Renommierte Forschungseinrichtung sucht Workflow-Software zur Prozess-Digitalisierung und Dokumentenverwaltung

Wir suchen für unsere renommierte Forschungsorganisation eine innovative Lösung zur Optimierung sämtlicher Arbeitsprozesse der Formularverarbeitung (Webformularmanagement).

Folgende Anforderungen sollen erfüllt werden:

Die bisher von uns gewünschten Kernanforderungen sind ein datenbankbasiertes Webformularmanagementsystem mit flexibel gestaltbarem Workflowmanagement, welches Daten (Stammdaten, Bewegungsdaten etc.) aus beliebigen externen Datenbanken (php-mysql, aber auch andere DB-Systeme) lesen kann und zurückschreiben kann und welches an unser E-Mail-System (Kerio Connect) angedockt werden kann und welches Auswertungsmöglichkeiten zu den Workflowergebnissen bietet.

• Webformulare erzeugen und verwalten
• Usereingaben in fertige Formulare ermöglichen und speichern in einer Datenbank (DB) verwalten
• Genehmigungsworkflows erzeugen und verwalten und in DB ablegen
• einfache Oberfläche für Workflow für User zur Verfügung stellen - muss für uns auswertbar sein, für User ohne intensive IT-Kenntnisse
• Datenablage vollständig in Software-eigene DB - Auswertungen zu Workflowständen etc.
• Dokumente anhängen in Workflow als attachments
• es müssen z.B. Stammdatenlisten als Dropdown aus anderen DBs auszulesen sein, zur Verifikation gültiger Eingaben
• KST (Kostenstellen), PSP, Mitarbeiterstammdaten, Konten
• Daten aus fremden DBs (welche) einlesen und in fremde DBs reinschreiben
• Formulardaten zurückschreiben in Fremddatenbanken
• Webformulare als frontend für unsere Applikationen (php, mysql, ...)
• Administration muss für normalen IT-affinen User (Nicht-ITler) möglich sein, z.B. Formulare und Workflows anlegen und verwalten
• Unterweisungs- und Belehrungsworkflow
• Stammdaten- oder Buchungsschnittstellen zu SAP
• nur aktuelle Version darf im Userzugriff sein
• Versionsverwaltung - Daten aus alten Formularversionen müssen in neuen Versionen anzeigbar und auswertbar sein
• Ablage in Datenbank - alle Formularfelder müssen auswertbar sein
• Betriebssysteme
• notwendig (User) -> MS Windows, Mac OS, Linux
• notwendig (Administratoren) -> MS Windows, Mac OS
• wünschenswert (User) -> iOS, Android
• jemand mit etwas Prozess- und IT-Verständnis sollte neue Formulare anlegen, Workflows definieren etc. können
• Verwaltung der Formulare 
• lesender Zugriff auf Fremddatenbanken, um Stammdaten auszulesen
• MySQL
• SAP nice to have
• schreibender Zugriff auf Fremddatenbanken, um diese mit Formulareingabe füttern zu können
• MySQL
• SAP nice to have
• Browserunabhängig
• Workflow - in beliebigen Stufen einbaubar - auch Vertretungen abbildbar
• Zuverlässigkeit der digitalen Unterschrift bzw. Ankopplung fremder Unterschriftssysteme
• Kopplung z.B. an AD (Active Directory)
• Anbindung fremder elektronischer Unterschriftssysteme
• Genehmigungen auswertbar (Matrixausgaben), z.B. Ausgabe an MS Office (.xls), PDF etc.
• Workflow-Kopplung an E-Mail, Kalender
• MS Outlook
• bestehende Kalender- bzw. weitere E-Mail Software
• Datensicherheit, Datenschutz (personenbezogene Daten)
  
  • muss sichergestellt werden
  • ist alles in einer Datenbank oder kann man getrennte Datenbanken einrichten

Wichtig ist die Klarstellung, dass wir nicht an den Details der Anforderungen hängen, sondern jede innovative Lösung, die dem Ziel "Optimierung sämtlicher Arbeitsprozesse der Formularverarbeitung" möglichst nah kommt möglich wäre. Es geht uns um das Ziel, nicht um den Weg dahin. Daher ist uns wichtig, dass wir bei den Rückmeldungen zur Ausschreibung aus den Dokumenten und Hinweisen erkennen können, wie die grundlegende Produktphilosophie ist und wie diese zu unserem Ziel passt.

Geplant sind ca. 350 Nutzerarbeitsplätze (die Daten eingeben oder Hierarchien im Workflow sind) sowie je nach Produktausgestaltung ca. 5-15 Arbeitsplätze, welche Formulare und Workflows generieren, verwalten etc.

Ein Lastenheft (kurzes Mind-Map) kann bei SoftGuide angefordert werden.