Unter „Siegelung von Dokumenten“ versteht man das Anbringen eines elektronischen Siegels an einem digitalen Dokument, um dessen Herkunft (Absender/Organisation) und Unverändertheit (Integrität) nachweisbar zu machen. Im Unterschied zur elektronischen Signatur, die typischerweise einer natürlichen Person zugeordnet ist, dient die Siegelung vor allem dazu, Dokumente eindeutig einer juristischen Person (z. B. Unternehmen, Behörde) zuzuordnen und Manipulationen zuverlässig erkennbar zu machen. Je nach Ausprägung kann die Siegelung auch Zeitinformationen (Zeitstempel) und Prüfpfade für eine langfristige Beweisbarkeit einschließen.
Erstellung elektronischer Siegel: Anbringen eines Organisationssiegels auf Dokumente (z. B. PDF oder XML), optional mit sichtbarem Siegelbild.
Zertifikats- und Schlüsselverwaltung: Verwaltung von Siegelzertifikaten, Schlüsseln, Ablaufdaten sowie Rollen und Berechtigungen.
Integritätsprüfung & Verifikation: Prüfung, ob ein Dokument seit der Siegelung verändert wurde, inklusive Anzeige von Prüfergebnissen.
Stapelsiegelung (Batch Processing): Automatisierte Siegelung großer Dokumentmengen, z. B. für Rechnungen, Bescheide oder Serienbriefe.
Automatisierung & Workflows: Regelbasierte Siegelung bei definierten Ereignissen (z. B. Freigabe, Versand, Archivierung) inklusive Eskalationen.
Zeitstempel-Integration: Ergänzung durch qualifizierte oder organisatorische Zeitstempel zur beweissicheren Datierung der Siegelung.
Prüfung von Sperrstatus (CRL/OCSP): Validierung, ob ein verwendetes Zertifikat zum Siegelzeitpunkt gültig bzw. nicht gesperrt war.
Langzeitvalidierung (LTV) & Beweiswerterhalt: Einbettung oder Nachführung von Validierungsdaten, um Dokumente auch Jahre später prüfbar zu halten.
Audit-Trail & Protokollierung: Revisionssichere Nachverfolgung, wer wann welches Dokument gesiegelt hat (inkl. Reporting).
Schnittstellen & Integration: API/Connectoren für DMS/ECM, ERP, E-Invoicing, E-Mail-Gateways oder Fachverfahren.
HSM- oder Cloud-Signing-Anbindung: Nutzung sicherer Hardware (HSM) oder zentraler Signatur-/Siegel-Dienste zur Schlüsselaufbewahrung und Ausführung.
Ein Unternehmen siegelt ausgehende E-Rechnungen (z. B. PDF/XML), damit Empfänger Herkunft und Unverändertheit prüfen können.
Eine Behörde versieht Bescheide mit einem elektronischen Siegel, bevor diese über ein Portal bereitgestellt werden.
Ein DMS siegelt archivierte Dokumente automatisch bei der Übernahme in das Langzeitarchiv, um Manipulationen nachträglich erkennbar zu machen.
Ein HR-System siegelt Lohn- und Gehaltsdokumente vor dem Versand an Mitarbeitende im Mitarbeiterportal.
Ein Scan-Workflow siegelt digitalisierte Eingangsbelege nach der Indexierung, um den Zustand nach der Erfassung festzuschreiben.
