig:
ja
Wartung:
gegen Entgelt
Customizing-Option:
gegen Entgelt möglich
Erstinstallation (Jahr):
1998
Anzahl der Installationen:
>45.000
Sitz des Herstellers:
Deutschland
Schulung:
gegen Entgelt
Hotline:
gegen Entgelt
Installationssupport:
gegen Entgelt
Dokumentation:
Handbuch, Online Hilfe, Technische Dokumentation
Dialogsprache(n):
Deutsch
Systemvoraussetzungen:
kompatible Betriebssysteme (läuft mit):
Win 11
Win 10
Win Server
Mainframe basierend
Unix basierend
Linux basierend
Mac OS
Mobile Betriebssysteme (unterstützt):
iOS
Android
Alte kompatible Betriebssysteme:
Win 8
Win 7
Win Vista
Win XP
Win Phone / Mobile
Zusätzliche Soft- und Hardwareanforderungen:
Findentity: Betriebssystem Microsoft Windows 7 bis Windows 11 bzw. Windows Server 2008 R2 bis Windows Server 2019. Ggf. gelten weitere Systemvoraussetzungen, die in den Produktbeschreibungen genannt sind. SBC-Unterstützung (Server-based Computing) ist gegeben durch Terminalserver- und Citrixfähigkeit, kompatibel mit virtuellen Maschinen (VM).

Die Software wurde von SoftGuide u.a. für folgende Projekte in Betracht gezogen:

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