Wir sind eine seit über 50 Jahren familiengeführte Tischlerei, die unter anderem im Möbelbau, der Lieferung und Montage von Fenstern, Türen und Einbruchschutz sowie der fachgerechten Ausführung jeglicher Reparaturaufträge mit einem leidenschaftlichen und motivierten Team alle Kundenwünsche angeht. Aktuell nutzen wir eine auf unserem Windows 10 PC eingerichteten Apache-Webserver installierte Branchenlösung, mit der wir uns im Informations- und Papierkrieg befinden. Z. B. werden derzeit alle Aufträge und Vorgänge ausgedruckt, innerhalb z.B. der Auftragsabwicklung ausgefüllt und wieder eingescannt.
Wir möchten eine übersichtliche, intuitiv bedienbare Software, die uns vor allem in der Organisation, Kommunikation und strukturiertem Verwalten diverser Daten unterstützt. Neben den „Standardleistungen“ wie
- Anlegen und Verwalten von Kunden- und Lieferantendaten inkl. Mieter-, Mitarbeiter-, Ansprechpartner-, Rechnungs- und Lieferadressen, Vereinbarungen, Notizen etc.
- Anlegen und Verwalten von Projekten sowie deren Gliederung
- Anlegen und Verwalten von Positionen wie Leistungen, Material, Set-Artikel, Fremdleistungen etc. frei oder aus Katalogen (Stamm)
- Kalkulation (Projektkalkulation, Materialkalkulation samt Stücklisten, Arbeitszeitkalkulation mit Katalogfunktionen)
- Anlegen und Verwalten von Daten wie Angebotsdaten-, Aufmaße, Bilder, PDF-Formulare etc. zu Kunden, Projekten, Aufgaben etc.
- Erstellen und Einsehen bzw. Bearbeiten von Dokumenten wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Teil- und Schlussrechnungen etc.
- Versenden von erstellten Dokumenten und Produktinformationen als PDF aus der Software, samt Auswahl der E-Mail-Adressen und Einfügen vorgefertigter E-Mail-Texte für z.B. Angebote etc.
- Materiallogistik: Anzeige von Projektmaterialien samt Einkaufsvorschläge bzw. Bestelllisten für Lieferanten per E-Mail versendbar
- Lagerlogistik: Führen mehrerer Lager wie Hauptlager, Werkstatt, KfZ1, KfZ2 mit Lagerbestand, Bestellvorschlägen, Wareneingang, Entnahme auch von Mitarbeitern
- Rechnung und Abschlagrechnung (Eingangsrechnungen einlesen und verarbeiten (Zuordnung bzw. Verlinkung auch zu Projekten zur Abrechnung)
- Offene-Posten-Verwaltung
- Mahnwesen
- umfangreiche Sortierfunktionen z.B. über Status: Anfrage, Anfrage terminiert, angeboten, erteilt, Material bestellen, Material bestellt, Anfertigung, terminieren, terminiert, fertig…
wünschen wir vor allem:
- Terminkalender (detaillierte und übersichtliche Mitarbeiter-, Auftrags- und Ressourcenplanung)
- strukturierte Material- und Leistungskataloge mit „Setartikeln“ und intelligenter Volltextsuche, aus denen auch ungeübte eine passende Auswahl treffen können
- Datenmanagement gescannter oder per E-Mail erhaltener Dokumente (Erkennung und Ablage der Mail beim Kunden, Lieferanten, Projekten etc. möglichst automatisch, ansonsten einfach manuell)
- Unternehmensdatenbank zur Bereitstellung von PDF-Dateien wie Checklisten und Aufmaßblättern
- mobile Auftragsabwicklung mit Material- und Zeiterfassung sowie Tätigkeitsbeschreibungen und Kundenunterschrift
- Kommunikationmöglichkeiten für z.B. auftragsbezogene Rückfragen, Materialorder an den Einkauf
- Zeiterfassung (start/stop und manuelle Auswahl) sowie Übersicht und Auswertung jeglicher Arbeitszeiten
- Auftrags-Statusmanagement zur Erkennung von Handlungsbedarf und Auftragsfortschritt
- Buchhaltung und Lohnbuchhaltung
- eine saubere Nachkalkulation
- umfangreiche Rechteverwaltung zur Einschränkung der Mitarbeiterzugänge
- Funktionen zur Erleichterung des Arbeitsalltages wie z.B. die unterstützte Ablage gescannter oder per Mail erhaltener Dokumente wie Eingangsrechnungen, Auftragsbestätigungen etc.
- Schnittstellen u.a. zu DATEV, Eldanorm, GAEB, Datanorm, sirados, ICS
- Windows-kompatibel
- bevorzugt wird eine monatliche Miete
Es ist ein Software-Arbeitsplatz für den Administrator, ein mobiler Arbeitsplatz für die Leitung sowie vier überwiegend mobile Tablet- bzw. Smartphone-Arbeitsplätze für die Mitarbeiter geplant.
