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Axxerion - Prozessoptimierung im Standard von Morgen

Axxerion - Weniger Work mehr Flow

Version:  283613234

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Führen Sie Ihr Unternehmen zu Bestleistungen

Möchten Sie eine neue Anwendung in Ihrem Haus implementieren oder Ihre bestehende IT-Infrastruktur erweitern: Mit der Private Cloud-gestützten Prozessmanagementsoftware „Axxerion“ von InCaTec Solution bezahlen Sie nur, was Sie wirklich brauchen – und passen Ihr Unternehmen jederzeit flexibel und kostengünstig an neue Anforderungen an.

Zu den Modulen der SaaS Software zählen u.a.:

  • Gebäudemanagement
  • Flächenverwaltung
  • Instandhaltungsmanagement
  • Umzugsmanagement
  • Energiecontrolling
  • Berichtswesen
  • Reinigungsmanagement
  • Inventarverwaltung
  • Help- und Service-Desk
  • Budgetmanagement
  • Nebenkostenabrechnung
  • Projektverwaltung
  • CAD Integration
  • Fuhrparkverwaltung
  • Wissensmanagement
  • CRM
  • Ticketsystem
  • Zeiterfassung
  • Vorratsverwaltung
  • Webshop
  • uvm.

Vorteile:

  • jederzeit erweiterbar und anpassbar
  • intuitive Benutzeroberfläche
  • branchenunabhängig
  • Flexibel vom Workflow bis zum Look and Feel
  • cloud-basiert
  • höchstes Zertifizierungsniveau für Datensicherheit

Axxerion unterstützt seit über zehn Jahren als Private Cloud-Lösung die Anforderungen aus den Bereichen Facility Management,  Helpdesk, Instandhaltung, Auftragsdisposition, ERP und Immobilienmanagement bei mehr als 200.000 zufriedenen Mitarbeitern in weltweit über 450 Unternehmen.

Axxerion bietet vorkonfigurierte und standardisierte Prozesse für die verschiedenen Bereiche im Unternehmen, die sich aus jahrelanger Kundenerfahrung herauskristallisiert haben. Die individuelle Geschäftsprozesse können dabei ganz einfach durch Sie selbst oder durch unsere Berater erstellt werden. Durch ein umfangreiches Berechtigungsmodell können Sie festlegen, welche Felder und Funktionalitäten für einzelne Gruppen sichtbar sind. Dies sorgt für eine hohe Usability des Systems. 

Allgemein

Der Vorteil von Axxerion besteht darin, dass alle Informationen zentral zur Verfügung stehen und immer topaktuell sind. Aufgrund effizienter Dokumentenmanagement-Funktionalitäten sind Sie jederzeit auf dem neusten Stand!

Durch die Nutzung von Workflows (definierte Arbeitsabläufe) werden Geschäftsprozesse immer in der gleichen Qualität abgearbeitet. Eine Fortschrittskontrolle ist jederzeit von jedem Internetzugang möglich. Das System gibt über die Workflows an, wer an welcher Stelle konkrete Arbeitsschritte auszuführen hat. Verantwortliche für Verträge erhalten so beispielsweise eine automatische Erinnerung, wenn Verträge gekündigt oder verlängert werden müssen. Neben Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen ergeben sich Möglichkeiten, die Qualität von Dienstleistungen beim (internen) Kunden zu optimieren. Die Nutzung eines internetbasierten Systems („Cloud Computing“)vermeidet dabei die üblichen IT-Schwierigkeiten hinsichtlich der Anbindung an vorhandene Systeme und Netzwerke.

Integration

Axxerion nutzt ein integriertes Informationsmodell, welches Daten miteinander verknüpft. Jede Information muss nur einmal eingegeben werden. Das minimiert de Redundanz und die Fehlerquote. Anpassungen müssen daher nur einmal (zentral) vorgenommen werden.

Sicherheit

Axxerion nutzt eine sogenannte „Secure Facility“. Dies bedeutet, dass Hard- und Software in einer bewachten Anlage untergebracht sind. Das Hosting geschieht in einem Rechenzentrum, das ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert ist.

Für die Übertragung von Daten werden verschlüsselte Verbindungen genutzt. Vertrauliche Daten sind in der Datenbank verschlüsselt gespeichert und können selbst von dort arbeitendem Personal mit direktem Zugang zur Datenbank nicht eingesehen werden. Der Zugang zur Applikation ist u.a. durch Firewalls gesichert. Ein Zugang zu Axxerion kann auch über fest definierte Standorte eingestellt werden. Axxerion bietet einen Mehrwert an Sicherheit (u.a. nach SAS-70 / ISAE 3402 zertifiziert).

Internet

Herkömmliche Systeme basieren meist auf einer sogenannten „Client-Server“ Architektur. D.h. dass Anwendung auf einem zentralen Rechner installiert ist und einzelne Nutzer zusätzlich gesonderte Software installieren müssen, um das System zu nutzen. Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass es sehr viel Zeit und Geld kostet, um die Software bei allen Nutzern zu installieren und zu aktualisieren.

Axxerion nutzt hier eine neue Generation der Internet-Technologie. Anwender müssen nun keine Installationen mehr durchführen und benötigen nur noch einen Standard-Internet-Browser wie z.B. Internet-Explorer oder Firefox. Die Software von Axxerion ist integrierbar an Standardlösungen und arbeitet mit Betriebssystemen von Windows, Apple oder Linux zusammen. Neben erheblichen Kosteneinsparungen ermöglicht es die Cloud Lösung von Axxerion Mitarbeitern, Kunden und Dienstleistern 24 Stunden am Tag auf Informationen zuzugreifen. Lieferanten können z.B. Vorratsartikeldaten und (Preis-) Spezifikationen für ihre eigenen Artikel pflegen. Projektteilnehmer können Dokumente hochladen oder Rechnungen online bearbeiten. Vertriebsmitarbeiter haben überall und jederzeit Zugang zu neusten Informationen. Facility Manager können von überall aus Ihre Projekte steuern. Mit Axxerion lassen sich so Papier, Zeit und Geld einsparen. Die zertifizierten Lösungen von Axxerion bieten eine sehr hohe Sicherheit, einen optimalen Komfort und eine sehr preisgünstige Anwendung.

Kosten

Um Axxerion zu nutzen, muss keine weitere Hard- oder Software angeschafft werden. Axxerion wird als „Hosted-Service“ angeboten. Dies bedeutet, dass Rechenleistung und Software von Axxerion bereitgestellt wird und Kunden  ein Abonnement abschließen, um diesen Service zu nutzen. Die Abrechnung erfolgt auf Grundlage der tatsächlichen Nutzung. Diese setzt sich aus der Useranzahl und der Datenmenge, die gespeichert wird zusammen.

Funktionen:
Abfallmanagement
Adressverwaltung
Änderungsverfolgung
Arbeitsauftragsverwaltung
Archivierung
Aufgabenmanagement
Außenflächenverwaltung
Baumkataster
Berichte
Budgetplanung
Cateringmanagement
Checklisten
Compliance
CRM
Dashboards
DMS
E-Mail-Integration
Energiemanagement
Fahrzeugverwaltung
Flächenmanagement
Gebäudemanagement
Gewährleistungsmanagement
HelpDesk
Immobilienmanagement
Inspektionsmanagement
Instandhaltung
Inventarlisten
Inventur
Kalender- und Terminmanagement
Kapazitätsplanung
Kautionsverwaltung
Kommunikation
Kostenanalyse und Budgetkontrolle
Kundendienst-Historie
Kundenportal
Lagermanagement
Leerstandsmanagement
Lieferantenmanagement
Mieterverwaltung
Mietmanagement
Notizen
Parkplatzüberwachung
Planversand
Projektdatenerfassung
Projektmanagement
Projektplanung
Protokollierung
Rechnungen
Reparaturauftrag
Reservierungsverwaltung
Ressourcenmanagement
Schadensmanagement
Schließplan
Schlüssel & Schloss-Management
Service-Einsätze
Serviceaufträge
SLA-Vertragsmanagement
Statusüberwachung
Störungsmanagement
Ticket-Erstellung
Ticket-Verteilung
Ticketbearbeitung
Ticketsystem
Vertragsmanagement
Vorlagenmanagement
Wartung
Workflow-Management
Zählermanagement
Zeiterfassung
Zutrittskontrolle
Zielgruppen:

Wir habe eine Lösung für alle: 

  • Einzelhandel / Großhandel
  • Gesundheitswesen
  • Lebensmittelindustrie
  • Banken / Versicherungen
  • Konsumgüter
  • Energieversorgung
  • Unterhaltung / Medien
  • Öffentliche Verwaltung
  • Verarbeitende Industrie
  • Erdöl / Chemikalien / Bergbau
  • Pharmaindustrie
  • Kulturinstitute
  • Hochschulen und Universitäten
  • Forschung
  • Telekommunikation
  • Verkehrswesen
Kunden fragten
Ist ein dynamisches Orgahandbuch vorhanden?
Ja. Axxerion bietet ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) als integriertes Modul ohne Aufpreis. Dieses Modul ist vollständig in das Modul „Workflowmanagement“ integriert, so dass Verfahren wie „Genehmigen“, „Veröffentlichen“, „Archivieren“ und „Drucken“ unterstützt werden. Das Modul kann für jede Benutzergruppe schnell und einfach durch Vergabe von spezifischen Zugangsrechten für Felder und Funktionen angepasst werden. Mittels des Workflowmoduls können Sie Ihre eigenen Verfahren für Änderung und Erstellung von Daten definieren. Das Dokumentenmodul unterstützt nachfolgende Funktionen:

Ordner: Ein Dokument kann in mehreren Ordnern abgelegt werden, eine Präsentation kann somit beispielweise in den Ordnern „Präsentation“ und „Verkauf“ platziert werden. Ordner können auch unter anderen (Unter-) Ordnern gespeichert werden.

Revisionen: Ein Revisionsverwaltungssystem sorgt dafür, dass ausschließlich eine Person zu einem bestimmten Zeitpunkt Änderungen vornehmen kann. Nachdem der Nutzer das Dokument ablegt, bleibt dieses für weitere Änderungen „blockiert“, bis es der Nutzer wieder aufruft.
Versionen: Für den Fall, dass ein Dokument verändert wird, stehen weiterhin alle vormaligen Versionen zur Verfügung. Nutzer können ältere Versionen eines Dokuments lesen oder herunterladen.

Umwandelungen: Dokumente werden in ein Format wie etwa PDF und JPEG umgewandelt, das in einem Web Browser betrachtet werden kann. Zugangsrechte können so eingestellt werden, dass bestimmte Nutzer ein alleiniges Zugangsrecht auf die konvertierte Version haben.

Textauszeichnung (Online-Markup): Nutzer können einem Dokument Anmerkungen anfügen und wichtige Bereiche markieren. Falls ein Cursor über den markierten Text bewegt wird, erscheint der Text, Autor sowie das Datum der Anmerkung.

Notifikation: Für jedes Dokument und jeden Ordner kann eine Verteilerliste erstellt werden. Wird ein Dokument geändert oder ein neues Dokument in der Mappe abgelegt, erhalten alle Personen aus dem Verteiler einen Hinweis per E-Mail.

Bezüge/Verweise: Ein Dokument kann mittels Bezug auf andere Dokumente, Gebäude und Inventar verweisen. Diese Bezüge können beispielsweise für CAD- Referenzdaten genutzt werden oder um eine Layout-Datei mit einem HTML-Dokument zu verbinden.

Suchen: Es ist möglich, innerhalb des gesamten Textes aller Dokumente zu suchen. Voraussetzung hierfür ist, dass diese Dokumente mit Texterkennung eingescannt worden sind.

Logbuch: Für jedes Dokument existiert ein Logbuch im System. Diesem können Sie entnehmen, wer zu welchem Zeitpunkt eine neue Version erstellt, eine Version runtergeladen oder ein Dokument gelesen hat.

Sicherheit: Zugangsrechte zu den Dokumenten können je Benutzergruppe vergeben werden. Des Weiteren können Zugangsrechte je Dokument und je Ordner erteilt werden oder abhängig gemacht werden vom jeweiligen Status im Workflow.

Workflows: Mit einem Dokument kann ein Workflow verbunden werden, zum Beispiel eine Genehmigung oder eine Archivierung. Hierdurch können Dokumente nach einem vorab definierten Prozess bearbeitet werden.

Mehr Informationen finden Sie auch unter:
http://incatecsolution.de/#software/dokumente
Wird der gesamte Bereich der Mietwohnungsverwaltung unterstützt?
Ja. Axxerion ist modular aufgebaut. Für die Mietverwaltung besitzt Axxerion ein Vertrags- und ein Finanzmodul mit einer Fülle von Funktionen. Mit dem Vertragsmodul von Axxerion schaffen Sie eine zentrale Datenübersicht die Sie bei der Bearbeitung der vertraglichen Verpflichtungen unterstützt.

Durch die Vergabe von Zugangsrechten für Felder und Funktionen kann das Modul für jede Benutzergruppe schnell und einfach angepasst werden. Mittels des Workflowmoduls können Sie Ihre eigenen Verfahren für Änderungen und Erstellung von Daten festlegen. Das Vertragsmodul unterstützt folgende Funktionen:

Daten: Sie können einen Plan mit wichtigen Daten anlegen wie beispielsweise Zahlungstermine, Kündigungsfristen oder Verlängerungen. Für jedes Datum lassen sich eine Frequenz oder gesonderte Erinnerungstermine einschließlich Notifikationen einstellen.

Objekte: Verträge können sich auf verschiedene Objekte wie zum Beispiel Gebäude, Räume, Fahrzeuge oder Inventar beziehen. Durch ein Festlegen dieser Bezüge kann ein Vertrag auch aus anderen Modulen heraus bearbeitet werden.

Klauseln: Für jeden Vertrag können Klauseln wie „Vertraulichkeit“, „Beenden“ oder „Zahlung“ festgelegt werden. Klauseln können an den Text der eingescannten Version gekoppelt werden. Der Text im tatsächlichen Vertrag wird somit markiert dargestellt.

Zahlungen: Sie können einen Plan für Zahlungen oder für zu versendende Rechnungen aufstellen. Für jede Zahlung können Sie eine Erinnerung vorab der Fälligkeit einstellen.

Rechnungen: Ausstehende oder eingegangene Zahlungen können in ein finanzielles System exportiert werden. Sie können auch über das Finanzmodul in Axxerion Rechnungen erstellen und den Status von Zahlungseingängen nachhalten.

Workflows: Je Vertragskategorie lassen sich unterschiedliche Workflows erstellen. Workflows sichern eine Aufgabenbearbeitung wie z.B. Vertragsrevision, Zahlungsanweisung oder Versand Vertragsangebot

Mehr Informationen finden Sie auch unter:
http://incatecsolution.de/#software/finanzen
Können Daten zu Mietverträgen verwaltet werden?
Axxerion ist modular aufgebaut. Für die Mietverwaltung besitzt Axxerion ein Vertrags- und ein Finanzmodul mit einer Fülle von Funktionen. Mit dem Vertragsmodul von Axxerion schaffen Sie eine zentrale Datenübersicht die Sie bei der Bearbeitung der vertraglichen Verpflichtungen unterstützt. Durch die Vergabe von Zugangsrechten für Felder und Funktionen kann das Modul für jede Benutzergruppe schnell und einfach angepasst werden. Mittels des Workflowmoduls können Sie Ihre eigenen Verfahren für Änderungen und Erstellung von Daten festlegen. Das Vertragsmodul unterstützt folgende Funktionen:

Daten: Sie können einen Plan mit wichtigen Daten anlegen wie beispielsweise Zahlungstermine, Kündigungsfristen oder Verlängerungen. Für jedes Datum lassen sich eine Frequenz oder gesonderte Erinnerungstermine einschließlich Notifikationen einstellen.

Objekte: Verträge können sich auf verschiedene Objekte wie zum Beispiel Gebäude, Räume, Fahrzeuge oder Inventar beziehen. Durch ein Festlegen dieser Bezüge kann ein Vertrag auch aus anderen Modulen heraus bearbeitet werden.

Klauseln: Für jeden Vertrag können Klauseln wie „Vertraulichkeit“, „Beenden“ oder „Zahlung“ festgelegt werden. Klauseln können an den Text der eingescannten Version gekoppelt werden. Der Text im tatsächlichen Vertrag wird somit markiert dargestellt.

Zahlungen: Sie können einen Plan für Zahlungen oder für zu versendende Rechnungen aufstellen. Für jede Zahlung können Sie eine Erinnerung vorab der Fälligkeit einstellen.

Rechnungen: Ausstehende oder eingegangene Zahlungen können in ein finanzielles System exportiert werden. Sie können auch über das Finanzmodul in Axxerion Rechnungen erstellen und den Status von Zahlungseingängen nachhalten.

Workflows: Je Vertragskategorie lassen sich unterschiedliche Workflows erstellen. Workflows sichern eine Aufgabenbearbeitung wie z.B. Vertragsrevision, Zahlungsanweisung oder Versand Vertragsangebot

Mehr Informationen finden Sie auch unter:
http://incatecsolution.de/#software/finanzen
Ist eine Warenwirtschaft mit Lagerverwaltung, Fakturierung (auch in englisch), Listenverwaltung, Forderungsmanagement, Einkauf, Reklamationsabwicklung und eine Jahresplanung enthalten?
Ja. Mit dem Einkaufsmodul von Axxerion bleiben Sie bei Produkten und Dienstleistungen, die Sie anbieten oder selbst beschaffen möchten, immer auf dem aktuellen Stand. Neben allgemeinen Informationen über Preise, Spezifikationen und Lieferanten können Sie Dokumente oder Fotos im System hinterlegen. Ihre Einkaufsprozesse werden standardisiert und effizienter.

Durch Anbindung an das Modul „Vorratsverwaltung“ können Sie u.a. sehen, wo sich ein Produkt im Vorrat befindet und welche Menge sich im Bestellstatus befindet. Anhand einer eingestellten Minimal- und Maximalvorratsmenge werden Bestellungen auf Wunsch automatisch vorgeschlagen.

Mit Hilfe des Finanzmoduls werden Rechnungen und Bestellungen genehmigt. Bestellungen aus unterschiedlichen Modulen werden aufgenommen und können genehmigt werden. Eine Bestellung kann an ein Budget und an eine Kostenstelle gekoppelt werden, so dass das Budget stets aktuell ist.

Axxerion verfügt über einen integrierten Workflow für Reklamationen (Incident Management) anhand von „Best Practices“. Reklamationen können mittels eines Servicedesks oder auf der Basis von Auswahlfeldern an Ausführende zugewiesen werden. Falls erforderlich sind „Eskalationen“ möglich. Service Level (SLA) können automatisch und/oder mittels Reports überwacht werden.

Sie können Ihren eigenen Workflow für Ihre Arbeitsabläufe definieren. Aufgaben werden so automatisch den entsprechenden Personen zugewiesen. Verantwortliche können den Status der jeweiligen Anfrage verfolgen und die korrekte Ausführung kontrollieren.

Bei der Definition eines Workflows für eine Reklamation werden Aufgaben an Benutzergruppen (z.B. Zentrale Dienste, Verkauf, Helpdesk etc.) zugewiesen. Die Personen dieser Gruppen erhalten bei einem neuen Auftrag automatisch vom System eine Aufgabe zugeteilt. Mehr Informationen finden Sie in unserem Moduldatenblatt unter: http://incatecsolution.de/einkauf/
Wie ist die Sicherung der Daten organisiert bzw. inwieweit wird die Datensicherung unterstützt?
Axxerion verfügt über umfassende Backup-, Archivierungs- und Speicherservices.
„On Demand“-Daten Bereitstellung: Axxerion ermöglicht es Reports zu definieren und anhand dieser Daten mittels einer CSV-Datei (konvertierbar in MS-Excel) in jede gewünschte Systemumgebung zu speichern.

Planmäßige Daten Ausspeicherung: Die Nutzer von Axxerion können mittels geplanter Aufgaben Daten anhand vorab selbst definierter Filterkriterien an einen FTP-Server oder eine E-Mail Adresse versenden.

Hot Replication „Backup“: Axxerion führt fortlaufend eine Kopie aller Daten aus der operationellen Umgebung in eine sogenannte „Backup“-Umgebung durch. Diese Umgebung steht online zur Verfügung und beinhaltet eine vollständige funktionelle Kopie aller Informationen und Status.

Archivierung: Werden Daten in Axxerion durch den Benutzer archiviert, versieht Axxerion diese innerhalb der Datenbank mit einer Information. Die archivierten Daten verbleiben dabei revisionssicher in der Datenbank. Durch den hohen Standard der Datenverfügbarkeit und -sicherheit ist die langfristige Archivierung der Daten gewährleistet.

DVD Service: Jeder Kunde kann jederzeit eine DVD mit allen Dokumenten, Daten „Backups“ in XML und CSV sowie alle Reports (Berichte) in HTML bestellen.

„Backup“-Umgebung: Axxerion verfügt über ein vollständig funktionelles Backup Rechenzentrum, geografisch getrennt vom operationellen Rechenzentrum. Die operationellen Daten werden fortlaufend durch „Secure FTP” Server kopiert und gespeichert. Benutzer erhalten zur Überprüfung der Datensicherung einen Zugang zur „Backup“ Umgebung. Die „Backup” Umgebung dient darüber hinaus auch als Notfall-Umgebung um bei einem Ausfall der operationellen Umgebung einzuspringen („Disaster Recovery Site“).
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Weitere Programme des Anbieters:
E-FCON - elektronische Führerscheinkontrolle
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Ansprechpartner
Frau Edina Baumert
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Die Software wurde von SoftGuide u.a. für folgende Projekte in Betracht gezogen:

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