Reiseveranstalter sucht Software zur zentralen Verwaltung aller reisespezifischen Informationen

Als Reiseveranstalter für Aktivreisen (Rad- & Wanderreisen) benötigen und verwalten wir unzählige Daten und Informationen zu den einzelnen Rad- bzw. Wanderetappen. Diese sind teilweise bereits in unserem Buchungssystem, das wir auch behalten wollen, erfasst. Ein weiterer großer Teil jedoch wird derzeit in Libre-Dokumenten erfasst und dann mit den Daten aus der Software kombiniert. Da wir für unsere Gäste möglichst individuelle Reiseunterlagen erstellen, benötigen wir identische Daten in vielerlei Formen aufbereitet, weshalb wir Informationen teilweise doppelt und dreifach in Dokumenten erfassen. Beispielsweise listen wir den Gästen für jede Radeletappe unterwegs befindliche Gaststätten bzw. Restaurants sowie z.B. Fahrradwerkstätten und wichtige Hinweise zur Streckenführung auf. An einem Radweg beispielsweise können die Gäste die Tour in Fließrichtung des nahen Flusses oder auch gegen Fließrichtung sowie in deutsch oder englisch buchen, d.h. ein und dieselbe Information wird mindestens vierfach erfasst. Das Erstellen der Reiseunterlagen erfordert umfangreiche Einweisung und viel Know How bei den Mitarbeitern.

Um welche Informationen geht es konkret?

 Allgemein (unabhängig von Kunde und Strecke)

• Ablauf Gepäcktransport bzw. Handling Kofferanhänger
• Hotelliste bzw. Voucher (Infos Funktionsweise)
• Kurtaxen bzw. Beherbergungssteuern
• Gastronomische Versorgung allgemein
• Mieträder (Übergabe bzw. Rückgabe, Zubehör, Mietbedingungen, Anleitungen)
• Notfallnummer
• Pannenhilfe

Streckenspezifisch

• Symbol des Rad- bzw. Wanderwegs
• Baustellen bzw. Umleitungen
• Zusatzinfos (z.B. Verhalten im Nationalpark, Informationen für ausländische Reisegäste)
• Fahrradwerkstätten auf der Etappe
• Gastro bzw. Verpflegung auf der Etappe
• Einkaufsmöglichkeiten (besonders beim Wandern wichtig)
• Höhenprofil
• Streckenführung
• Karten
• km bzw. Zeit bzw. Entfernung
• Fähren
• Fahrpläne ÖPNV
• Apotheken
• Geldautomaten (nur im Ausland bzw. beim Wandern)
• Sehenswürdigkeiten, Highlights, POI, Hintergrundinfos
• Varianten, Ausflugstipps
• Auslandsinfos

Hinzu kommen kunden- bzw. lieferantenbezogene Daten, die wir bereits in unserem Buchungssystem erfassen können (z.B. Anfahrtsbeschreibung, Schließtage Hotelrestaurant, Parkmöglichkeiten, etc.).

Was ist das Ziel?

Wir wollen all diese Daten etappenbezogen zentral verwalten und dann an den entsprechenden Stellen (also z.B. im Reiseablauf oder auch perspektivisch auf der Website für den Kunden zum Download oder auch in eine Tourenapp) in der entsprechenden Sprache (deutsch oder englisch) ausspielen. Die Daten müssen einfach durch uns gepflegt und aktualisiert werden können, ohne dass dafür eine Softwarefirma irgendwas einspielen bzw. umprogrammieren muss. Weiterhin soll das System mit Regeln gefüttert werden können, sodass Automatismen entstehen. Beispiel: Der Gast bucht eine Radtour am Elberadweg von Prag nach Dresden. Das System sollte anhand der beim Kunden hinterlegten Sprache sowie den Hotelstandorten und anderen reisespezifischen Informationen, die der Mitarbeiter bei der Buchung eingibt, automatisch erkennen, welche Informationen für die Reiseunterlagen zusammengestellt werden müssen.

Weiterhin wollen wir künftig prüfen, ob wir bestimmte Daten nicht aus anderen Quellen importieren bzw. abrufen können. Wir aktualisieren derzeit jeden Winter all diese Informationen manuell; prüfen z.B. ob es Fahrradwerkstätten noch gibt und die Adressdaten bzw. Telefonnummern dieser noch aktuell sind. Das sind ja aber Daten, die irgendwo im www schon existieren. Welche Daten dies genau sein werden und von wo und vor allem wie man diese für uns nutzbar machen kann, ist noch offen. Aber das System sollte so ausgelegt sein, dass es Importmöglichkeiten bzw. Schnittstellen bietet. Es muss natürlich auch mit unserem jetzigen Buchungssystem verbunden werden können, da die Reiseabläufe für die Gäste immer eine Mischung aus kundenspezifischen und streckenspezifischen Informationen sind.

Idealerweise könnte man in dem neuen System auch Geodaten erfassen, d.h. die einzelnen Etappen bzw. Touren auf Karten abbilden und dort entlang dieser Strecke befindliche POI abbilden. Das ist aber vielleicht nicht essentiell, da es dafür auch andere Möglichkeiten auf dem Markt gibt. Wichtig ist, dass das System mit anderen kommunizieren kann (Export/Import/API/o.ä.).

Letztlich geht es um eine Möglichkeit, unterschiedliche Daten zu erfassen, Abhängigkeiten und Regeln zu definieren und diese Daten dann wieder über verschiedene Kanäle auszuspielen.

Es werden 20-30 Software-Arbeitsplätze benötigt.