Private Equity Fondsmanager sucht eine Kontaktdatenverwaltung

Wir sind ein Private Equity Fondsmanagement und suchen ein Programm zur Kontaktdatenverwaltung. Unsere Kontakte setzen sich im Wesentlichen zusammen aus Investoren, Beratern/Dienstleistern der M&A-Branche und Unternehmern. Ein CRM greift für unsere Anforderungen regelmäßig zu weit, wobei einige Aspekte einer klassischen CRM-Anwendung auch für uns sinnvoll wären.

Die Kontaktdatenverwaltung sollte folgende Funktionen bereitstellen:

Im Wesentlichen geht es darum, sämtliche den Mitarbeitern der Organisation bekannten Geschäfts-Kontakte in einer zentralen Datenbank zu pflegen um

• allen Mitarbeitern Zugriff auf das gesamte Organisationswissen zu ermöglichen,
• um die Qualität der Kontaktdaten durch eine Bestandspflegerichtlinie sicherzustellen,
• die Kontakte sinnvoll klassifizieren und somit einfach filterbar zu machen und
• den Versand von Newslettern/Serienbriefen zu vereinfachen.

Wir benötigen unsere Kontaktdatenbank, um regelmäßig mit unseren "Lieferanten" für neue Akquisitionsprojekte Kontakt aufnehmen zu können (M&A-Berater, Anwälte, Wirtschaftsprüfer etc.). Im Zuge unserer Projektprüfung müssen wir Teams aus externen Beratern zusammen stellen, die für uns die Unternehmensprüfung durchführen, also spezifisches Branchen-Know-How und Funktionswissen besitzen - danach müssen wir unsere Kontaktdatenbank filtern können, um geeignete Experten für ein bestimmtes Projekt finden zu können. Mit unseren Investoren müssen wir regelmäßig Kontakt halten und sie im Rahmen von Newslettern, Mailings oder Serienbriefen über unsere Aktivitäten informieren.

Weitere Anforderungen:

• Die Kriterien zu Filterung sollten kundenspezifisch individualisierbar sein
• Ein Kontakt sollte einem User zuordbar sein
• Das System sollte Organisationen und Kontakte, die einer Organisation zugeordnet werden, unterscheiden können
• Es sollte eine Userverwaltung mit der Vergabe bestimmter Rechte geben
• Optional könnte ein Workflow-Management hilfreich sein (z. B. falls bei der Kontakteingabe Informationen fehlen wird ein Task für den Kontakteinhaber ausgelöst, die fehlenden Informationen nach zu pflegen).

Es sind 9 Arbeitsplätze geplant, wobei alle 9 Mitarbeiter auf sämtliche Kontakte der Organisation zugreifen können müssen und die Kontakte nach spezifischen Kriterien filtern können müssen. Die Kontaktpflege und Kontakteingabe kann ggfs. jedoch durch weniger Mitarbeiter erfolgen.