co*pilot

Was ist co*pilot?

co*pilot ist eine webbasierte Organisations-Software, die Clubs, Spielstätten, Kultur- und Veranstaltungshäuser sowie Veranstalterinnen und Veranstalter dabei unterstützt, ihr Tagesgeschäft rund um Events, Raumbelegung und Zusammenarbeit zentral zu steuern. Im Mittelpunkt steht die „Veranstaltung“: Einmal angelegt, verknüpfen Sie alle relevanten Geschäfts- und Projektabläufe - von Deals und Eventinformationen über Aufgaben bis hin zu Rollen, Kontakten, Bildern und Dokumenten. Ein leistungsfähiger Kalender liefert Ihnen einen schnellen Überblick über Termine, Status und Raumbelegungen; zentrale Schritte wie Terminanlage oder -optionierung starten Sie direkt dort.

co*pilot richtet sich an Organisationen, die mehrere Veranstaltungen, Räume und Beteiligte parallel koordinieren müssen und dabei eine verlässliche, einheitliche Datenbasis benötigen. Standardisierbare Prozesse über Planungsvorlagen helfen Ihnen, wiederkehrende Abläufe als Eventtypen abzubilden (z. B. Zeitabläufe, Aufgabenprofile, interne Notizen, benutzerdefinierte Informationen und Teamkonstellationen). So arbeiten Teams konsistent, auch wenn Projekte, Verantwortlichkeiten oder externe Partner wechseln.

Vorteile für Ihr Unternehmen

• Zentrale Übersicht statt Insellösungen: Events, Vermietung, Kontakte, Dateien und Aufgaben an einem Ort

• Mehr Geschwindigkeit und Qualität durch standardisierte Vorlagen und prozessgesteuerte Aufgaben

• Bessere Zusammenarbeit durch Rollen-/Rechtemanagement, Benachrichtigungen, Kommentare und gezielte Lesezugänge für Dienstleister oder Medienpartner

• Höhere Steuerbarkeit dank Reporting & Controlling sowie klaren Prozesszuständen auf Basis des Aufgabenfortschritts

Highlights

• Event-Dashboard: Alle Event-Informationen auf einen Blick (u. a. Ticketing, Aufgaben, Notizen, Ablauf, Künstler/Programm, Räume, Kontakte, Links und Korrespondenz)

• Promotion & Schnittstellen: Inhalte zu Events oder Reihen in Marketing-Kanälen (z. B. Website) planen und ausspielen; Daten können über Schnittstellen sowie eine Public API (GraphQL/HTTP) weiterverarbeitet werden – optional auch per WordPress-Plugin

• Raumvermietung end-to-end: Räume/Ressourcen mit Bepreisung, Rabattierung, Raumgruppen, Bestuhlungsplänen sowie Reservierungen, Buchungen und Angeboten verwalten – inklusive Vertragserstellung, Abrechnung und Fakturierung

• Ticketing-Optionen: Ticketvorverkaufs-Monitoring und Ticket-Reporting, optionaler Ticket-Shop mit Zahlungsabwicklung (u. a. via Stripe) sowie mobile Einlasskontrolle per App (Ticket-Scan, Ticket-Suche und Auslastungsanzeige)

Wichtige Features im Überblick

• Kalender mit Ansichten, Filtern, Raumbelegung und Terminoptionen über mehrere Tage

• Wiederkehrende Veranstaltungen, Kopieren von Shows, verwaltbare Perspektiven und umfangreiche Filter

• Aufgabenmanagement inkl. Personal- und Crewplanung sowie Zuweisung von Verantwortlichkeiten

• CRM: beliebig viele Kontakte/Organisationen, Gruppen, Kategorisierungen, Serienmails/-briefe, CSV-Import/Export und Wiedervorlagen

• Dokumenten- und Bildmanagement sowie frei konfigurierbare Exporte (z. B. Programmhefte, Gästelisten, Angebote)

• Sicherheits- und Zugriffssteuerung u. a. über Rollen und Zwei-Faktor-Authentifizierung

Wenn Sie Ihre Veranstaltungs- und Ressourcenorganisation konsolidieren, Prozesse messbar verbessern und Informationen für alle Beteiligten zuverlässig verfügbar machen möchten, ist copilot eine passende Lösung.

Nehmen Sie Kontakt zum Anbieter auf, um Ihre Anforderungen zu besprechen, eine Testinstanz anzufordern und gemeinsam zu klären, wie sich copilot am besten in Ihren Workflow integrieren lässt.