Handelsunternehmen sucht Dokumenten- und Prozessmanagementsystem

Wir handeln u.a. mit CNC gesteuerten Werkzeugmaschinen für die Metallbearbeitung und beraten mittelständische Industriebetriebe bezüglich des Einsatz von Maschinen und Produktionsanlagen. Langfristig angestrebtes Ziel der Büroarbeit ist es, diese weitgehend papierlos zu gestalten. Daher suchen wir ein modular aufgebautes Dokumentenmanagementsystem (DMS), dass uns schrittweise in diese Richtung bringt.

Das DMS sollte die automatische Verarbeitung von eingescannten Dokumenten unterstützen.

Der Prozess des Maschinen An- und Verkauf läuft wie folgt ab. Derzeit werden Mappen für alle Maschinen angelegt, die je nach Phase des Verkaufsprozesses die Unterschiedlichen Abteilungen durchlaufen z.B.:

• Buchhaltung: Anlegen der Maschine in Navision und Erstellung der Maschinenmappe mit einem sog. Stammdatenblatt und einem Laufzettel
• Vertrieb: Hinzufügen von technischen Dokumenten sowie im Falle des Verkaufs den original Verkaufsvertrag, ggf. Eintrittserklärungen einer Leasinggesellschaft, Dienstleistungsrechnungen für Reparaturarbeiten die an der Maschine benötigt wurden usw.
• Erneut Buchhaltung: Rechnungserstellung
• Sekretariat: Organisation des Maschinentransports und Beilegen von Stundenzetteln der eigenen Mitarbeiter für an der Maschine angefallene Tätigkeiten (z.B. Reinigen und Instandsetzen)
• Verträge sollen weiterhin in Papierform abgelegt werden

Wir planen mit ca. 20-25 Software-Arbeitsplätzen.