Knowledge Managementsoftware

Ergänzend zu den allgemeinen Softwarekriterien, die in den vorangegangenen Abschnitten beschrieben wurden, finden Sie nachfolgend fachspezifische Kriterien zur Bewertung von Software für das Wissensmanagement.

Typische Funktionen für Wissensmanagement Software

• Zentrale Verwaltung von Dokumenten jeglichen Formats (E-Mails, Office-, Bild-, Video-, Audio-Dateien etc.)
• Freie Gestaltung und Strukturierung der zu verwaltenden Themen, Kategorien bzw. Rubriken
• Automatische und freie Verschlagwortung der Wissensdokumente
• Effiziente Suche - manuell im Navigator und über eine Suchmaschine mit logischen Verknüpfungen (Volltextsuche, Suche im Suchergebnis etc.)
• Semantische Suchoptionen
• Kalenderfunktionen, Eventplanung
• Desktopsharing, Knowledgesharing
• Klassifizieren und komfortables Filtern von Dokumenten, Suche im Filterergebnis Kontrolle der Inhalte durch Freigabewesen (Moderation)
• Automatischer Infoservice bei Änderungen und Neuheiten
• Kommentieren bzw. Verlinken der Wissensdokumente
• Revisionsverwaltung
• Sammelbearbeitung von Dokumenten mit Hilfe einer Merkliste
• Einrichten persönlicher Benutzerdesktops für einen schnellen Zugriff auf häufig benötigte Dokumente (z. B. für Aufgaben und Projekte)
• Verschlüsselung der archivierten Dokumente
• Revisionssichere Archivierung (nach GoBS / GDPdU) von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten
• Massenimport-Client

Weitere spezifische Kriterien und Frage­-Anregungen für die Beurteilung von Wissensmanagement-Software

• Klären Sie, ob eine Mailintegration in z.B. Outlook, Tobit David und Mozilla Thunderbird und eine Archivierung von Mails zu wiederkehrenden Themen über vorkonfigurierte Mailordner möglich ist.
• Achten Sie auf eine mehrsprachige Benutzerschnittstelle und UTF8-Zeichencode zur Darstellung von Texten in z.B. chinesischer, japanischer, kyrillischer, griechischer oder arabischer Schrift.
• Des Weiteren ist ein übersichtlicher Desktop wichtig, schauen Sie sich dazu die möglichen Benutzeroberflächen an. Mit dem Desktop behalten Sie als Nutzer zu jeder Zeit den Überblick über ausstehende Aufgaben, von Ihnen angelegte Dokumente oder auch die jüngsten Kommentare Ihrer Wissenscommunity.
• Auch Funktionen zum Bewerten und umfangreichen Kommentieren sollten vorhanden sein. Alle Inhalte sind lebende Dokumente; sie sollten bewertet, kommentiert und diskutiert werden können. Mittels integrierten Bewertungssystemen sehen Sie z.B. stets alle aktuellen Bewertungen von Dokumenten durch die jeweiligen, aktiven Nutzer, einschließlich einer Übersicht über Bewertungen früherer Dokumentversionen.
• Lassen Sie sich auch die Meta-Informationen zeigen bzw. erklären, die mitgeführt werden können. Gliederungen der Dokumente auf dem Desktop werden u.a. durch Kategorien, Schlagwörter und Vorlagen unterstützt. Im Dokument weisen Dokumentinformationen auf Aktualität, Autoren, Mitwirkende oder Dokumentversionen hin.
• Die Dokumentenverteilung ist ebenfalls eine wichtige Komponente moderner Wissenmanagementsysteme. Über die Dokumentenverteilung wird u.a. für Kenntnisnahme von Dokumentinhalten und damit für Verbindlichkeit gesorgt. Benutzer, für die ein Dokument verpflichtend sind, können z.B. die Kenntnisnahme des Dokumentinhalts “per Knopfdruck” bestätigen.
• Sprechen Sie auch mögliche Drag & Drop Funktionen an. Mit Drag and Drop können Sie einfach Dateien, Bilder oder Filme zu Dokumenten hinzufügen und so die Wissensdatenbank erweitern.
• Fragen Sie auch nach einem News-System. Unternehmensnews können damit schnell veröffentlicht werden und sind über RSS abrufbar. Ein sogenanntes Microblogging-Werkzeug kann zusätzlich die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch unterstützen.
• Achten Sie darauf, dass die Software Ihre intern gesammelten Informationen, Ihr Wissen - letztendlich Ihre Daten - gebündelt und gesichert in effizienter Form ablegt und verwaltet. Vorzugsweise ist dies in einer Wissensdatenbank.
• Hilfreich ist es, wenn die Software eine Aufbereitung der Daten unterstützt, z.B. als Reports, vor allem in grafischer und tabellarischer Form.
• Die Wissensmanagement-Software sollte unterschiedliche Wissenslevel (Experten, Anfänger) unterstützen und für jedes Level die entsprechenden fachlichen Informationen bereitstellen können.
• Grundsätzlich sollten Sie bedenken wie Ihr Firmenwissen gemanagt werden soll und ob die Art dieses Managements zum Wesen bzw. Struktur Ihrer Firma passt. Enterprise Search-Lösungen stellen Suchmaschinen dar, die in großen Unternehmen das vorhandene Wissen verteilen und Anwendern zur Verfügung stellen. Eine günstige Variante der Wissensaufbereitung dank Open Source ist ein Enterprise Wiki. Evtl. kommt auch ein Collaboration Management System in Frage bei dem meist Blog-Systeme und ein Wiki integriert sind.
• Bedenken Sie unbedingt, dass auch eine Datensicherung unterstützt wird bzw. die Möglichkeit einer organisierten Datensicherung gegeben sein sollte. Hierbei ist es u.a. wichtig, dass ein Rollen- und Rechtekonzept es ermöglicht, wer wann wie worüber und in welcher Form auf den Datenbestand zugreifen kann. Deshalb berücksichtigen Sie bitte auch welcher Personenkreis oder welche Organisationen an Ihrem Wissen teilhaben sollen bzw. können, z.B. Entscheider, Mitarbeiter (intern, extern), Lieferanten oder Kunden.
• Auf jeden Fall wichtig für die Wissensmanagement-Software ist die Möglichkeit der Anbindung zu gängigen Dokumentenmanagement (DMS)- bzw. Enterprise-Content-Management (ECM)-Systemen über eine Schnittstelle. Wünschenswert ist hierbei auch eine Schnittstellenanbindung zu üblichen CRM-Anwendungen (z.B. Microsoft Dynamics, salesforce oder Treesoft).
• Bitte beachten Sie, dass es überaus wichtig ist, Im- und Export-Schnittstellen zu wichtigen Softwareherstellern (z.B. Microsoft, SAP, salesforce oder ELO) zu haben.