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Personalverwaltung und Zeiterfassungslösung für ein Unternehmen im Bereich Funktechnik gesucht

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Wir sind eine Unternehmens­beratung und suchen im Rahmen der ERP-Auswahl für unseren Kunden im Bereich Funktechnik eine ganzheitliche Lösung zur Personalverwaltung, Bewerbermanagement, Zeiterfassung und  Abrechnung mit nachstehenden Funktionalitäten.

Die Lohnabrechnung für die Belegschaft muss für alle Mandanten vollständig durch das ERP-System erfolgen können. Darüber hinaus ist eine DATEV-Schnittstelle erforderlich. Für die weitere Verwaltung im Personalbereich ist eine Systemunterstützung bei den Themen Schulungen, Qualifikationen, Fristen und Verträge / Dokumente gewünscht.

Abrechnung

Es muss möglich sein:

  • Reisekosten im System zu erfassen
  • Abrechnungen aus dem System zu initiieren (Reisekosten)
  • Reisekosten abzurechnen
  • Überstunden abzurechnen
  • die Abrechnung der betrieblichen Altersvorsorge durchführen zu können
  • die Daten, die an DATEV übergeben werden sollen, zu konfigurieren, hier müssen unterschiedliche Konten mit den entsprechenden Salden an DATEV übermittelt werden können (gearbeitete Stunden, Urlaubstage, Kranktage, Zuschläge usw.)

Personalbedarfs- und Bewerbermanagement

  • Personalbedarf in der Form eines Vorgangs kommunizieren
  • Es muss möglich sein, am Personalbedarf ein Stellenprofil zu hinterlegen, als Basis sollen vorhandene Stellenausschreibungen dienen
  • Es muss möglich sein, den Vorgang des Personalbedarfs einem Verantwortlichen zuzuweisen
  • Der Vorgang des Personalbedarfs muss unterschiedliche Status haben: neu angelegt, Prüfung, ob interne Besetzung möglich, Stellenausschreibung draußen, Bewerbungen eingegangen, Vorstellungstermine vereinbart, eingestellt, pausiert, Verfahren abgebrochen, zurückgestellt
  • Es muss möglich sein, einen Zwischenbescheid, eine Absage, eine Einladung zum Vorstellungsgespräch etc. je nach Bearbeitungsstatus zu verschicken.
  • Es muss möglich sein, zum Vorgang Informationen hinzuzufügen. Z.B.: Auf welchen Portalen oder bei welchen Dienstleistern wurde die Stelle ausgeschrieben usw.
  • Es muss möglich sein, für jede eingegangene Bewerbung einen Vorgang zu starten, der dem Vorgang der Stellenausschreibung / des Personalbedarfs zugeordnet werden kann
  • Der Vorgang der Bewerbung muss unterschiedliche Status haben: Eingegangen, Vorstellungsgespräch vereinbart, Abgelehnt, Eingestellt, Nicht eingestellt aber für später zurückgelegt
  • Es muss möglich sein, dem Vorgang der Bewerbung einen verantwortlichen Bearbeiter / Vorgesetzten zuzuweisen
  • Durch die Zuweisung der Bewerbung an den verantwortlichen Bearbeiter muss eine Benachrichtigung an den Bearbeiter verschickt werden (E-Mail)
  • Am Vorgang der Bewerbung muss ein Feedback hinterlegt werden können
  • Am Vorgang der Bewerbung muss ein Vorstellungstermin hinterlegt werden können
  • Am Vorgang der Bewerbung muss ein Protokoll aus dem Vorstellungstermin hinterlegt werden können
  • Abwesenheitsphasen müssen entsprechend gekennzeichnet sein, damit die Zeitkonten konsistent geführt werden können
  • Unterstützung für die Abwesenheitsplanung von Mitarbeitern
  • Allgemeine Unterstützung für das Bewerbermanagement
  • Zuordnen/verlinken von Verträgen, Dokumenten, Unterlagen und Bescheinigung zum Mitarbeiter
  • Zuordnen/Verlinken von Abrechnungen zum Mitarbeiter

Personalverwaltung

  • Hinterlegung von wichtigen Datumsfeldern und Fristen am Mitarbeiter (Geburtsdatum, Einstellungsdatum, usw.)
  • Es muss möglich sein, bevorstehende Termine zum Mitarbeiter zu verwalten
  • Es muss möglich sein, Aufgaben zum Mitarbeiter zu verwalten
  • Es muss möglich sein, Qualifikationen am Mitarbeiter zu hinterlegen

Die Personalzeiterfassung soll modernisiert und in eine mit dem ERP-System harmonierende Gesamtlösung überführt werden.

Zeiterfassung

  • Erfassung der Überstunden von Mitarbeitern
  • Auswertung der Überstunden von Mitarbeitern
  • Anfrage- und Freigabeprozedur im System für Dienstreisen
  • Im Antragsprozess und in der Freigabe müssen die Kontensalden der Zeiten / Urlaubskontingente angezeigt werden
  • Im Antragsprozess muss die Vertretungsregelung / der Vertretende eingetragen und benannt werden können
  • Mobile, benutzerfreundliche Personalzeiterfassung ( Z.B. über Smartphone oder Web-Zugriff) inklusive der Zeiterfassung, um Tätigkeiten in Projekten oder sonstigen Aufgaben abzubilden.
  • Hinterlegung eines Zeitmodells für Mitarbeiter (Stunden pro Woche usw.)
  • Mehrstufiger Genehmigungsvorgang (mehrere Freigabeberechtigte) für Überstundenanträge
  • Mehrstufiger Genehmigungsvorgang (mehrere Freigabeberechtigte) für Urlaubsanträge
  • Mehrstufiger Genehmigungsvorgang (mehrere Freigabeberechtigte) für Abwesenheitsanträge
  • Einsehbarer Status von Anträgen (Überstunden, Urlaub, Abwesenheit) für Bearbeiter, Antragssteller und Vorgesetzte
  • Urlaubsanträge, Überstundenanträge und Abwesenheitsanträge müssen durch den Vorgesetzten freigegeben werden
  • Für freigabeberechtigte Personen können Vertretungspersonen hinterlegt werden
  • Status von Anträgen sollen per Mail kommuniziert werden können
  • Auswertung über Resturlaub, bereits genommenen Urlaub, verplanten Urlaub für Mitarbeiter
  • Übersicht der Gesamturlaubssituation einer Gruppe (Abteilung, gesamtes Unternehmen)
  • Allgemeine Auswertung bezüglich Überstunden, gearbeiteten Stunden, Ist-Stunden, Soll-Stunden pro Mitarbeiter
  • Allgemeine Auswertung mit einstellbaren Zeitraum (Tag, Woche, Monat, Quartal, Jahr)
  • Personaleinsatzplanung nach Qualifikationen (für Fertigung, Montage und Dienstleistungen)
  • Allgemeine Personalzeiterfassungsfunktionalität

Das Unternehmen hat 250 Mitarbeiter, davon sind ca. 100 im Außendienst tätig. Für die Außendienstmitarbeiter müssten mobile Buchungen via Handy gewährleistet sein.

Es sind 3 Admin-User vorzuhalten, im Bereich Zeiterfassung und Reisekosten 5.

Bitte geben Sie Kosten für die Anpassung, falls bestimmte Funktionalitäten nicht im Standard abgedeckt werden können, und auch die monatliche Servicegebühr für Wartung und Support an sowie Dienstleistungen für die Parametrierung, Schulung und Beratung an.

Wir haben 12 Softwarelösungen recherchiert. Beispielsweise kommen aufgrund der spezifischen Anforderungen folgende Lösungen in Frage:

rexx HR - Personalmanagement / Digitale Akte
adata Personalwirtschaft - Lohnabrechnung, HRM und Zeiterfassung
SP_Data Personalabrechnung
DATEV Personal-Managementsystem classic
Software Lösungen gefunden
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Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen zu diesem Projekt
Projektdokumentation

Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen mit detaillierten Informationen, projektspezifischen Fragestellungen und Antworten sowie strukturierten Vergleichsmöglichkeiten stehen in der Projektdokumentation zur Verfügung:

Projektstatistik

Anzahl
Recherchierte und befragte Lösungen 12
Selektierte potentiell relevante Lösungen (davon veröffentlicht) 8 (5)
Gesendete E-Mails (Fragen, Rückfragen) und Telefongespräche 28
Erhaltene E-Mails von Anbietern 4
Direkte Antworten auf die Ausschreibung 0
Als relevant eingestufte und eingepflegte Antworten 71

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