Essen, 19. April 2023 - Das weltweit aktive Spezialchemie-Unternehmen Alzchem gehört in seinen Betätigungsfeldern überwiegend zu den Marktführern und beschäftigt rund 1.630 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an vier Produktionsstandorten in Deutschland, einem Werk in Schweden sowie in drei Vertriebsgesellschaften in den USA, China und England. Um seine Arbeitsabläufe effektiver, nachhaltiger und transparenter zu gestalten, hat das Unternehmen mittlerweile 18 Unternehmensprozesse aus ganz unterschiedlichen Bereichen digitalisiert – und vertraut dabei auf das Workflow Management System PANFLOW.
Die Ausgangslage & Auftrag an Panvision
Im Zuge eines unternehmensweiten Zukunftsprogramms werden bei Alzchem Themenbereiche wie Innovation, Produkte, Nachhaltigkeit - und auch Digitalisierung - durch unterschiedliche Projekte zielgerichtet vorangetrieben. „Im Bereich Digitalisierung sind wir relativ schnell auf das Thema digitale Workflows gekommen“, erzählt Michael Krause, Projektcontroller bei Alzchem. Zwar gab es bei Alzchem in der Vergangenheit bereits Berührungspunkte mit digitalen Prozessen, jedoch war die Erstellung der Workflows noch sehr umständlich und die Software recht kompliziert zu bedienen.
„Wir suchten dann nach einer sinnvollen Lösung, mit der wir mehr Möglichkeiten haben, die Workflows auch selbst zu erstellen“, berichtet Michael Krause. Da Alzchem unternehmensweit mit SAP arbeitet, war zudem ein Workflow Management System mit einer Schnittstelle zu SAP obligatorisch. Bereits zu Beginn der Marktrecherche war klar, dass Alzchem nicht nur Standard-Prozesse abbilden wird, sondern auch zahleiche Workflows umsetzen möchte, deren Arbeitsschritte stark variieren können und somit gegebenenfalls einen weniger vorgezeichneten Lauf nehmen. „Wir hatten schließlich noch einige Systeme zur Auswahl, haben uns aber aufgrund der flexiblen Prozessgestaltung und der Möglichkeit, die Workflows von Grund auf selbst zu konzipieren, für PANFLOW von Panvision entschieden“, fasst Michael Krause zusammen.
Umsetzungsphase und Training mit der Software
Mit der Entscheidung für PANFLOW fiel gleichzeitig auch der Startschuss für das Alzchem-Workflow-Team, die Struktur der aktuell bestehenden Unternehmensprozesse genau unter die Lupe zu nehmen und gemeinsam zu überlegen, wie die Arbeitsabläufe nicht nur digitalisiert, sondern auch effizienter gestaltet werden können.
„Als wir angefangen haben, uns richtig in die Thematik einzuarbeiten, haben wir schnell gemerkt: aus einem schlechten analogen Prozess wird nicht automatisch ein guter digitaler Prozess“, berichtet Michael Krause und erklärt weiter: „Deshalb wurde der erste Beispiel-Prozess in einem zweitägigen Workshop mit Panvision intensiv vorbereitet und dann in PANFLOW umgesetzt. Anhand dieses ausgesuchten Prozesses, der auch einige komplexere Verzweigungen und Datenbankzugriffe enthielt, konnten alle Beteiligten gut gebrieft und die nächsten Workflows Stück für Stück von uns selbst erarbeitet werden. Diese erste Phase war für uns besonders wertvoll, da wir viel ausprobieren und in enger Rücksprache mit dem PANFLOW Entwickler Herrn Dr. Fetthauer unser Know-how immer weiter ausbauen konnten.
Zurzeit kümmert sich hauptsächlich eine Mitarbeiterin aus dem Controlling um die Realisierung der Workflows – mit Unterstützung aus der IT, wenn es um die Anbindung von Datenbanken oder anderen Systemen geht. Prozentual gesehen muss unsere IT jedoch immer weniger eingebunden werden, da die Workflow-Verantwortlichen intensiv im Thema sind und die Prozesse eigenständig umgesetzt werden.
Die Workflows & Benefits im Überblick
Innerhalb eines Jahres hat Alzchem mit PANFLOW 18 Prozesse aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen digitalisiert, die völlig verschiedene Abläufe abbilden und Aufgaben koordinieren. Unter anderem ein Qualifizierungsprozess zur Zulassung von Lieferanten, die Änderung von SAP-Einkaufbestelltexten, die Anlage und Freigabe von Packmittelaufdrucken, das Onboarding/Outboarding sowie der Abteilungswechsel von Mitarbeitern, die Erstellung und Freigabe von Zahlungsanweisungen, die Bearbeitung von Lieferantenreklamationen, sowie die Beantragung und Löschung von SAP-Materialnummern.
Durch die Digitalisierung dieser wiederkehrenden Arbeitsschritte lässt sich nun zum Beispiel einfacher sicherstellen, dass:
- Interne Dokumente, Pläne und Spezifikationen in der erforderlichen Qualität geliefert werden.
- Freigaben, die vorher papierbasiert per Hauspost an die zuständigen Mitarbeitenden geschickt werden mussten, nun automatisch per Mail eingeholt werden.
- Dokumentationen, die oft nicht durchgängig und nur schwer nachvollziehbar waren, jetzt transparent einsehbar und revisionssicher gespeichert sind.
- Jeder Mitarbeitende nachvollziehen kann, an welcher Stelle ein Prozess steht und wann er oder sie aktiv werden muss.
- Wichtige Aktionen nicht mehr nur auf Zuruf von den Mitarbeitenden durchgeführt werden, mit der Folge, dass Datenlücken entstehen oder wichtige Aufgaben vergessen werden.
- Ein- und Austritte von Mitarbeitenden, an denen von der Berechtigungsvergabe bis hin zur Ausstattung mit Arbeitsmitteln 14 abteilungsübergreifende Arbeitsschritte hängen, nun lückenlos digitalisiert sind.
- Prozesse für die Tochterunternehmen weltweit auch mehrsprachig aufgesetzt werden können.
Kooperation mit der Technischen Hochschule Rosenheim
Über das Programm „Industrielle Projektarbeit“ bekommen Studierende der technischen Hochschule Rosenheim die Möglichkeit, erste praktische Berufserfahrung in Unternehmen zu sammeln. Für das Workflow-Team von Alzchem war dies eine passende Gelegenheit, die Studierenden an das Thema Prozessoptimierung heranzuführen und sie direkt mit dem Workflow Management System PANFLOW arbeiten zu lassen. Und dies mit großem Erfolg, wie Michael Krause berichtet: „Wir wollten für beide Seiten einen Mehrwert schaffen und fanden es eine sinnvolle Aufgabe für Studierende, durch die Entwicklung der Prozesse ganz einfach das Unternehmen und die Mitarbeiter kennenzulernen, in alle Bereiche reinzuschnuppern und von Beginn an viele Ideen selbstständig umzusetzen. Das hat wirklich gut funktioniert und wir freuen uns, zu sehen, wie die Studierenden sich fachlich und persönlich weiterentwickeln, sogar selbstständig den Kontakt zu Panvision suchen, um die Workflows weiter zu optimieren. Insgesamt können sie so in ihrer Zeit bei uns wirklich etwas bewegen und einen nachhaltigen Mehrwert für das Unternehmen schaffen, auf den sie stolz sein können.“
Anbindung an andere Systeme
Neben der Verbindung zu SAP, das für zahlreiche Vorgänge im Unternehmen genutzt wird, wurde PANFLOW auch an weitere Systeme gekoppelt, um benötigte Daten einfach und flexibel aus den Drittsystemen heraus in die Workflows zu importieren – und umgekehrt. So können Workflows etwa mit Daten aus der HR- oder Finance-Abteilung bestückt werden und auf diesem Wege ganz einfach Verträge, Bestellvorgänge sowie Ein- und Austritte von Mitarbeitenden gemanagt werden.
Damit Dokumente, die im Laufe des Workflows mit Informationen angereichert werden, nicht umständlich heruntergeladen, bearbeitet und wieder an den Workflow angehängt werden müssen, hat Panvision Alzchem eine Schnittstelle zur Verfügung gestellt. Diese ermöglicht mit nur einem Klick eine berechtigungsgesteuerte und versionierte Bearbeitung von Office-Dokumenten direkt aus dem Workflow heraus, ohne den Prozess zu unterbrechen. Dieser läuft nach der Bearbeitung wie geplant weiter.
Ein Jahr PANFLOW – Umfrage zur Anwenderzufriedenheit
Nach einem Jahr der Workflow-Digitalisierung mit PANFLOW startete Alzchem eine Umfrage zur Zufriedenheit mit der Software und den Arbeitsabläufen und konnte auf ein erfreuliches Ergebnis blicken: Der Großteil der Mitarbeitenden empfindet die Einführung der digitalen Workflows mit PANFLOW als positiven Mehrwehrt, der den Arbeitsalltag erleichtert und komplexe Arbeitsabläufe spürbar vereinfacht. Zudem gaben viele der Mitarbeitenden an, dass die Prozesse deutlich stabiler laufen, besser nachvollziehbar sind und dabei helfen, Ressourcen in Form von Zeit- und Papieraufwand einzusparen.
Fazit & Ausblick
„Bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters für die Einführung eines Workflow-Management-Systems wurden von uns zwei Hauptanforderungen festgelegt: die Workflows sollten möglichst eigenständig durch Alzchem MitarbeiterInnen erstellt werden können und die Gestaltung der Workflows sollte möglichst flexibel sein – PANFLOW erfüllt diese beiden Kriterien sehr gut und ermöglicht uns dadurch eine schnelle Umsetzung von einfachen aber auch komplexen Workflows“, resümiert Michael Krause und fügt hinzu: „Insgesamt ist die Zusammenarbeit mit Panvision, und vor allem mit Herrn Dr. Fetthauer, der uns bei der Entwicklung der ersten Workflows tatkräftig unterstützt hat, sehr gut. Wenn es Fragen gibt, bekommen wir sehr schnell Rückmeldung, sodass wir unsere Prozesse schnellstmöglich weiter entwickeln können. Auch können wir immer wieder neue Ideen einbringen und bei Bedarf individuell benötigte Funktionen dazu programmieren lassen.
Mit der Einführung der digitalen Workflows haben sich unsere Unternehmensprozesse deutlich verschlankt, wurden transparenter, effektiver. Es ist ein großer Vorteil, dass es bei den Mitarbeitenden kaum Unsicherheiten gibt, was die Bedienung und auch die Auswirkungen ihrer Arbeit mit dem System betrifft – der oder die Bearbeitende löst eine Aktion aus und kann sich sicher sein, dass der Prozess seinen vorherbestimmten Lauf nimmt.
Auch der gemeinsame Workshop war sehr wichtig für uns, um konkrete Fragen über mögliche Workflow-Varianten und -Optionen zu stellen und herauszufinden, ob die Flexibilität, die uns anfangs versprochen wurde, auch wirklich gegeben ist. Grenzen gab tatsächlich eher durch interne IT-Sicherheitsthemen unsererseits, aber nur selten durch die Software an sich. Generell sind die Möglichkeiten, Workflows mit PANFLOW zu erstellen, nahezu unendlich und wir haben schon einige Ideen, welche Prozesse wir als nächstes mit der Software umsetzen. Hier geht es vor allem um das automatisierte „Antriggern“ von Workflows durch bestimmte Ereignisse oder nach einem bestimmten Intervall, wie z. B. Zertifikatserneuerungen, die in regelmäßigen Abständen stattfinden müssen. Des Weiteren überlegen wir gerade, wie wir zukünftig auch externe Personen an den Workflows teilhaben lassen können, ohne dabei selbstgesetzte Sicherheitsstandards zu verletzen. Das ist auf jeden Fall der Weg, den wir mit PANFLOW weiter gehen wollen.“