NOVALIS® Immobilienverwaltung mit CRM, DMS und Online-Portal

Unsere Produkte sind wahlweise für eine lokale Installation geeignet oder auch als Cloud-Lösung verfügbar (SaaS). 

Mit seinem unschlagbaren Preis-/Leistungsverhältnis ist die NOVALIS® Immobilienverwaltung eine Komplettlösung, die auch kleine und kleinste Verwalter mit den Leistungen der „Großen“ ausstatten kann. Neben der reinen Verwaltungssoftware (Haus- und Mietverwaltung) lässt sich ein eigenes CRM System nutzen (vergleichbar mit FlowFact, OfficeWare oder Navi von Domus) und ein eigenes Dokumenten-Management System (vergleichbar mit DocuWare oder ELO Office).

Alle in der Haus- und Mietverwaltung erzeugten PDF-Dokumente (WEG-Abrechnung, Mietabrechnung, Verbrauchsabrechnung, Wirtschaftspläne, Zahlungsstandlisten o.ä.) lassen sich automatisiert im eigenen Dokumenten-Management-System ablegen (incl. Zuordnung zu Eigentümer/Mieter und zu Objekt/Einheit) und zudem automatisch an das Online-Portal übergeben.

Im NOVALIS® Online-Portal können berechtigte Eigentümer und Mieter die HVW-Dokumente, Scan-Dokumente, Grundrisse oder auch den allgemeinen Schriftverkehr in jedem handelsüblichen Browser weltweit online einsehen.

Mehr als 250.000 Einheiten werden mit NOVALIS® rechtssicher verwaltet.

Leistungsumfang der Haus- und Mietverwaltung :

• WEG Verwaltung, auch mit Sondereigentumsverwaltung (Mieter zur WE)
• Verwaltung von Miethäusern oder Gewerbeimmobilien
• Verwaltung eigener Miethäuser (Eigenbestand)
• Mehrere Einheiten lassen sich in einer Abrechnung zusammenfassen (z.B. WE + Garage oder mehrere Gewerbeeinheiten) 
• Unbegrenzte Anzahl von Bankkonten zu einem Objekt oder ein gemeinsames Bankkonto für mehrere Objekte 
• Umsatzsteuerausweis
• Automatische Zahlungserstellung (SEPA) für Einzüge und Auszahlungen mit automatischer Verbuchung
• Einlesen von Kontoauszügen (u.a. MT940-Format) mit automatische Verbuchung
• Jahresausgleich mit automatischer Zahlungserstellung Guthaben/Fehlbeträge  
• Automatisches Mahnwesen 
• Eigene Verbrauchsabrechnungen
• Zahllose Reports und Auswertungen 
• Beschlussfassung
• Datev-Schnittstelle
• Mehrmandantenfähigkeit 
• uvm.

Leistungsumfang des angebundenen CRM und Dokumenten-Management-Systems :

• Terminverwaltung mit Serien- und Gruppenterminen
• Aufgaben- und Notizverwaltung
• Telefonie mit Anruferkennung (automatische Zuordnung zu Kontakt und Einheit)
• E-Mail Verwaltung (Versand und Abruf mit automatischer Zuordnung zu Kontakt und Einheit)
• Dokumentverwaltung mit Dokumenten-Vorschau, Volltextsuche und rationellem Scanimport (Massenimport)
• Ausgangs-Schriftverkehr mit Anbindung an Kontakt- und Objektstammdaten (Übergabe an Word oder OpenOffice mit Textmarken)
• Serienbrief-Erstellung mit Word oder OpenOffice
• Outlook Im- und Exportanbindung (Termine, Aufgaben, Kontakte und E-Mails)
• Workflow mit Fristenüberwachung (incl. E-Mail Eskalation)
• Eigene Bilddatenbank mit IPTC und EXIF Verarbeitung
• Fakturierung 
• uvm.

Leistungsumfang des Online-Portals :

• Bereitstellung unbegrenzt vieler Zugänge (Eigentümer, Mieter, Objekte und Einheiten) mit unbegrenzt vielen Dokumenten
• Der Betrieb des Portals kann beim Hausverwalter selbst erfolgen (eigenes NAS steht als Webserver im Büro), d.h. Daten bleiben im Haus
• Berechtigte Eigentümer und Mieter können eigene Dokumente in das Dokumenten-Management-System des Verwalters einspeisen
• uvm.

Preisübersicht : (alle Angaben zzgl. MwST)

Haus- und Mietverwaltung :

Leistungsbestandteil ist immer die Nutzung der WEG- und der Mietverwaltung, bzw. WEG- mit gleichzeitiger Mietverwaltung. Eingeschränkte Versionen (nur WEG- oder nur Mietverwaltung) bieten wir nicht an. Leistungsbestandteil ist weiterhin der Telefonsupport und die Programmpflege (jährliches Update mit Weiterentwicklungen und laufende Anpassungen an die aktuelle Gesetzgebung).

Je zeitgleichem Benutzer berechnen wir 15 EUR/Monat

CRM & Dokumenten-Management-System : 

DokuWork ergänzt das Haus- und Mietverwaltungsprogramm u.a. mit einem Dokumenten-Management-System, E-Mail, Telefonie, Termin- und Fristenüberwachung mit Workflow-Funktionen. Leistungsbestandteil der Nutzungsgebühr ist der E-Mail- Support (bei Bedarf mit TeamViewer-Fernwartung) und die laufende Programmpflege (jährliches Update mit Weiterentwicklungen).

Je zeitgleichem Benutzer berechnen wir gestaffelt zwischen 6 und 8 EUR/Monat  

Preise Online-Portal : 

Leistungsbestandteil der Online-Portal Nutzungsgebühr ist der Betrieb und die Bereitstellung des Portals.

Je zeitgleichem Benutzer der Novalis-Haus- und Mietverwaltung berechnen wir 5 EUR/Monat

Cloud-Lösung :

Bereitgestellt wird immer ein Terminalserversystem (aktuell Windows Server 2016) aus einem deutschen Rechenzentrum mit einem virtuellen Desktop für jeden Benutzer. Als Prozessoren werden aktuell Intel® Xeon® E5-2620v3, E5-2630v4 oder 4114 Prozessoren verwendet, Je Benutzer sind 1-2 Kerne vorgesehen. Als Festplattenspeicher wird rund 50 - 120 MB je Benutzer bemessen (ausschließlich SSD Speicher) und als RAM wird mit 4 GB je Benutzer kalkuliert.

Andere Konfigurationen sind natürlich möglich. Sofern das System in der anfänglichen Auslegung ausreichende Reserven aufweist, können nachträglich weitere Benutzer zugeschaltet werden und auch die nachträgliche Migration auf ein leistungsstärkeres System ist möglich.

Als Festplattenerweiterung lässt sich bei Bedarf rechenzentrumsinterner Speicher zubuchen (mittels FTP angebundener Magnetplatten), man nutzt externen Cloud-Speicher (z.B. HiDrive) oder man verwendet lokale Speichermeien (externe Festplatte, NAS, USB-Stick o.ä.).

Je zeitgleichem Benutzer berechnen wir gestaffelt 12 - 15 EUR/Monat

Die vollständige Preisliste und eine Beschreibung der Cloud-Lösung ist auf unserer Website hinterlegt.

Datenmigration :

Bei Bedarf übernehmen wir (zumindest) die Stammdaten (Objekt, Einheit, Eigentümer und Mieter) aus fremden Hausverwaltungsprogrammen. Bei größeren Datenbeständen kann die Übernahme auch auf weitere Bestandteile erweitert werden (Miet- und WEG Zahlungsdaten, Buchungen, Kontenpläne, Zählerstände usw.).

Je nach Art und Umfang der Datenübernahme entstehen für die Migration Kosten zwischen 300 EUR (min.) und 1.200 EUR (max.).