Wir sind in der Sozialwirtschaft tätig und suchen für die Vermietung und Untervermietung von Wohnungen an Klienten ein Hausverwaltungsprogramm. Es handelt sich um ca. 300 Wohnungen, deren Zimmer auch einzeln vermietet werden, so dass es geschätzt um ca. 900 Mietverträge geht.
Folgende Anforderungen stellen wir an die Software:
Fachliche Anforderungen:
- es muss möglich sein, Untereinheiten von Wohnungen einzurichten, da viele Wohneinheiten zimmerweise vermietet werden; Wohnung hat z.B. 5 Zimmer, dann einmal zusammengefasst die Wohneinheit anzeigbar und auch jeweils pro Mieter bzw. Zimmer
- die einzelnen Zimmer einer Wohnung können an Mieter verschiedener Kostenstellen bzw. Betreuungseinheiten vermietet sein; es muss Haus/ pro KST Projekt (manchmal 1 Zimmer an 111/ 1 Zimmer an 118)/ pro WE sichtbar sein
- Schnittstelle zu vorhandenem ERP-System, monatliche aktuelle Einspielung der Sollstellungen für Mieten/Betriebskosten
- Schnittstelle retour, Zahlungseingang in vorhandenes ERP-System, sodass die OP vereinfacht wird
- daraus ergibt sich, dass Buchhaltungskonten angesprochen werden müssen, sind die hinterlegbar?
- Scananhang der Dokumente (Mietverträge usw.), Ablage mit Systematik? (Schriftverkehr, Mietverträge, andere Dokumente, Kostenübernahme, persönliche Unterlagen (z.B. Passkopie)
- Mieter, ggfs. mit Rechtsbetreuer hinterlegbar, so dass Historie jeder Zeit einsehbar ist?
- neuer Mieter auf das Zimmer einer Wohneinheit
- Mieterkorrespondenz (Gesprächsnotiz Telefon, E-Mail….)
- ggf. Verwaltungsvorschrift AV Wohnen hinterlegbar, sodass man auf Knopfdruck nach Auswahl Angebot erstellen kann, ggf. Nutzungsvereinbarung nach Parametern?
- bei Eingabefeldern Auswahlmöglichkeiten hinterlegt? z.B. Auswahl der Kostenstelle, Konten etc.
- sind diese selbst erweiterbar bzw. definierbar?
- Sonder-/allgemeine Hinweise pro Haus (wie eine Art Überblick, Datenbank) z.B. Laufzeit des Mietvertrags, Start, Ende, Heizungsart, Regelungen…)
- zu erstellende Dokumente hinterlegen, die dann automatisch abgerufen werden können (Mietvertrag, Hausordnung, Übergabeprotokoll, Datenschutz, Wohnungsgeberbestätigung, Kündigungsbestätigung, Mahnung, allgemeiner Brief mit Briefkopf offen…, Angebot, Mietschuldenfeiheitsbestätigung…
- Reports:
- alle Mieten, die für das Anmieten der zu vermietenden Wohnungen gezahlt werden
- alle Sollstellungen an Untermieter
- alle Mietzahlungen der Untermieter
- P&L nach Kostenstellen
- Liste belegte, nichtbelegte Wohneinheiten, Zimmer
- Liste welche Verträge demnächst auslaufen z.B. innerhalb 6 Monate
- Liste befristeter Mietverträge
Technische Anforderungen, die seitens der IT gerne erfüllt sein sollen:
- Betriebssystembasis auf Servern und Arbeitsplätzen Microsoft Windows (also nicht Apple, nicht Linux/Unix)
- Datenbankanbindung an Microsoft SQL Server (nicht Oracle, IBM usw.)
- Schnittstellen, sofern von anderen Abteilungen gewünscht bzw. gefordert, für vorhandenes ERP-System bzw. Dokumentenmanagement
- Mandantenfähigkeit (Sicherstellung der Trennung von Mietobjekten verschiedener Unternehmen - Mutter- und Tochter-Unternehmen)
- möglichst kein Java, keine Abhängigkeiten von .Net-Installationen
- sofern relevant: Unterstützung für möglichst viele Browser (nicht ausschließlich Internet Explorer oder ausschließlich Firefox o.ä.)
Es werden drei Software-Arbeitsplätze benötigt.
Abkürzungen:WE: Wareneingangsprüfung
IT: Informationstechnologie
SQL: Structured Query Language
IBM: International Business Machines