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Die Grundidee von EDI und das Digitalisierungspotenzial für Unternehmen

Was ist EDI? Der elektronische Datenaustausch kurz erklärt!

EDI steht als Abkürzung für electronic data interchange. Es ist der elektronische Datenaustausch zwischen zwei oder auch mehreren voneinander unabhängig wirtschaftenden Unternehmen. Die Grundidee für EDI ist der genormte Austausch für Dokumente, Belege etc. für unterschiedlichste Geschäftszwecke (Bestellungen, Lieferscheine, Versandmitteilungen, Frachtbriefe, Kontoauszüge, Versicherungsforderungen, usw.). Die Daten werden in Form einer bestimmten Struktur bzw. in einem vereinbarten Standardformat ausgetauscht. Aufgrund der Datenstruktur können sie automatisch verarbeitet werden. Das beschleunigt die jeweiligen Geschäftsprozesse.

Das vereinbarte Standardformat kann dabei durchaus von Branche zu Branche unterschiedlich sein. Während in der Automobilindustrie z.B. VDA (Standard des Verbandes deutscher Automobilindustrie), ODETTE (Standard der europäischen Automobil-Branche), EDIFACT (internationaler UN-Standard) und ANSI X.12 (US-Standard für EDI-Formate) eingesetzt wird, ist im Finanzsektor z.B. SWIFT der global vorherrschende Standard.

Wie funktioniert der elektronische Datenaustausch EDI?

So schlicht und bestechend einfach die Grundidee für EDI ist, so komplex ist die tatsächliche Umsetzung des Datenaustausches. Die Daten des Absender-Unternehmens (dieser wird im EDI Jargon "Hub" genannt) kommen aus einem IT-System bzw. einer bestimmten Software, oft einem ERP System. Die Daten werden dann von einer EDI Software in den vereinbarten Standard konvertiert. Danach wird die konvertierte Nachricht an die Geschäftspartner (bei EDI "Spokes" genannt) übermittelt. Auf der Empfängerseite muss dann die Nachricht für die Weiterverarbeitung im eigenen System abermals konvertiert und an das System (ERP, etc. ) übergeben werden. 

Wichtige EDI-Standards

Es stehen zahlreiche Standards für die Übertragung bzw. den Austausch von EDI-Nachrichten zur Verfügung. Wir haben einige dieser wichtigen und häufig genutzten Standards aufgelistet: 

  • ANSI ASC X12 – in den USA verbreiteter branchenübergreifender Standard
  • e-CODEX - für den grenzüberschreitenden Zugang zu Recht und Justiz
  • Edig@s (EDIGAS) - ein Standard in Bezug auf Handel, Transport und Gasspeicherung
  • ELSTER - elektronische Steuererklärung der deutschen Finanzverwaltungen
  • E-Rates - Übermittlung von Luftfrachtraten der Fluggesellschaften an Luftfrachtspeditionen
  • eXTra-Standard - Bundesstandard des BMWi
  • Fortras – für den Datenaustausch zwischen Speditionen
  • GAEB – für das Bauwesen (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen)
  • GALIA – Automobilstandard vor allem in Frankreich, sehr ähnlich ODETTE
  • GTDI (Guidelines for Trade Data Interchange) – ein von der UN/ECE entwickeltes und in Großbritannien verbreitetes Standardformat. 
  • HL7 - ein semantischer Interoperabilitätsstandard, der häufig für Gesundheitsdaten verwendet wird
  • ODETTE – Standard der europäischen Automobilindustrie.
  • openTRANS – Transaktionsstandard zum Austausch von Geschäftsdokumenten wie zum Beispiel Rechnung, Bestellung oder Lieferavis und Zahlungsavis.
  • railML – Offenes Datenaustauschformat im Bahnsektor für Fahrpläne, Zugkompositionen und Streckenmerkmale
  • RosettaNet – Ein Non-Profit-Konsortium, an dem sich über 600 Firmen vorwiegend aus der Elektronikbranche beteiligen.
  • myOpenFactory – deutscher Standard für den elektronischen Datenaustausch zur überbetrieblichen Auftrags- und Projektabwicklung
  • SEDAS -  für den Konsumgüterhandel
  • SWIFT - für Banken
  • UN/EDIFACT - der umfassendste und weltweit gebräuchlichste Standard, wird von der Wirtschaftskommission für Europa (UN/ECE) der Vereinten Nationen verantwortet. Innerhalb EDIFACT gibt es branchenspezifische Subsets wie z. B. EDIFICE und EANCOM
  • UNIDOC - XML-Standard zum Austausch von Geschäftsdokumenten aller Art, mit der Besonderheit, dass für alle Dokumentenarten dieselbe Datenstruktur verwendet wird.
  • VDA - Standard der deutschen Automobilindustrie. 
  • XBRL - Finanzberichterstattung
  • xCBL - XML Common Business Library (xCBL)
  • XÖV - XML in der öffentlichen Verwaltung (XÖV) ist ein Standard für den elektronischen Datenaustausch der öffentlichen Verwaltung auf der Basis von Nachrichten in XML-Syntax

Vorteile für Unternehmen durch die Nutzung von EDI

  • höhere Geschwindigkeit gegenüber papierbasierten Prozessen

  • geringe Fehlerquote bei gebuchten Belegen
  • höhere Dunkelbuchungsquote, also eine höhere Anzahl vollautomatisiert abgewickelter Rechnungen
  • effizientere Supply Chain
  • Kosteneinsparungen durch Vermeidung von Doppelarbeit
  • direkte Weiterverarbeitung von Nachrichten im ERP
  • Reduktion von stornierten Bestellungen
  • Verbesserte Lagernutzung
  • u.v.m.

Aufgeführt sind hier nur einige der Vorteile, die sich aus der Nutzung von EDI für Unternehmen ergeben. Die Vorteile unterscheiden sich je nach Branche und Einsatz. In der Regel werden bei der Einführung von EDI in einem Unternehmen nicht allein Datenstandards für den Austausch eingeführt, sondern es werden die Prozesse bzw. Abläufe an diesen Standards ausgerichtet und oftmals neu organisiert und optimiert.

Für die lohnende Einführung von EDI ist z.B. entscheidend, welche Geschäftstransaktionen besonders zeitintensiv oder aber papierlastig sind. Außerdem stellt sich meist auch die Frage, welche Geschäfts- oder Handelspartner bereits EDI nutzen, so dass beide Seiten vom automatischen Austausch profitieren. 

Nachteile für Unternehmen

Die Einführung von EDI ist in der Regel mit hohen Kosten verbunden, da interne Prozesse angepasst werden müssen und die EDI-Software, das Übertragungsverfahren, Updates und Wartung etc. Kosten verursachen. Die Implementierung sollte sorgsam (mit genügend Zeit) geplant werden. Sie ist u.a. mit einem hohen IT-Aufwand verbunden. Es macht für Unternehmen nur dann Sinn, wenn auch die Geschäftspartner bzw. die Handelspartner und Kunden entsprechend EDI konform Dokumente austauschen wollen bzw. dazu in der Lage sind.

Fazit

Die Verwendung des EDI-Verfahrens bietet zahlreiche Vorteile und enorme Einsparungspotenziale für Unternehmen. Strukturierte Belege aller Art automatisch zu erstellen, übermitteln und weiterverarbeiten zu können, beschleunigt Vorgänge und stärkt den Cashflow. Für den Einsatz spricht zudem die hohe Genauigkeit. Unternehmen können durch den Einsatz von EDI oft auch neue Gebiete und Märkte dazugewinnen.

Abkürzungen:
EDI: Electronic Document Interchange
VDA: Verband der Automobilindustrie
ODETTE: Organisation for Data Exchange by Tele-Transmission in Europe
EDIFACT: Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport
ANSI: American National Standards Institute
SWIFT: Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication
ERP: Enterprise Resource Planning
USA: United States of America
BMWi: Bundesministerium für Wirtschaft
GAEB: Gemeinsame Ausschuss Elektronik im Bauwesen
HL7: Health Level 7
SEDAS: Standardregelungen einheitlicher Datenaustausch
UN/EDIFACT: United Nations Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport
EANCOM: EAN + Communication
XBRL: Extensible Business Reporting Language
XML: Extended Markup Language
u.v.m.: und vieles mehr

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Auszug aus der SoftGuide Marktübersicht:
AVENTUM EDI
PDG foodSolution (Food ERP Software, PPS, WWS)