Großer Fachhandelsverband der Freizeitindustrie sucht Eventmanagement Software

Wir sind ein Fachhandelsverband (Freizeitindustrie) und organisieren verschiedenste Veranstaltungen für unsere Mitglieder, Interessenten und Geschäftspartner.

Zu unsere Kundengruppen zählen neben Fachhändler auch andere Verbände, Gäste, Industrie und Aussteller. Unsere Events sind:

• Messen
• Mitgliederversammlungen
• Seminare
• Händlerstammtische
• Feiern

Die meisten Veranstaltungen sind für alle Teilnehmer kostenfrei. Die Abrechnung der wenigen kostenpflichtigen Veranstaltungen wird nicht über die Eventsoftware vorgenommen. Da die Koordination immer aufwändiger wird und auch der Anspruch an Zutritt und unser Reporting weiter steigt, haben wir folgende Anforderungen an eine Eventmanagement-Software:

• Idealerweise Anbindungsmöglichkeit an Microsoft Dynamics NAV 2015

• Gleichzeitiger Zugriff & Bearbeitung durch mehrere Mitarbeiter

• Idealerweise mit unterschiedlichen Berechtigungen

• Idealerweise (teilweise) Zugriff über Browser

• Editierbare Adressgruppen mit Kontakten

  • Idealerweise Möglichkeit der Verwaltung von Filialen

  • Neuregistrierung Fachhändler, alle neuen Mitglieder der Adressgruppe werden händisch von uns freigeschaltet (Fachbesucherakkreditierung)

  • Idealerweise Anpassung der Kommunikation mit dem Kontakt an die jeweilige Sprache (z.B. Dänisch)

• Veranstaltungen mit unbegrenzten und begrenzten Anzahlen an Tickets

  • Für bestimmte Veranstaltungen je eine Ticketgruppe pro Adressgruppe (Aussteller- & Besuchertickets)

  • Idealerweise Wartelisten bei ausverkauften Veranstaltungen (Events)

  • Idealerweise mit Hotelkontingentverwaltung (Events)

• Einfaches Anmeldeprozedere für die Teilnehmer (!)

  • Einladungsmailing

  • Passwortgeschützte Anmeldung

  • Mehrere Teilnehmer pro Adresse

  • Idealerweise mit Hotelwunsch/Buchung

  • Nur bei Events: Per push ausgelöste Eingangsbestätigung und per push ausgelöste Veranstaltungsbestätigung mit Ticket (Text muss händisch editierbar sein)

  • Bei einigen Events: Vorformulierte, automatisch erzeugte Veranstaltungsbestätigung mit Ticket

  • Idealerweise Möglichkeit des Stornos seitens der Teilnehmer

  • Konformität mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

• Vor Ort

  • Zutrittserfassung mittels Scanner

    • Idealerweise mit Prüfung der Tickets

  • Erfassung & Erstellung neuer Adressen und Tickets am Laptop

    • Idealerweise offline, Sync im Anschluss an die Veranstaltung

  • Idealerweise „schwarze Liste“ mit nicht erwünschten Personen

  • Einfaches Reporting vor Ort (Excelliste o.Ä.)

• Reporting:

  • Einfache (!) Auswertung in Excel o.Ä.

  • Zutritt mit wie vielen Personen

  • Angemeldet aber nicht gekommen

  • Idealerweise Historie der Adressen & Kontakte

Es sind ca. 5 interne Software-Arbeitsplätze für das Eventmanagement geplant.