Der Begriff „Adress- und Kontaktlisten“ bezeichnet strukturierte Sammlungen von Informationen über Personen oder Organisationen, die für geschäftliche Zwecke relevant sind. Diese Listen enthalten typischerweise Angaben wie Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und oft auch Zusatzinformationen wie Unternehmenszugehörigkeit, Funktion im Unternehmen oder bisherige Interaktionen. Sie dienen der systematischen Verwaltung, Pflege und Nutzung von Kontaktdaten im Rahmen von Marketing, Vertrieb, Kundenservice oder Projektmanagement.
Kontaktverwaltung: Erfassung, Bearbeitung und Kategorisierung von Kontaktdaten inklusive individueller Notizen oder Zuordnungen.
Adressvalidierung: Automatische Prüfung und Korrektur von Adressdaten (z. B. Postleitzahlen, Straßennamen, Dublettenprüfung).
Import- und Exportfunktionen: Schnittstellen für den Datenimport aus bzw. -export in andere Systeme (z. B. CRM, ERP, Excel).
Segmentierung und Filter: Bildung von Zielgruppen anhand definierter Kriterien (z. B. Branche, Region, Funktion).
Verlaufshistorie: Dokumentation von Interaktionen und Kommunikationsverläufen mit den Kontakten.
Rechte- und Rollenverwaltung: Steuerung, welche Nutzer Zugriff auf welche Kontaktdaten haben dürfen.
DSGVO-konforme Datenverarbeitung: Funktionen zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen, etwa durch Einwilligungsmanagement oder Datenlöschfunktionen.
Integration in Workflows: Verknüpfung mit E-Mail-Marketing, Terminverwaltung oder Vertriebsprozessen.
Ein Vertriebsmitarbeiter pflegt eine Liste potenzieller Geschäftskunden mit Ansprechpartnern und deren Kontaktdaten.
Ein Unternehmen nutzt segmentierte Verteilerlisten für gezielte Newsletter-Kampagnen.
Ein Support-Team greift auf eine zentrale Kontaktliste mit Historienverlauf zurück, um Anfragen effizient zu bearbeiten.
Ein Projektleiter organisiert die Kommunikation mit Projektpartnern über eine zentrale Adressdatenbank.
Ein Marketing-Team importiert Messenkontakte in eine CRM-Datenbank zur Nachbearbeitung.
