Wie handeln mit Medizinprodukten und suchen ein neues Warenwirtschaftssystem mit Fakturierung.
Folgende Anforderungen stellen wir an die Software:
Auftragsbearbeitung
- Auftragsbestätigungen
- (Teil-) Lieferscheine erstellen, erfassen (WICHTIG es müssen mehrere Eingabefelder zur Verfügung stehen (Artikel-Nr., Bezeichnung; Menge; UDI, Chargen-Nr., UBD, Bemerkungsfeld, TL-Nr.))
- (Teil-) Rechnungen
- Möglichkeit, zusätzlich auf Rechnung und Lieferschein Texte zu vermerken (z.B. für IMT)
- Möglichkeit Skonto bzw. Discount einzutragen und System berechnet automatisch
- Stornobelege
- alle Belege müssen in Deutsch und Englisch verfügbar sein und sowohl speicherbar als auch druckbar sein
- Suchfunktion (Auftrags-Nr., Kunde, Artikel-Nr., etc.)
- einfache Korrektur bei Falscheingabe
- es muss erkennbar sein, ob bei einem Auftrag Forderungen bestehen oder diese bereits bezahlt wurden (Zahlungen müssen zu sehen sein)
- aktueller Status des jeweiligen Auftrages sichtbar (Auftrag storniert, (teilweise) beliefert, offen)
- es muss die Möglichkeit bestehen, Artikel und Preise händisch und individuell einzugeben und im bereits bestehendem Auftrag gegebenenfalls abzuändern
- Kommentarfeld bei jedem Auftrag
- automatische Intrastat-Meldung
- Dashboard:
- nicht bezahlte Kundenaufträge
- nicht versandte Aufträge an den Kunden
- nicht erhaltene Ware vom Lieferanten
- weitere frei konfigurierbar
Kundenverwaltung
- alle Belege müssen in Deutsch und Englisch verfügbar sein und sowohl speicherbar als auch druckbar sein
- beliebige Anzahl Lieferadressen je Kunde
- individuelle Kunden- und Aktionspreislisten
- Druck von Kunden-, Preis- und Artikellisten
- Zahlungs- und Lieferbedingungen
- feststehender Text
- Text frei konfigurierbar
- Freifelder in Stammdatenmasken und Auftragsassistent
- beliebige Anzahl Kontaktpersonen hinterlegen
Lagermanagement
- aktuelle Lagerbestände
- Lagerein- und -ausgänge
- Lieferscheine von Lieferanten werden auftragsspezifisch erfasst „just in time“
- Teillieferungen auftragsspezifisch durchführbar
- Wareneingangsrechnung, Lieferscheine und Lieferantengutschrift – Lagerbestände immer im Blick
- Lieferlisten in Excel
Pricing
- Anzeige, ob Preise aktuell sind
- Abgleich zwischen Rechnung und Lieferschein anhand der Artikel-Nr. nicht Text
- kundenspezifische Rabatte und Preisstaffelungen
- Auswertung in Excel: alle Preise, die älter als 6 Monate sind
- Möglichkeit Preise individuell einzuspielen
- Einspielen von Einkaufspreisen und Verkaufspreisen mit Exceldatei; hier die Möglichkeit einzeln für jeden Lieferanten und Kunden; und vielleicht auch noch die Möglichkeit, für mehrere Kunden und mehrere Lieferanten einen Preis einzuspielen
- es muss möglich sein, gleiche Artikelnummern mit verschiedenen Herstellern einzuspielen, so dass der Datensatz nicht überspielt wird; da es vorkommen kann, dass zwei verschiedene Hersteller für zwei verschiedene Produkte die gleiche Artikelnummer verwenden
- und die Möglichkeit, Preise zu löschen und zu ändern; manuell und mit Excel
- Anzeige des Einspieldatums hinter den Preisen in einem Extrafeld und evtl. auch beim Ziehen von Exceldateien (auch bei den Aufträgen anzeigen, wenn Einkauf bestellen will, damit sichtbar ist, von wann der Preis ist)
- evtl. farbige Markierung o.ä., wenn Preise kürzlich bereits bei Lieferanten angefragt wurden; oder generell Ersichtlichkeit, dass Preis für diesen Artikel beim Lieferanten angefragt wurde, Antwort aber noch aussteht
- Möglichkeit, zu vermerken, wenn ein Lieferant einen Hersteller gar nicht im Sortiment hat (damit wir wissen, muss gar nicht angefragt werden) – evtl. kann man das beim Lieferanten hinterlegen, und dieser Lieferant ist dann bei Artikeln dieses Herstellers grau o.ä.
Auswertungen/ Allgemeines
- welche Artikel sind Bestseller?
- welche Kunden bringen mit welchen Artikeln am meisten Umsatz?
- Kennzahlen-Übersichten, Umsatzauswertungen bis hin zu Kunden-, Preis- und Artikellisten
- schneller Informationszugriff dank Suche nach Volltext und Schlagwörtern
- automatische Protokollierung von Änderungen an Dokumenten
- Möglichkeit zentrale Ablage aller digitalen Rechnungsbelege, individueller Zugriff pro User und mobiles Arbeiten
- transparente Abwicklung von Rechnungsprüfungen und Freigabe
- nach Freigabe erfolgen Zahlungen der Rechnungen
- Mithilfe der Dokumentenverwaltung werden alle Rechnungsbelege GoBD-konform aufbewahrt
- alle Auswertungen und Statistiken als Bildschirmanzeige, Ausdruck oder Export
- individuelle Zugriffsrechte für Mitarbeiter (Benutzer-und Rechteverwaltung inklusive Passwortschutz)
- mobile Lösungen für unterwegs (Homeoffice), daher webbasiert gewünscht
- mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig im Warenwirtschaftssystem arbeiten - Software ist mehrplatzfähig - kann daher im Netzwerk installiert werden
- umfangreiche Such- und Recherchefunktionen
- schnelle Anpassungsfähigkeit (z.B. Änderung MwSt.-Satz) ) hier individuell pro Artikel änderbar und nicht nur für die komplette Bestellung
- Serien- und Chargennummern, UDI + UBD verwalten - Rückverfolgbarkeit
- Ertragsberechnung
- Aufbau sollte immer gleich sein: Firma; Produktbeschreibung; Artikelnummer; VE; MwSt; Bemerkung zum Produkt; Preis; Kommentar Lieferant bzw. Kunde.
Buchhaltung
- Offene-Posten-Verwaltung zu Kunden und Lieferanten inkl. SEPA-fähigem Zahlungsverkehr
- mehrstufiges Mahnwesen
- Arbeitsentlastung durch einmalige Erfassung wiederkehrender Buchungen
- Möglichkeit zur Splittung bei Belegbearbeitung
- Liquiditätsvorschau für bessere Handlungsfähigkeit und weniger Engpässe
- Erstellung von SEPA Lastschriften und Mandatsverwaltung
- leichte Erstellung von individuellen Auswertungen mithilfe von Assistenten
- detaillierte Abfragen für alle Kennzahlen der Auftragssachbearbeitung
- Möglichkeit Prepayment zu tätigen und einzutragen
Schnittstellen
- zu Versanddienstleistern, Speditionen und Fulfillment-Anbietern
- zu Buchführung (z. B. DATEV)
- zu Bankkonten (z. B. per HBCI oder EBICS)
- für die Zollabwicklung
- zu Excel
Da wir mit Medizinprodukten handeln, muss die Rückverfolgbarkeit gewährleistet sein. Des Weiteren müssen die Unterlagen GoBD-konform aufbewahrt werden können.
Wichtig: Einführung und Schulungen!!! Schnelle Hilfe bei Problemen!! Evtl. einen festen Ansprechpartner.
Es werden sieben bis zehn Software-Arbeitsplätze benötigt.
