Arbeitgeber sind für die Sicherheit und den Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz verantwortlich und haben laut Arbeitsschutzgesetz Unterweisungen zu organisieren und abzuhalten.
Die Planung von Schulungen und Unterweisungen nimmt in Betrieben oft viel Zeit in Anspruch. Es muss geklärt werden, wann die Schulung stattfinden soll, welcher Raum dafür zur Verfügung steht und natürlich auch, welche Mitarbeiter teilnehmen sollen bzw. müssen. Weiterhin brauchen Sie einen Dozenten oder aber zumindest die entsprechenden vorbereiteten Lerninhalte, falls Sie die Schulung selbst vornehmen. Einladungen an die Teilnehmer sind zu versenden. Ist die Schulung eine Pflichtschulung bzw. Pflichtunterweisung müssen Sie zudem dokumentieren, der jeweilige Mitarbeiter auch tatsächlich teilgenommen hat. Die Teilnahme an einer Pflichtschulung muss unter Umständen den Aufsichtsbehörden gegenüber nachgewiesen werden können. Im Großen und Ganzen bedeuten reine Präsenzschulungen eine Menge Arbeit und viel Zeit und damit auch Geld.
Als Unternehmer sind Sie gesetzlich verpflichtet, die notwendigen Unterweisungen zu organisieren. Es ist aber nicht gesetzlich vorgeschrieben, dass dies ausschließlich als Präsenzveranstaltung erfolgen muss. Zahlreiche Unterweisungen und Pflichtschulungen werden auch als Web-Based-Training (WBT) oder als Computer-Based-Training (CBT) angeboten.
Unterweisungen können beispielsweise beim Onboarding notwendig sein. Erstunterweisungen sind aber unter Umständen auch beim Einsatz neuer Arbeitsstoffe oder bei geänderten betrieblichen Prozessen nötig.
Manche Unterweisungen sind in gewissen Abständen zu wiederholen oder müssen bei einem entsprechenden Ergebnis einer Gefährdungsbeurteilung wiederholt werden. Unterweisungen können aber auch bei besonderen Anlässen wie z.B. Arbeitsplatzwechsel, festgestelltem sicherheits- und gesundheitswidrigem Verhalten, Unfällen oder bei selten vorkommenden Arbeiten notwendig sein.
Mittels Web-Based-Training bzw. CBT können Unternehmen ebenso den gesetzlich geforderten Schulungen nachkommen. Die Software übernimmt in der Regel auch die erforderliche Dokumentation der berufsgenossenschaftlichen sowie der gesetzlichen Unterweisungspflichten.
CBT und WBT dienen aber nicht nur der Erfüllung von Pflichten. Sie bieten den Mitarbeitern die Möglichkeit, sich bei Bedarf Abläufe von selten zu erledigenden Arbeiten in Erinnerung zu rufen. Dies kann z.B. bei Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen hilfreich sein und dafür sorgen, dass eine Firma nicht durch die Abwesenheit von einzelnen Mitarbeitern in Teilbereichen handlungsunfähig wird.
Im Gegensatz zu Präsenzschulungen benötigen Sie keine zusätzlichen Dozenten, Räume oder langwierige Terminabsprachen. Jeder Mitarbeiter, der zu dem bestimmten Thema geschult werden soll, bekommt einen entsprechenden Zugang zu dem webbasierten Training oder aber die vorgesehene DVD / CD mit dem Schulungsprogramm. Der Mitarbeiter kann dann individuell bestimmen, wann er die Schulung absolviert. Oft sind diese Schulungen in kleinere Lerneinheiten unterteilt, so dass sie sich gut in den Arbeitsalltag einbauen lassen. Der Mitarbeiter kann sein eigenes Lerntempo bestimmen. Zum Abschluss der Unterweisung ist in der Regel ein Test zu absolvieren. Bei erfolgreichem Abschluss wird ein Zertifikat erstellt.
Verschiedene Untersuchungen belegen, dass E-Learning Inhalte schneller und effizienter vermitteln kann. Mitarbeiter benötigen also deutlich weniger Zeit für die Pflichtschulungen, wenn Sie als WBT / CBT absolviert werden.
Lern-Apps bzw. die E-Learning Software bieten durch die verschiedenen Formate wie z.B. Erklärfilme, interaktive Spiele, Planspiele, Simulationen, Checklisten usw. eine attraktive komprimierte Aufbereitung des Lernstoffs.
Für viele der oben genannten Bereiche ist Standard-Content (also der Content, der nicht unternehmensspezifisch ist) verfügbar. Dieser Standard-Content kann in der Regel allein für sich (als CBT in Form einer DVD) oder auch im Rahmen einer E-Learning Plattform bzw. eines Lernmanagementsystems zum Einsatz kommen. WBT ist als Lernmittel von Vorteil, da es schnell aktualisiert und zum Beispiel an neueste gesetzliche oder auch technische Entwicklungen angepasst werden kann.
Pflichtschulungen bzw. -unterweisungen müssen, wie der Name es bereits sagt, auf jeden Fall in einem Unternehmen abgehalten werden. Mit einem webbasierten Training können Sie in der Regel die Qualität der Schulungen verbessern und gleichzeitig die Kosten der Mitarbeiterunterweisung optimieren. Außerdem benötigt die Schulung bzw. Pflichtunterweisung als E-Learning weniger Zeit als eine Präsenzveranstaltung. Die Organisation der Unterweisung wird verschlankt und die Arbeitsprozesse werden erheblich effizienter.