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Kassensoftware, POS

Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Kassensoftware (POS)

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Kassensoftware, POS

Typische Softwarefunktionen für Kassensoftware - Direkte Kasse-Funktionen

Funktionen zum Lesen von Artikel-Barcodes durch Barcode-Scanner
Funktionen für den Zugriff auf Artikeldatenbank inkl. Bestandabfrage
Ein- und Auszahlungen (Wechselgeld)
Funktionen für Gutschrift, Gutschein, Rabatt, Umtausch, Reklamation
Bondruck mit frei konfigurierbaren Kopf- und Fußzeilen
Kundendisplay
Funktionen für die Verkäuferidentifikation und für den Verkauf
Funktionen um Lauftexte auf dem Kundendisplay darzustellen
Möglichkeiten zum Anschluss von Handscanner, Kundendisplay, Magnetkartenleser ¹ , BON-Drucker und Kassenlade
Erstellen von Kassenberichten
Bestandsaktualisierung beim Verkauf
Funktionssteuerung über die Tastatur oder Bildschirm (touchscreenfähig)
Barzahlung (Split-Zahlungen), Kreditkartenzahlung, WIR
Export des Kassenbons in eine Rechnung oder Lieferschein
Kassenbon auf Adresse buchbar (z. B. Kundenkarte)
Kundenpreise, Umsatzrabatt, Positionsrabatt, Belegrabatt
Verwaltung von Kundenrabattsystemen nach verschiedenen Kriterien
Kassenbon-Parkfunktion
Belegstorno
Quittungsdruck (sollte auch nachträglich möglich sein)
Waage-Anbindung
Barcode-Unterstützung (Barcode mit Gewichtsangabe und Barcode mit Preisangabe)
Tages- und Zwischenabschluss mit Zählfunktion
Steuerung von Kassenschublade, Bondrucker, Kassenbelegdrucker
Kundenanzeige
Bei Fremdwährungsbarzahlung sollte Retourgeld in verschiedenen Währungen möglich sein.

Typische Softwarefunktionen für Kassensoftware - Kunden-Verwaltung

Verwaltung der Kundendaten
Rabatt-System
Funktionen zur Auflistung der Kundenkäufe
Abgeschlossene Verträge
Erstellen von Angeboten
Zwei Preislisten für Privat- und Gewerbekunden

Typische Softwarefunktionen für Kassensoftware - Lager, Warenwirtschaft

Preisnachlass- und Rabattfunktionen
Funktionen zur Verwaltung von zeitlich begrenzten Angebotspreise
Warengruppen-Verwaltung
Seriennummern-Verwaltung, Geräte-Historie
Automatische Bestandsprüfung mit Bestellvorschlägen
Inventurfunktionshilfen
Externe Lagerbestände (Filialen, externe Händler)
Übernahmefunktionen von Artikeldaten von Lieferanten durch Medien oder Import-Schnittstellen
Funktionen zum Zugriff auf Artikel durch Artikelnummer, EANCode, Textsuche und weitere
Etikettendruckfunktionen
Erstellen von Lieferscheinen

Typische Softwarefunktionen für Kassensoftware - Instrumente für Auswertungen

Artikelhitliste (Top,Flop)
Warengruppen-Hitliste
Verkäuferhitliste
Umsatzhitlisten
Kassen-Finanzberichte für Steuerberater
Kassierer-Hitliste
Alle Auswertungen über beliebige Zeiträume
Frei formulierbare Anfragen per SQL
Ausführlicher Tagesabschluss, Wochen-, Monats- und Jahresabschluss

Typische Softwarefunktionen für Kassensoftware - Sonstige Funktionen

Annahme von Reparatur-Aufträgen
Auftrags-Status-Verfolgung
Drucken von Abholscheinen für Kunden, bei Reparatur bzw. bei Serviceausbesserungen
Offene Postenverwaltung und Mahnwesen
E-Mailversand Funktionen mit Zielgruppenauswahl, PDF-Anhang²
Instrumente für Marketing
Inventur über Mobilscanner in den Inventurphasen

Typische Softwarefunktionen für Kassensoftware - Adressenverwaltung

Adressverwaltung inkl. Dokumentenablagesystem
Ansprechpartner (unbeschränkte Anzahl pro Adresse)
Lieferadressen (unbeschränkte Anzahl pro Adresse)
Adress-Codifizierung
Serienmail- und Serienbrief-Funktion
Adressimport direkt aus dem Internet oder von CD oder DVD
Übersicht über Belege (z.B. Aufträge, Rechnungen, Kassenbelege, usw.)

Typische Softwarefunktionen für Kassensoftware - Artikelverwaltung

Aktionspreise, mit Start- und Endtermin definierbar
Lagerverwaltungsfunktionen für Inventur und Bestellungen
Kundenpreise, Umsatzrabatte
Folgeartikel (z.B. Drucker und als Folgeartikel das Kabel)
Schnelländerung von ganzen Artikelgruppen

Typische Softwarefunktionen für Kassensoftware - Belegverwaltung

Belegübersicht mit Statusverwaltung
Gruppenstrukturen mit Zwischensummen und Gruppenrabatten
Unterschiedliche Formulare
Formulare für Debitoren: Angebote, Auftragsbestätigung, Lieferschein, (inkl. Teillieferungen), Rechnung, Retourenschein, Gutschrift
Formulare für Kreditoren: Bestellanfrage, Bestellung, Wareneingang, (inkl. Teillieferungen), Eingangsrechnung, Kreditorengutschrift
Rechnungsdruck mit Einzahlungsschein
Regelmäßig wiederkehrende Belege einfach per Knopfdruck erstellen (Belege duplizieren, kopieren)

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Kassensoftware

Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
Klären Sie alle verfügbaren Einstelloptionen für Fremdwährungen. Auch Optionen für Zusatzmodule zur späteren Erweiterung bzw. Umstellung sollten angesprochen werden.
Fragen Sie auch nach uneingeschränkter MWST-Fähigkeit. Mehrwertsteuerangaben und Berechnungen für unterschiedliche Produkte und Dienstleistungen/Schulungen sowie in unterschiedlichen Prozentsätzen, sind wichtige z.T. juristisch notwendige Optionen/Funktionen die Kassensoftware immer besitzen sollte.
Fragen Sie ebenfalls, ob die Kassensoftware ein Termin- und Kontaktmanagement bietet.
Ein effizientes Schnellsuchsystem oder eventuelle Filterfunktionen beispielsweise für Adressen, Artikel und Belege ist äußerst sinnvoll und sollte bei der Auswahl der Software berücksichtigt werden.
Fragen Sie ob sich Warntexte einrichten lassen. Zum Beispiel für Adressen und Artikelangaben.
Auswertungen sollten jederzeit erstellt werden können. Dabei geht es vor allem um Tages- und Zwischenabschluss, Umsatz, Kundenstatistiken, Artikel- und Preislisten.
Klären Sie, ob eine flexible Druckeransteuerung existiert für verschiedene Drucker bzw. Druckerschächte.
Ebenfalls wichtig ist die Kompatibilität mit Microsoft Office. Ein eher allgemeines Kriterium zur Outlook-Synchronisation, Export von Belegen/Auswertungen in Word, Excel und PDF.
Klären Sie auch, ob Möglichkeiten zur Datenübernahme aus anderen Systemen bzw. anderer Software bestehen. Fragen Sie ob spezielle Schnittstellen zu anderen System existieren.
Fragen Sie nach Einzelplatz und netzwerkfähigen Lösungen, falls keine genaue Spezifikation für die unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten bzw. Betriebsarten vorliegt.
Fragen Sie nach Optionen zur Fernwartung als Zusatz zu Vor-Ort Service- bzw. Wartungsverträgen. Dies kann auch im Fall von Updates und neuen Versionen eine hilfreiche Option sein, um Administrations-Kosten zu minimieren.
Klären Sie, ob die Kassenlösung GoBS(Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme)- und GDPdU(Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)-konform ist.

¹	Zum Beispiel für Kreditkarten, EC-Karten
²	Beispiel: Top-Käufer des Produkts: Universal Bohrmaschine UB-2000, Käufer-Alter: 30-35, Wohnort: Raum Braunschweig, männlich.

Abkürzungen:

POS: Point of Sales

inkl.: inklusive

SQL: Structured Query Language

CD: Compact Disc

DVD: Digital Versatile Disc

z.T.: zum Teil

PDF: Portable Document Format

GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Software zum Thema Kassensoftware:

LaCash-Einzelhandel

Kassensoftware, POS