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EDI Protokolle, Kommunikation und Betriebsmodelle - ein kurzer Überblick

EDI (Electronic Data Interchange) unterstützt den elektronischen, automatischen Austausch relevanter Geschäftsdokumente zwischen Unternehmen. Es stehen verschiedene Standardformate wie z.B. EDIFACT, SWIFT, ODETTE usw. zur Verfügung. Die beteiligten Partner einigen sich auf ein bestimmtes Standardformat, in dem die Daten ausgetauscht werden sollen. 

Neben den verschiedenen Formaten gibt es außerdem auch verschiedene EDI-Protokolle für den Austausch. Die EDI-Protokolle legen die Art und Weise fest, wie die EDI-Datei übertragen wird. EDI kann theoretisch über jede elektronische Übertragungstechnologie betrieben werden. Der überwiegende Teil wird über das Internet versendet. 

Gängige EDI-Protokolle:

  • AS1, AS2, AS3,AS4
  • OFTP, OFTP2
  • FTP, SFTP, FTPS
  • HTTP, HTTPS
  • X.400 (E-Mail-Protokoll)

Neben den gängigen EDI-Protokollen ist auch die Frage der tatsächlichen Verbindung zwischen den Unternehmen wichtig. Der Austausch kann dabei über ein Mailbox-System oder eine Point-to-Point-Verbindung erfolgen. 

Mailbox-System

Das Mailbox-System ist nichts anderes als der Name bereits besagt, ein elektronisches Briefkasten-System. In einem Value Added Network (VAN) können die EDI-Daten vom Absender in einen Briefkasten geschickt und vom Empfänger dort abgeholt werden. Dieses Verfahren ist zeitunabhängig, da die Mailbox nicht zwingend sofort geleert werden muss. Das VAN ist ein sicheres, privates Netzwerk. Die beteiligten Unternehmen müssen bei diesem System nicht ständig sende- oder empfangsbereit sein. Für ein MailboxSystem wird das X.400 Protokoll genutzt.

Zu den Providern von X.400 Mailboxen zählen z.B. IBM und die Deutsche Telekom sowie British Telecom. Zum Service der meisten VAN-Provider gehört ein Benachrichtigungsservice über den Eingang von neuen Nachrichten. Weitere Services der VAN-Provider sind u.a. Daten-Backup, Dokumenten-Mapping, Compliance sowie Protokoll Aufzeichnungen.

Direkte Verbindung - Point-to-Point (Punkt-zu-Punkt)

Die direkte Verbindung zwischen Sender und Empfänger bietet besonders hohe Sicherheit und Kontrolle und ist zudem für sehr große Datenmengen geeignet. Point-to-Point-EDI eignet sich daher insbesondere für große Handelsorganisationen und wird ebenfalls häufig in der Automobilindustrie eingesetzt.

Gängige Übertragungsprotokolle für die Punkt-zu-Punkt-Verbindung sind z.B. HTTP, HTTPS, FTP, SFTP, AS2, AS4 und OFTP2. Die Direktverbindung bedeutet, dass sowohl Absender als auch Empfänger ständig erreichbar sein müssen. 

AS2 (Applicability Statement 2) kann jede Art von Dateiformat verarbeiten und zählt zu den beliebtesten Verfahren für den zuverlässigen Datenaustausch über das Internet. Bei der Nutzung des AS2 Protokolls wird ein EDI-Envelope für eine Nachricht erstellt, der sicher mit Hilfe von digitalen Zertifikaten und einer Verschlüsselung über das Internet versendet wird.

Betriebsmodelle für EDI Software

On-Premises

Bei dem Betrieb der EDI Software On-Premises läuft die Software im unternehmenseigenen Rechenzentrum oder aber auf eigenverwalteter Hardware. Die eigene IT-Abteilung ist dann in der Regel für den 24/7 Betrieb verantwortlich und die notwendigen Einstellungen und Sicherungen werden vor Ort vorgenommen. Dies setzt allerdings umfassende EDI Kenntnisse bei den IT-Verantwortlichen voraus. Die Kosten für die Einrichtung und den Betrieb einer EDI On-Premises Lösung sind sehr hoch und oft nur schwer zu kalkulieren.

EDI-Software SaaS bzw. Cloud Service

EDI Software in der Cloud bereitgestellt zu bekommen und auf vorgefertigte, skalierbare und lauffähige Prozessbausteine zugreifen zu können, ist insbesondere für mittelständische Unternehmen von großem Vorteil. Ein EDI Cloud Service setzt allerdings ein einheitliches ERP-System im Unternehmen voraus. Die Nutzung von SaaS bietet zudem für Unternehmen den Vorteil der besseren Kalkulation der anfallenden Kosten. EDI Cloud Service Anbieter stellen eine Vielzahl von definierten Schnittstellen zur Verfügung. Neue Handelspartner können meist schnell eingebunden werden.

WEB-EDI

Web-EDI bezeichnet ein Betriebsmodell, bei dem im Browser Papierdokumente über ein Formular nachgebildet werden. Diese werden dann automatisch in eine EDI-Nachricht konvertiert und z.B. per HTTPS oder AS2 oder auch FTPS versendet. WEB-EDI bietet somit insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen die Möglichkeit EDI-Nachrichten ohne großen Aufwand und Kosten zu versenden und zu empfangen. Handelspartner können sich auf diese Weise ohne weitere spezifische IT-Ressourcen nur über den Internetbrowser verbinden. WEB-EDI ist somit ein teilautomatisiertes Verfahren, da die Formulare im Browser per Hand ausgefüllt werden müssen.

Fazit

Die Digitalisierung von Geschäftsdokumenten und deren Übertragung nach EDI Standards kann für Unternehmen je nach Größe und vorhandenen ERP-Systemen unterschiedlich erfolgen. Als Betriebsmodelle stehen KMU z.B. WEB-EDI und mittelständischen Unternehmen sowie großen Unternehmen EDI als Cloud Lösung oder On-Premises zur Verfügung. Je nach Branche stehen verschiedene EDI Normen und Protokolle zur Verfügung, die eingesetzt werden können. Vorteilhaft ist es natürlich, wenn bei dem gewählten Betriebsmodell möglichst viele Kunden oder auch Partner angebunden werden können.

Abkürzungen:
EDI: Electronic Document Interchange
EDIFACT: Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport
SWIFT: Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication
ODETTE: Organisation for Data Exchange by Tele-Transmission in Europe
AS2: Applicability Statement 2
OFTP: Odette File Transfer Protocol
OFTP2: Odette File Transfer Protocol 2
SFTP: Simple File Transfer Protocol
FTPS: File Transfer Protocol über SSL
IBM: International Business Machines
SaaS: Software as a Service
KMU: klein- und mittelständische Unternehmen

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Auszug aus der SoftGuide Marktübersicht:
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