Holzbauunternehmen sucht Komplettlösung

Wir sind ein süddeutsches Holzbauunternehmen und suchen eine Komplettlösung. Unsere aktuell genutzte Software kann einige Prozesse nicht abbilden. Insbesondere für die Angebotskalkulation und Dokumentenablage bedarf es einer besseren Lösung. Des Weiteren gibt es kein Projektmanagement über die gesamten Projekte.

Durch die neue Lösung sollen unter anderem die internen Abläufe beschleunigt und für alle transparenter gemacht werden. Die Ablage von Kommunikation mit Kunden soll  projektbezogen, übersichtlich und für alle zugänglich erfolgen. Der Überblick über den Stand aktueller Projekte soll für alle Mitarbeiter gegeben sein. Kunden sollen gleiche Aussagen zum Projektstand und zeitlichen Ablauf gemacht werden können.

Folgende Anforderungen soll die Software erfüllen:

Notwendig

• Stammdatenverwaltung
• Adressverwaltung
• Berechtigungskonzept (sämtliche Preise sollen nur für Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung und Geschäftsleitung sichtbar sein)
• Angebotserstellung (Angebote sollen nur für Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung und Geschäftsleitung sichtbar und bearbeitbar sein)
• auch Angebotsnachträge
• Angebotskalkulation, Nachkalkulation
• Aufträge, Auftragsbestätigung
• Anbindung an Telefonanlage (Anrufer anzeigen, Kontaktdaten) - ODBC-Schnittstelle
• projektbezogene Ablage von E-Mails
• Projektmanagement, Projektplanung (u.a. Projektordner, Projektskizze, Abstimmung der Vorgewerke, Notizen, Termine, Fristen)
• Rechnungen (Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, Kleinbestellungen)
• Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Übernahme sämtlicher bisheriger Projektdaten in neue Software
• Abnahme
• Reklamationen und Mängelbeseitigung (mit Tablet)
• Nutzen von Stammdaten, Kopierfunktion
• projektbezogene Nachverfolgung, wer was bearbeitet hat
• Filter zur Suche von Projektdokumenten nur innerhalb eines Projektes
• Dokumentation (Statik, Pläne, Planlisten)
• Dokumente, Ablage kann auch ohne Software verwendet werden (Zukunftssicherheit)
• Arbeitsvorbereitung / Konstruktion
• Einrichtung und Installation durch den Anbieter
• Fernwartung und Update über die Nutzungsdauer des Systems durch den Hersteller muss jederzeit möglich sein

Optional

• Personaleinsatzplanung
• Anbindung an den Hallenkonfigurator ist wünschenswert, um die darin ermittelten Massen für die Kalkulation nutzen zu können

Zukünftig

• Einkauf
• Lagerhaltung
• Zeiterfassung für Montageteams

In Arbeitsablauf einfach integrierbar. Jeder Mitarbeiter muss mit diesem System zurechtkommen. Unsere Mitarbeiter sollen durch Schulungen und eine ausreichend lange Testphase genügend Zeit bekommen, sich an ein neues System zu gewöhnen.

Die Abnahmekriterien unsererseits sind ein störungsfreier Betrieb über einen festzulegenden Zeitraum, sämtliche laufende und abgeschlossene Projekte sind abrufbar und die Einhaltung der Kernpunkte Funktionalität und zentrale Projektablage.

Es sind ca. 25 Software-Arbeitsplätze für unser Büro vorgesehen. Gearbeitet wird in einer MS Windows-Systemlandschaft. Es wird eine On-Premises (Inhouse) Lösung angestrebt.

Hinweis: Ein Lastenheft kann gegebenenfalls bei SoftGuide angefordert werden.