Axxerion - Prozessoptimierung im Standard von Morgen
Axxerion - 10 JAHRE INNOVATION. STANDARD VON MORGENVersion: 283613234
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Version: 283613234
Führen Sie Ihr Unternehmen zu Bestleistungen
Möchten Sie eine neue Anwendung in Ihrem Haus implementieren oder Ihre bestehende IT-Infrastruktur erweitern: Mit der Private Cloud-gestützten Prozessmanagementsoftware „Axxerion“ von InCaTec Solution bezahlen Sie nur, was Sie wirklich brauchen – und passen Ihr Unternehmen jederzeit flexibel und kostengünstig an neue Anforderungen an.
Zu den Modulen der SaaS Software zählen u.a.:
Vorteile:
Axxerion unterstützt seit über zehn Jahren als Private Cloud-Lösung die Anforderungen aus den Bereichen Facility Management, Helpdesk, Instandhaltung, Auftragsdisposition, ERP und Immobilienmanagement bei mehr als 200.000 zufriedenen Mitarbeitern in weltweit über 450 Unternehmen.
Axxerion bietet vorkonfigurierte und standardisierte Prozesse für die verschiedenen Bereiche im Unternehmen, die sich aus jahrelanger Kundenerfahrung herauskristallisiert haben. Die individuelle Geschäftsprozesse können dabei ganz einfach durch Sie selbst oder durch unsere Berater erstellt werden. Durch ein umfangreiches Berechtigungsmodell können Sie festlegen, welche Felder und Funktionalitäten für einzelne Gruppen sichtbar sind. Dies sorgt für eine hohe Usability des Systems.
Weitere Vorteile finden Sie auch auf unserer Website unter: http://www.incatecsolution.de/#vorteile
Allgemein
Der Vorteil von Axxerion besteht darin, dass alle Informationen zentral zur Verfügung stehen und immer topaktuell sind. Aufgrund effizienter Dokumentenmanagement-Funktionalitäten sind Sie jederzeit auf dem neusten Stand!
Durch die Nutzung von Workflows (definierte Arbeitsabläufe) werden Geschäftsprozesse immer in der gleichen Qualität abgearbeitet. Eine Fortschrittskontrolle ist jederzeit von jedem Internetzugang möglich. Das System gibt über die Workflows an, wer an welcher Stelle konkrete Arbeitsschritte auszuführen hat. Verantwortliche für Verträge erhalten so beispielsweise eine automatische Erinnerung, wenn Verträge gekündigt oder verlängert werden müssen. Neben Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen ergeben sich Möglichkeiten, die Qualität von Dienstleistungen beim (internen) Kunden zu optimieren. Die Nutzung eines internetbasierten Systems („Cloud Computing“)vermeidet dabei die üblichen IT-Schwierigkeiten hinsichtlich der Anbindung an vorhandene Systeme und Netzwerke.
Weitere Informationen finden Sie auch auf unserer Website unter: http://www.incatecsolution.de/#software
Integration
Axxerion nutzt ein integriertes Informationsmodell, welches Daten miteinander verknüpft. Jede Information muss nur einmal eingegeben werden. Das minimiert de Redundanz und die Fehlerquote. Anpassungen müssen daher nur einmal (zentral) vorgenommen werden.
Sicherheit
Axxerion nutzt eine sogenannte „Secure Facility“. Dies bedeutet, dass Hard- und Software in einer bewachten Anlage untergebracht sind. Das Hosting geschieht in einem Rechenzentrum, das ISO 9001 und ISO 27001 zertifiziert ist.
Für die Übertragung von Daten werden verschlüsselte Verbindungen genutzt. Vertrauliche Daten sind in der Datenbank verschlüsselt gespeichert und können selbst von dort arbeitendem Personal mit direktem Zugang zur Datenbank nicht eingesehen werden. Der Zugang zur Applikation ist u.a. durch Firewalls gesichert. Ein Zugang zu Axxerion kann auch über fest definierte Standorte eingestellt werden. Axxerion bietet einen Mehrwert an Sicherheit (u.a. nach SAS-70 / ISAE 3402 zertifiziert).
Internet
Herkömmliche Systeme basieren meist auf einer sogenannten „Client-Server“ Architektur. D.h. dass Anwendung auf einem zentralen Rechner installiert ist und einzelne Nutzer zusätzlich gesonderte Software installieren müssen, um das System zu nutzen. Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass es sehr viel Zeit und Geld kostet, um die Software bei allen Nutzern zu installieren und zu aktualisieren.
Axxerion nutzt hier eine neue Generation der Internet-Technologie. Anwender müssen nun keine Installationen mehr durchführen und benötigen nur noch einen Standard-Internet-Browser wie z.B. Internet-Explorer oder Firefox. Die Software von Axxerion ist integrierbar an Standardlösungen und arbeitet mit Betriebssystemen von Windows, Apple oder Linux zusammen. Neben erheblichen Kosteneinsparungen ermöglicht es die Cloud Lösung von Axxerion Mitarbeitern, Kunden und Dienstleistern 24 Stunden am Tag auf Informationen zuzugreifen. Lieferanten können z.B. Vorratsartikeldaten und (Preis-) Spezifikationen für ihre eigenen Artikel pflegen. Projektteilnehmer können Dokumente hochladen oder Rechnungen online bearbeiten. Vertriebsmitarbeiter haben überall und jederzeit Zugang zu neusten Informationen. Facility Manager können von überall aus Ihre Projekte steuern. Mit Axxerion lassen sich so Papier, Zeit und Geld einsparen. Die zertifizierten Lösungen von Axxerion bieten eine sehr hohe Sicherheit, einen optimalen Komfort und eine sehr preisgünstige Anwendung.
Kosten
Um Axxerion zu nutzen, muss keine weitere Hard- oder Software angeschafft werden. Axxerion wird als „Hosted-Service“ angeboten. Dies bedeutet, dass Rechenleistung und Software von Axxerion bereitgestellt wird und Kunden ein Abonnement abschließen, um diesen Service zu nutzen. Die Abrechnung erfolgt auf Grundlage der tatsächlichen Nutzung. Diese setzt sich aus der Useranzahl und der Datenmenge, die gespeichert wird zusammen.
Was ist die Firmenphilosophie der InCaTec Solution GmbH?
Unsere Vision ist es, Unternehmen effizienter zu machen, indem sie unser erschwingliches und benutzerfreundliches webbasiertes System Axxerion nutzen, das eine schnelle und einfache Zusammenarbeit in einer Vielzahl von Geschäftsprozessen ermöglicht. Dies führt zu optimierten Geschäftsprozessen und ermöglicht es dem Management, Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeit Informationen zu treffen.
Wir glauben, dass sich Software an den Managementstil und die Geschäftsprozesse einer Organisation anpassen muss und nicht umgekehrt. Mit Axxerion können unsere Kunden auf ihre eigene Weise aber dennoch schneller und effizienter arbeiten.
Organisationen ändern sich kontinuierlich, ihre Mitarbeiter werden immer mobiler und es ist immer wichtiger geworden, mit anderen Organisationen zusammenzuarbeiten. Der reibungslose Austausch von Informationen mit Kollegen, Kunden, Partnern und Lieferanten beschleunigt die Geschäftsprozesse und macht die Kommunikation reibungslos.
Was sind die Geschäftsfelder und Kernkompetenzen Ihres Unternehmens?
Ursprünglich als Software für die Instandhaltungsplanung gestartet, hat sich die Axxerion-Baseline in den vergangenen dreizehn Jahren zu einer Plattform für Facility Management, Immobilien- und Filialverwaltung entwickelt und bietet damit eine Fülle von vollständig ineinander integrierten Funktionen.
Worin liegen die besonderen Stärken der Lösung “Axxerion - Workflow- und Facility Management”?
Das Team der InCaTec Solution bietet Ihnen mit Axxerion eine Plattform für Prozessoptimierung, die mit der am Markt einzigartigen Workflow-Engine Standards für jedes Unternehmen bilden kann. Als effiziente „Software as a Service“-Lösung ist Axxerion mit mehr als 180.000 aktiven Nutzern bei mehr als 450 Kunden weltweit im Einsatz.
Welche Erfahrungen haben Sie und Ihre Kunden mit dem Einsatz der Lösung “Axxerion” als webbasierte Lösung (SaaS) gemacht?
Im Gegensatz zu den hohen Investitionskosten der „klassischen“ Variante, gibt es bei Axxerion keine Notwendigkeit von Investitionen. Unsere Kunden zahlen einzig die jährliche Nutzung der Software. Auch die Bindung von Personal wird bei unseren Kunden minimiert. Es ist nicht notwendig, dass sie einen eigenen Administrator für die Anwendung abstellen oder schulen, damit dieser regelmäßig Updates der Software durchführt. Updates werden automatisch und kostenneutral durch uns durchgeführt.
Natürlich wird bei der Einführung von Axxerion auch Personal benötigt, das den Prozess begleitet. Dieses kann sich jedoch auf seine eigentliche Aufgabe, die optimale Darstellung der betriebseigenen Prozesse, konzentrieren und muss sich nicht mit den technischen Details auseinandersetzen. Infolge dieser Erleichterung beschleunigt sich die Implementierungsphase signifikant.
Wie arbeitet das integrierte Autorisationsmodell?
Axxerion bietet ein umfassendes und „Multi Layer Security Modell“ (Multi-Ebenen-Sicherheitsmodell). Jeder Nutzer wird zu einer oder mehrerer Benutzergruppen zugeteilt. Die Benutzergruppe definiert den „Standard“-Zugang mit Rechten wie etwa „Vollständig“, „Leserechte“ oder „Keine“. Diese Rechte lassen sich individuell für Felder, Funktionen, Objekte oder Ordner je Benutzer flexibel anpassen.
Benutzer können an eine oder mehrere Gruppen, welche über Standard-Benutzerechte verfügen zugewiesen werden. Die Benutzergruppen sind hierarchisch strukturiert. Rechte von hierarchisch höheren Gruppen können auch „vererbt” werden. Dies sichert eine Konsistenz und spart Zeit bei der Einrichtung des kundenspezifischen Sicherheitsmodells.
Durch welche Maßnahmen kann Ihre Lösung das Workflow- und Facility Management in Unternehmen optimal unterstützen?
Axxerion enthält bereits eine Vielzahl von Workflows, die auf den Best Practices unserer vielen hundert Kunden formuliert wurden. Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie eine perfekte Übereinstimmung in einem dieser Arbeitsabläufe finden. Somit ist allenfalls die Anpassung einiger weniger Details erforderlich. Darüber hinaus sind Sie im Stande, eigene Prozesse einfach und schnell zu ermitteln, festzustellen und ohne aufwändige Programmierung zu implementieren. Somit können Sie notwendige Veränderungen direkt in Ihren Geschäftsabläufen einbauen.
Der wesentliche Vorteil der Prozessorientierung ist die Möglichkeit der Automatisierung. Dies ermöglicht Ihnen:
Mit der modulübergreifenden „Workflow Engine“ können Sie für jeden Prozess einen spezifischen Ablauf festlegen. Die flexibel anpassbaren Workflows ermöglichen eine Modulation sämtlicher Geschäftsprozesse, ohne hierfür programmiertechnisch tätig werden zu müssen. Über eine grafische Benutzeroberfläche erfolgt eine Anpassung der Prozesse. Aufgaben werden so automatisch den entsprechenden Personen zugewiesen. Verantwortliche können den Status der jeweiligen Anfrage verfolgen und die korrekte Ausführung kontrollieren. Durch die Erteilung von Zugangsrechten für Felder und Funktionen kann das Modul an jede Benutzergruppe schnell und einfach angepasst werden.
Welche Rolle spielt die Zusammenarbeit mit Anwendern und welche Bedeutung hat sie für die Softwarequalität?
Aufgrund der hohen Flexibilität und dem großen Funktionsumfang von Axxerion bieten wir mit der "Scrum"-Methode einen agilen Ansatz für das Projektmanagement in der Implementierungsphase an. Der Ansatz von Scrum ist empirisch, inkrementell und iterativ. Er beruht auf der Erfahrung, dass viele Entwicklungsprojekte zu komplex sind, um in einen vollumfänglichen Plan gefasst werden zu können. Ein wesentlicher Teil der Anforderungen und der Lösungsansätze ist zu Beginn unklar. Diese Unklarheit lässt sich beseitigen, indem Zwischenergebnisse geschaffen werden. Anhand dieser Zwischenergebnisse lassen sich die fehlenden Anforderungen und Lösungstechniken effizienter herausfinden, als durch eine abstrakte Klärungsphase.
In Scrum wird neben dem Produkt auch die Planung iterativ und inkrementell entwickelt. Der langfristige Plan wird kontinuierlich verfeinert und verbessert. Der Detailplan wird nur für den jeweils nächsten Zyklus erstellt. Damit wird die Projektplanung auf das Wesentliche fokussiert.
Scrum lässt sich als Gegenentwurf zur Befehls-und-Kontroll-Organisation verstehen, in der Mitarbeiter möglichst genaue Arbeitsanweisungen erhalten. Stattdessen baut Scrum auf hochqualifizierte, interdisziplinär besetzte Entwicklungsteams, die zwar eine klare Zielvorgabe bekommen, für die Umsetzung jedoch allein zuständig sind. Dadurch bekommen die Entwicklungsteams den nötigen Freiraum, ihr Wissens- und Kreativitätspotenzial in Eigenregie zur Entfaltung zu bringen.
Welcher Support ist für die Anwender der Software Ihrer Meinung nach zweckmäßig und welche Support-Möglichkeiten bieten Sie Ihren Kunden?
In Problemfällen können Sie Kontakt mit unserer Hotline aufnehmen. Die Hotline steht von Montag bis Freitag von 08:00 Uhr bis 18:00 Uhr unter der Telefonnummer 0800 / 440 4421 zur Verfügung. Die Meldung von Problemen ist auch elektronisch möglich, die dafür zu verwendende E-Mail-Adresse ist helpdesk@incatecsolution.de.
Alternativ kann vom Auftraggeber ein Ticketing-System genutzt werden. Die Zugangsdaten werden nach Projektabschluss zur Verfügung gestellt.
Die Unterstützung Ihrer Mitarbeiter im Sinne des Fehlermanagements besteht aus zwei Stufen:
Haben Sie ungefähre Richtwerte über die Dauer der durchschnittlichen Einarbeitungszeit?
Traditionelle Systeme erfordern Experten mit technischem Hintergrund. Diese Benutzer benötigen Kenntnisse in Datenbanken, CAD-Software und Konstruktionszeichnungen. Webbasierte Systeme hingegen, wie Axxerion, das System der InCaTec Solution GmbH, sind einfacher zu bedienen und können daher von einem größeren Personenkreis verwendet werden, wie z.B. Werkstattmitarbeiter oder technischem Wartungspersonal. Für diesen Personenkreis wird die Benutzeroberfläche so angepasst, dass keine nennenswerte Einarbeitung notwendig ist.
Die Möglichkeit, die Benutzeroberfläche sowohl für professionelle Anwender wie auch für Gelegenheitsanwender anzupassen, ermöglicht es, mit einem einzigen System zu arbeiten. Es ist möglich bestimme Felder und Funktionen für einige Benutzergruppen auszublenden und integrierte Hilfe-Texte einzublenden. Darüber hinaus sollte die Bedienoberfläche an den jeweiligen Standort des Benutzers anpassbar sein. Dabei geht es neben den verschiedenen Sprachen auch darum, die Werte in üblichen Maßeinheiten, Geldeinheiten in jeweiligen Währungen und verschieden Datumsangaben und Zeitformate anzuzeigen.
Frühere Generationen von Webbasierten Systemen wurden durch die Funktionalität der Web-Browser eingeschränkt. In vielerlei Hinsicht waren sie im Vergleich zu den PC-basierten Systemen mit grafischer Schnittstelle weniger benutzerfreundlich und langsamer bezüglich der Reaktionszeit. Neuere Generationen von Webbrowsern können die Vorteile der Entwicklungen in JavaScript und HTML5 nutzten. Mittlerweile ist es möglich, grafische Benutzeroberflächen zu erzeugen, die es ermöglichen, Dokumente per drag-and-drop zu bearbeiten, Gantt-Diagramme zu bearbeiten und die Wartungs- und Personaleinsatzplanung per Mausklick zu organisieren. Die Benutzeroberflächen können durch die Verwendung von Ajax mit Autovervollständigungen arbeiten, ohne, dass dabei die Seite neu geladen werden muss.
Können Sie uns schon einen Ausblick für zukünftige Funktionen und Erweiterungen geben?
Das "Internet der Dinge (IoT) ist eine Sammlung von Geräten, Sensoren und Steuerungen welche miteinander über ein Netzwerk und zum Austausch von Informationen verbunden sind, ohne die Intervention von Menschen.
IoT ist ein wichtiger Trend in Gebäudemanagement und Facility Management, da der Einsatz Prozesse verbessert und Kosten spart. IoT ist für uns bereits mehr als eine Zukunftsvision, die Grundlagen stehen schon voll zur Verfügung. Axxerion stelIen IOT Lösungen den Ausgangspunkt für alle weiteren Entwicklungen dar.
Dieses Modul ist vollständig in das Workflowmanagement integriert, sodass Verfahren wie „Genehmigen“, „Veröffentlichen“, „Archivieren“ und „Drucken“ unterstützt werden und für jede Benutzergruppe schnell und einfach durch spezifische Zugangsrechte angepasst werden können.
Axxerion unterstützt Sie aktiv bei der Einführung eines normierten Energie-Managements, wie beispielsweise nach DIN ISO EN 50001. Dazu werden Verbrauchszähler konfiguriert und optional mit einem Gebäude, einem Raum, einer technischen Anlage und/oder mit einem Energielieferungsvertrag verknüpft.
Mit dem Axxerion-Modul "Verträge" schaffen Sie eine zentrale Datenübersicht, die Sie bei der Bearbeitung der vertraglichen Verpflichtungen, auch über viele Abteilungen hinweg, unterstützt.
Mit dem Flächenmanagement können Gebäude, Etagen, Räume hinterlegt und über eine Verknüpfung mit Personen, Kostenstellen oder Inventar verbunden und in Echtzeit abgefragt werden. Durch einen CAD-Plan lassen sich Flächenverbräuche effizient detektieren und die Flächenplanung wird deutlich vereinfacht.
Sie sind mit Axxerion in der Lage, für jede Art von Wartung und Instandhaltung die Kosten nachzuhalten. Dabei können Kosten mit einem Budget verrechnet oder auf Wartungsverträge verteilt werden.
Das Axxerion-Projektmanagement unterstützt Sie bei der Zusammenarbeit mit internen und externen Mitarbeitern. Es hilft Ihnen den Austausch von Dokumenten, eine Verfolgung von Workflows („Issue Tracking Workflows“) oder die Nutzung von Diskussionsforen zu optimieren.
Mit dem Reservierungsmodul können schnell und einfach Reservierungen für Räume, Technik, Zubehör, Speisen und Getränke, Fuhrpark oder weitere Extras vorgenommen werden. Dank leistungsstarkem Reporting erhalten Sie eine Übersicht über Kosten, Verfügbarkeiten und Aufwände.
Mit dem Modul „Arbeitsaufträge“ steuern Sie sämtliche Arbeitsaufträge innerhalb und außerhalb Ihres Betriebs. Sie lassen sich mit Gebäuden, Räumen und Inventar verknüpfen und können auch in Verbindung mit (Wartungs-)Verträgen automatisch ausgeführt werden. Durch mobilen Zugriff kann von überall aus auf Arbeitsaufträge zugegriffen werden.
Die Personalverwaltung vereinfacht die Übersicht zu Qualifikationen und Lohn- sowie Gehaltsdaten erheblich und ermöglicht darüber hinaus die Bearbeitung von Krankheits- und Urlaubsplänen, gibt eine Übersicht, in welchen Bereichen Mitarbeiter eingesetzt werden, welche Ressourcen Sie benötigen und welche Flächen belegt sind. Die Organisation von Arbeitsaufnahme und Beendigung wird durch Workflow-Funktionalitäten standardisiert und ist effektiver.
Mit dem Schlüsselverwaltungs-Modul können Sie den physischen Zugang von Personen zu Räumen, Gebäuden und Inventar steuern. Dabei können Schließzylinder wie auch Inventarobjekte verwaltet werden.
Mit dem Inventarmodul können Sie Ihr gesamtes physisches und digitales Inventar verwalten sowie Nutzung und Betriebskosten überwachen und einsehen.
Projekt Nr.: 19/1903
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