Der Begriff „Tankdatenübernahme“ bezeichnet im Softwarekontext die automatische oder manuelle Übernahme von Daten zu Tankvorgängen aus externen Quellen in ein anderes System, etwa in eine Fuhrparkmanagement-, ERP-, Buchhaltungs- oder Controlling-Software. Solche Daten stammen typischerweise aus Tankkartenabrechnungen, von Hoftankstellen, Tankautomaten, Abrechnungsportalen oder angebundenen Drittanwendungen und werden dort zur weiteren Verarbeitung, Auswertung und Kostenzuordnung genutzt.
Import von Tankdaten aus externen Quellen: Übernahme von Tanktransaktionen aus Tankkartensystemen, Hoftankstellen, Tankautomaten oder Abrechnungsdiensten über Formate und Schnittstellen wie FTP, CSV, ASCII oder providerspezifische Dateien.
Automatische Zuordnung zu Fahrzeugen, Fahrern und Karten: Tankvorgänge werden den passenden Fahrzeugen, Personen, Tankkarten oder Kostenstellen zugeordnet, damit eine eindeutige Nachverfolgung möglich ist.
Übernahme von Transaktionsdetails: Importiert werden je nach Quelle unter anderem Kilometerstand, Literpreis, Betrag, Kraftstoffart oder weitere Vorgangsinformationen wie Auftragsnummern.
Plausibilitäts- und Validierungsprüfungen: Die Software prüft beispielsweise, ob Kilometerstände logisch fortlaufend sind, und markiert oder verwirft unplausible Werte.
Verbrauchs- und Kostenanalyse: Die übernommenen Tankdaten werden für Auswertungen zu Verbrauch, Tankkosten, Kosten pro Fahrzeug oder Fahrer sowie für Transparenz im Kraftstoffmanagement genutzt.
Erkennung auffälliger Vorgänge: Einige Systeme nutzen die importierten Daten, um verdächtige Transaktionen oder Abweichungen im Tankverhalten zu erkennen.
Weitergabe an nachgelagerte Systeme: Tankdaten können für Buchhaltung, ERP, Controlling oder Steuerberatung exportiert oder dort direkt weiterverarbeitet werden.
Ein Unternehmen importiert die Tankkartentransaktionen von UTA automatisch per FTP in seine Fuhrparkmanagement-Software.
Die Daten einer Hoftankstelle werden zusammen mit Tankkartendaten von Anbietern wie DKV, UTA oder Shell in ein Fuhrparkinformationssystem übernommen und dort ausgewertet.
Eine Flottensoftware liest Tankdaten verschiedener Tankkartenbetreiber für Benzin, Diesel oder Strom ein und ordnet die Kosten den jeweiligen Fahrzeugen zu.
Ein Tankdatensystem exportiert Spritdaten regelmäßig automatisiert in eine Datei, die anschließend in Excel oder in eine andere Fachsoftware übernommen wird.
Beim Import von Tankrechnungen werden die eingegebenen Kilometerstände übernommen und automatisch auf Plausibilität geprüft.
