Bauunternehmen sucht ein Enterprise-Content-Management System (ECM)

Wir suchen für unser mittelständisches Bauunternehmen eine ECM- bzw. DMS-Lösung.

Wir stellen folgende Anforderungen an eine ECM/DMS-Lösung:

• Zugriff auf Dokumente über
  • Internet-Browser (via HTTPS)
  • installiertes Programm
  • Handys/Tablets Android Betriebssystem
  • Windows Explorer
• Ablage
  • aller Dokumentenarten
  • in Ordnerstruktur
  • manuelles hochladen
  • durch Drag & Drop
  • aus der Anwendung heraus
  • persönlicher Postkorb
• Dokumente
  • automatische Verschlagwortung als Vorschlag
  • nachträgliche Verschlagwortung
  • Schnittstelle zu Kopierer bzw. Scanner
  • zusammenführen mehrerer Dokumente (im DMS)
  • Download als Originaldokument (Dateiformat) oder pdf
  • Versionierung der Dokumentenänderungen
  • Terminierung von Dokumenten (Fristen)
• Dokumentensuche
  • Verschiedene Suchkriterien möglich (Schlagwort, Index, Datum etc.)
  • Suche über mehrere Suchkriterien
  • Ergebnisliste sortierbar
  • Ergebnisliste als Link versendbar
• Schnittstellen
  • Scanner bzw. Drucker
  • ERP-System MS Dynamics; SAP
  • Lotus Notes
  • MS Outlook
• Benutzermanagement
  • Zugriff Benutzer/Kennwort
  • Single Sign-on
  • Zugriffsschutz auf Ordner-Ebene
  • Zugriffsschutz Schreib- und Leserechte
• Sonstiges
  • Workflow mit Vertretungsregelung
  • Migration bestehender Projektdatenbanken
  • Anbindung externer Dienstleister
  • Revisionssicherheit (Einhaltung gesetzlicher Vorschriften)
• Planverwaltung
  • Speichern und Ablage von Plänen
  • Zuordnung Projekt, Gewerk
  • Viewer für Dateien
  • Versionierung der Pläne
• Bauakte
  • Status Projekt
  • Projektnummer
  • Auftraggeber/Auftragnehmer
  • Nachunternehmer mit Bewertung
  • Nachtragsmanagement (AG/AN)
  • Replizierung auf mobile Endgeräte
  • Bautagebuch
• Adressverwaltung (kann über Outlook erfolgen)
  • Zentrale Adressverwaltung
  • Zuordnung Adresse/Gruppe
  • mehrere Kontakte/Firma
  • Berechtigungssteuerung
  • Migration der bestehenden Adressdatenbank
  • aus Adressverwaltung Brief, E-Mail, Telefon
• Kalenderfunktion
  • was bis wann
  • Auswertung
• Wirtschaftliche Faktoren
  • Angebot

Bei einem concurrent-User-Lizenzmodell sind 20 feste Arbeitsplätze und bedarfsweise 20 weitere concurrent User geplant. Bei einem named-User-Lizenzmodell wären es 60 Arbeitsplätze.