Full-Service-Werbeagentur sucht umfangreiche Agentursoftware

Wir sind eine Full-Service-Werbeagentur, die sich auf die Departments Digital, Branding, PR und Eventmarketing fokussiert und auf der Suche nach (im besten Fall) einer Full-Service Lösung, die sowohl unser Projektmanagement, als auch unsere HR-Themen und den Einkauf, Bilanzierung bündelt. Wir sind aktuell unsicher, ob es mehr Sinn machen würde, eine Software für alle unsere Einsatzgebiete (s.o.) zu wählen, oder mehrere einzelne Tools zu verwenden und diese zu koppeln. Wir wollen dabei aber vermeiden, unnötige Kosten zu produzieren oder Mehraufwand durch das doppelte Anlegen von Projekten zu verursachen.

Unsere zu erfüllenden Anforderungen an die Software pro Arbeitsbereich sind folgende (Priorität - hoch, mittel):

Team Strategie     

• Task + Subtask(s) mit Deadlines anlegen, Verantwortlichkeiten zuweisen - hoch
• iCal-Koppelung - hoch
• Dateien an Tasks anhängen - hoch
• Chatfunktion - hoch
• Desktop, Tablet + mobile Abbildung - mittel
• persönliches Dashboard mit aktuellen Aufgaben - hoch

Team Account   

• einfaches Einbinden von Freelancern, Dienstleistern, gegebenenfalls Kunden und sonstigen Dritten in die Projektarbeit (per E-Mail-Einladung) - mittel
• einfaches Einbinden von beteiligten Kollegen in die Projektarbeit (innerhalb des Tools) - hoch
• Projektdokumentation, Bündelung von Einzelprojekten innerhalb einer Kampagne, Upload und Versionierung von Dateien, Dateiablage innerhalb des Projektes und nicht in Serverordnern - hoch
• projektbezogene interne Kommunikation digital und visuell steuerbar - hoch
• Timetracking in der spezifischen Aufgabe in einem Projekt - was wurde kalkuliert, was wurde an Zeitkontingent verbraucht? - mittel
• einfache Timetracking-/Projektauswertung per Mausklick; einfache Effizienzanalysen - hoch
• entweder EInbindung oder Synchronisation von Terminen und To-dos mit iCal - hoch
• persönliches Dashboard mit Übersicht über alle Erstellten Aufgaben, zu erledigenden Aufgaben, anstehende Termine und To-dos, etc - hoch
• je Projekt ein Dashboard mit facts & figures (template) und der Möglichkeit Kollegen auf To-dos einzubinden - hoch

Team HR   

• Erfassen und Verwalten von Stammdaten - hoch
• Erfassen und Verwalten von Fehlzeiten - hoch
• Pflege und Aktualisierung der Payroll - hoch
• Erfassen und Nachhalten von Performance - hoch
• Recruiting (komplettes Bewerbermanagement inkl. Feedbackfunktion, Digitaler Personalakte, On- und Offboarding etc.) - hoch

Team Finance   

• Kostenvoranschläge in Rechnungen umwandeln - hoch
• Eingang bzw. Ausgang von Rechnungen, Übersicht über bezahlt, unbezahlt, in Bearbeitung - hoch
• Rechnungen filtern / markieren - hoch
• Einkauf - Rechnungen an Kunden weiterleiten, mit externen Dienstleistern zusammenarbeiten (läuft aktuell über DATEV) - hoch
• Aufnahme und Umwandlung der Timetracking-Daten aus dem operativen Geschäft pro Projekt und Mitarbeiter - hoch

generell

• lokale Lösung (On Premises)
• netzwerktauglich
• Migration bzw. Datenübernahme (z.B. Stamm-, Projektdaten) von Altsystemen (bestehende Agentursoftware, Finanzbuchhaltung)

Wir sind insgesamt 40 Mitarbeiter, die hauptsächlich mit der neuen Agentursoftware arbeiten müssten. Je nach Softwareempfehlung und Zahlungsmodell könnten wir auch einige andere Mitarbeiter im Haus einbinden und lägen dann bei ca. 60 Mitarbeitern. Wir arbeiten hauptsächlich mit gängigen Mac OS, das Team Finance aber mit MS Windows.