Mandantenfähigkeit

Mandantenfähig¹ ist eine Software, wenn mit ihr mehrere Mandaten verwaltet werden können oder voneinander getrennte Benutzerkonten unterstützt werden. Im ersten Fall verwaltet z.B. ein Steuerberater mit der gleichen Software die Buchführungsdaten mehrerer Mandaten.² Man kann sich das so vorstellen, als ob der Steuerberater für jeden Mandanten mit einem eigenen Computer bzw. eigener Software arbeitet. In Wirklichkeit ist es immer die gleiche Software, nur mit unterschiedlichen und voneinander unabhängigen Daten und Einstellungen je nach Mandant. Im zweiten Fall arbeiten die Mandanten selber mit dem gleichen System und sind somit voneinander unabhängige Benutzer bzw. Benutzerkonten.³ Jeder Benutzer kann in der Regel nur seine Daten sehen, ohne Einsicht auf die Daten fremder Benutzer zu haben. Man untergliedert Mandatenfähigkeit in mandatenübergreifenden und mandantenabhängigen Einstellungen/Daten. Mandatenübergreifende Daten sind z.B. Währungen, Steuersätze oder Lieferanten und mandantenabhängigen Einstellungen sind z.B. personalisierte Daten bzw. Stammdaten des jeweiligen Benutzers.⁴

Vorteile

• zentrale Installation und Wartung der Software
• geringer Speicherbedarf⁵
• eventuell geringere Lizenzkosten
• jeder Benutzer (Mandant) hat nur Einsicht auf seine Daten

Nachteile

• hohe Anforderungen an den Datenschutz⁶
• Daten werden meist in einer Datenbank abgelegt, bei der Datensicherung könnte dies z.B. eine Rolle spielen

Zur Verdeutlichung des Begriffs hier einige Anwendungsbeispiele:

Steuerberatung
Ein Steuerberater hat in der Regel mehrere Kunden bzw. Mandaten, für die er die Buchführung, Jahresabschlüsse, etc. erstellt. Mit einer mandantenfähigen Software erledigt der Steuerberater diese Aufgaben für sich selbst und für seine Mandanten mit dem gleichen System. Für jeden Mandanten werden aber völlig unterschiedliche Einstellungen, Stammdaten und Buchführungsdaten benutzt.

Webhoster
Anbieter von Webspace bieten Ihren Kunden die Verwaltung der Internetseiten mit der gleichen Verwaltungssoftware an. Auch kann eine mandantenfähige Online-Shop-Software mehrere Shops von mehreren Betreibern verwalten.

SaaS
Onlinesoftware, die als eigenes System wahrgenommen wird, aber von mehreren Kunden benutzt wird, ist ebenfalls mandantenfähig.⁷

Unternehmensplanung
Die mandantenfähige Software eines größeren Unternehmens kann Filialbetriebe einzeln verwalten, aber auch deren Zahlen und Daten⁸ konsolidieren.

An diesen Beispielen kann man sehen, dass für Online-Anwendungen bzw. SaaS die Mandantenfähigkeit aus der Sicht des Nutzers nicht relevant ist.⁹ Sie ist eher ein Aspekt der Softwarearchitektur. Für Branchenlösungen und andere Unternehmenssoftware hingegen ist die Mandantenfähigkeit ein relevantes Kriterium, wenn Filialen vorhanden sind oder hinzukommen können. Eigenschaften der Software, die sich auf die Verwaltung der Mandanten beziehen, hängen von der Architektur der Software ab. Mandantenfähigkeit ist meist durch Datenbankkopien oder besondere Datenstrukturen realisiert.