Kassensoftware, POS

Wie setzt sich ein Kassensystem zusammen?

Eine Kassensoftware bzw. ein Kassenprogramm ist ein zentrales Element eines gesamten Kassensystems, das für die Abwicklung von Verkaufsprozessen in Geschäften, Gastronomiebetrieben und Dienstleistungsunternehmen eingesetzt wird. Sie ermöglicht nicht nur das Kassieren von Waren, sondern übernimmt auch eine Vielzahl weiterer Funktionen, die den Geschäftsalltag effizienter gestalten. Sie steuert verschiedene Hardwarekomponenten bzw. Peripheriegeräte wie Bondrucker, Barcode-Scanner und Kassenladen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Kassensysteme sollten in der Regel konform zu aktuellen rechtlichen Anforderungen, wie die KassenSichV (Kassensicherungsverordnung), TSE (technische Sicherheits­einrichtung) und GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sein.

Ein modernes Kassensystem setzt sich typischerweise aus folgenden Hauptkomponenten zusammen:

Hardware

• Kassengerät/Terminal mit Touchscreen
• Bondrucker
• Barcodescanner
• Kartenlesegerät für bargeldlose Zahlungen
• Kassenlade/Geldschublade
• Optional: Kundendisplay, Waage, Handhelds

Software

• Kassensoftware zur Abwicklung von Verkaufsvorgängen
• Funktionen wie Artikelverwaltung, Bestandsführung, Berichtswesen
• Schnittstellen zu Peripheriegeräten und anderen Systemen

• Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zur manipulationssicheren Aufzeichnung

• Für die Verbindung mehrerer Kassen und die Anbindung an Backoffice-Systeme

Vorteile eines Kassensystems

Die Vorteile eines Kassensystems sind vielfältig und tragen entscheidend zur Effizienz und Rentabilität eines Unternehmens bei.

Effizienz und Schnelligkeit

Moderne Kassensysteme ermöglichen schnelle Transaktionen und verkürzen Wartezeiten durch automatisierte Prozesse wie Barcodescanning und kontaktlose Zahlungen.

Vielseitige Zahlungsmöglichkeiten

Sie bieten zahlreiche Zahlungsmethoden, darunter Kreditkarten, mobile Zahlungen und digitale Wallets, was den Kunden mehr Flexibilität bietet.

Bestandsmanagement

Integrierte Lagerverwaltung sorgt für Echtzeit-Updates des Bestands und automatisiert Nachbestellungen.

Datenanalyse und Berichterstattung

Erfasste Verkaufs- und Bestandsdaten helfen bei der Analyse und ermöglichen fundierte Geschäftsentscheidungen.

Cloud-basierte Lösungen

Cloudsysteme erlauben den Zugriff auf Geschäftsdaten in Echtzeit von überall, was das Filialmanagement erleichtert.

Kundenerlebnis und Treueprogramme

CRM-Funktionen ermöglichen das Management von Kundenprofilen und Treueprogrammen, was die Kundenbindung stärkt.

Rechtssicherheit und Konformität

Moderne Kassensysteme erfüllen gesetzliche Vorgaben wie GoBD und TSE, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten.

Bessere Integration und Skalierbarkeit

Die Systeme sind flexibel und lassen sich leicht mit Buchhaltungssoftware, Online-Shops und ERP-Systemen verknüpfen.

Cloud-TSE oder hardwarebasierte TSE

Die Cloud-TSE und die hardwarebasierte TSE sind zwei unterschiedliche Implementierungen der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), die für elektronische Kassensysteme in Deutschland vorgeschrieben ist.

Tabelle: Vergleich Cloud-TSE vs. hardwarebasierte TSE

Cloud-TSE

Hardwarebasierte TSE

Beide Lösungen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der KassenSichV. Die Wahl zwischen Cloud-TSE und hardwarebasierter TSE hängt von den spezifischen Bedürfnissen und der IT-Infrastruktur des Unternehmens ab. Cloud-TSE eignet sich besonders für Unternehmen mit mehreren Standorten oder solche, die bereits cloudbasierte Systeme nutzen. Hardwarebasierte TSE kann für Unternehmen mit stabiler lokaler IT-Infrastruktur oder in Bereichen mit unzuverlässiger Internetverbindung vorteilhaft sein.

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Kassensoftware

• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Klären Sie alle verfügbaren Einstelloptionen für Fremdwährungen. Auch Optionen für Zusatzmodule zur späteren Erweiterung bzw. Umstellung sollten angesprochen werden.
• Fragen Sie auch nach uneingeschränkter MwSt.-Fähigkeit. Mehrwertsteuerangaben und Berechnungen für unterschiedliche Produkte und Dienstleistungen/Schulungen sowie in unterschiedlichen Prozentsätzen, sind wichtige z.T. juristisch notwendige Optionen/Funktionen, die Kassensoftware immer besitzen sollte.
• Fragen Sie ebenfalls, ob die Kassensoftware ein Termin- und Kontaktmanagement bietet.
• Ein effizientes Schnellsuchsystem oder eventuelle Filterfunktionen beispielsweise für Adressen, Artikel und Belege ist äußerst sinnvoll und sollte bei der Auswahl der Software berücksichtigt werden.
• Fragen Sie, ob sich Warntexte einrichten lassen. Dies könnte beispielsweise für Adressen und Artikelangaben nützlich sein.
• Auswertungen sollten jederzeit erstellt werden können. Dabei geht es vor allem um Tages- und Zwischenabschluss, Umsatz, Kundenstatistiken, Artikel- und Preislisten.
• Klären Sie, ob eine flexible Druckeransteuerung existiert für verschiedene Drucker bzw. Druckerschächte.
• Ebenfalls wichtig ist die Kompatibilität mit Microsoft Office. Ein eher allgemeines Kriterium zur Outlook-Synchronisation, Export von Belegen/Auswertungen in Word, Excel und PDF.
• Klären Sie auch, ob Möglichkeiten zur Datenübernahme aus anderen Systemen bzw. anderer Software bestehen. Fragen Sie, ob spezielle Schnittstellen zu anderen System existieren.
• Fragen Sie nach Einzelplatz und netzwerkfähigen Lösungen, falls keine genaue Spezifikation für die unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten bzw. Betriebsarten vorliegt.
• Fragen Sie nach Optionen zur Fernwartung als Zusatz zu Vor-Ort Service- bzw. Wartungsverträgen. Dies kann auch im Fall von Updates und neuen Versionen eine hilfreiche Option sein, um Administrations-Kosten zu minimieren.
• Klären Sie, ob die Kassenlösung TSE / KassenSichV- sowie GoBD-konform ist.
• Werden alle Zahlungsarten von der Kassensoftware berücksichtigt? Bargeld, EC-Karte, Kreditkarten, Apple Pay, Google Pay?
• Können Kunden sogenannte Split-Zahlungen vornehmen, d.h. kann der Kunde beispielsweise 50 ? bar und den Rest auf Karte bezahlen?
• Wie flexibel ist die Kassenkonfiguration? Können die Schnelltasten - Touchscreenfelder individuell belegt werden? Können Warengruppen und Artikelgruppen frei definiert werden?
• Wie ist die Administration des Kassensystems gestaltet? Gibt es Benutzerkonten mit unterschiedlicher Rechte-Vergabe?
• Ist das Kassensystem auf eine bestimmte Branche (z.B. Gastronomie, Dienstleistung, Einzelhandel inkl. E-Commerce) ausgerichtet?
• Bildet die Kassensoftware Treueprogramme und Kundenkartensysteme ab? Gibt es beispielsweise Boni oder Vergünstigungen ab einem bestimmtem Umsatz?
• Verfügt das Kassensystem über ein Tischmanagement, das es der Restaurantleitung ermöglicht, den Überblick über die Bestellungen an den einzelnen Tischen zu behalten und zu erkennen, welche Tische bald wieder verfügbar sind?
• Können über die Kassensoftware Sonderwünsche bei Gerichten, wie z.B. Pommes frites anstelle von Bratkartoffeln, automatisch bei der Bestellung an die Küche weitergeleitet werden?